Jak skutecznie doręczyć urzędową korespondencję

Choć przepisy kodeksu postępowania administracyjnego regulujące tę kwestię nie wydają się skomplikowane, to jednak w praktyce często powstają wątpliwości, np. gdy pismo jest doręczane domownikowi. Wyjaśniamy je, przedstawiając orzecznictwo sądów administracyjnych z ostatnich lat.

Zgodnie z art. 42 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) pisma doręcza się osobom fizycznym:

• w ich mieszkaniu lub miejscu pracy albo
• na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych.

Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

Jeśli doręczenie pisma w jeden z powyższych sposobów jest niemożliwe, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się (w myśl art. 43 k.p.a.) za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.

Fikcja doręczenia

Dopiero gdy nie jest możliwe doręczenie w sposób określony w art. 42 i 43 k.p.a., pismo należy doręczyć w inny sposób, tj. poprzez: