Nadzór nad pracownikami jako element należytej staranności – nowy standard odpowiedzialności firmy

Kto powinien zapłacić VAT z tytułu fikcyjnych faktur wystawionych przez nieuczciwego pracownika – spółka widniejąca na dokumencie czy osoba, która go sporządziła? Problem ten stał się przedmiotem rozstrzygnięcia przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej

Od wielu lat oczywistym jest, że podatnicy VAT są zobowiązani do dochowania należytej staranności w doborze swoich kontrahentów – tak, aby nie stać się uczestnikiem oszustw związanych z tym podatkiem. Często jej dochowanie utożsamiane jest z przestrzeganiem odpowiednich procedur weryfikacyjnych. Najnowsze orzecznictwo sądowe wskazuje jednak, że należyta staranność powinna być dochowana również w nadzorze nad pracownikami. Tym samym coraz większe znaczenie mają procedury zapobiegające oszukańczym działaniom pracowników, praktyki związane z monitorowaniem ich czynności oraz technologie wspomagające kontrolę.

Kto odpowiada za puste faktury

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej: TSUE) 30 stycznia 2024 r. wydał wyrok w polskiej sprawie (sygn. akt C-442/22), który odnosił się do odpowiedzialności pracodawcy za tzw. „puste faktury” wystawione przez nieuczciwą pracownicę. Przedmiotem sprawy było wystawianie fikcyjnych dokumentów sprzedażowych na jednej ze stacji paliw. Kierowniczka tego obiektu przy użyciu firmowego komputera generowała faktury, w których jako sprzedawcę wskazywała swojego pracodawcę, natomiast po stronie nabywców wpisywała podmioty, które w rzeczywistości nie kupowały paliwa. Takie dokumenty umożliwiały tym podmiotom nieuprawnione odliczenie podatku od towarów i usług, mimo że faktyczna transakcja nie miała miejsca. Proceder trwał w latach od 2010 do 2014. Spółka przez wiele lat nie była świadoma, że takie faktury są wystawiane – emitowane one były poza systemem i nie trafiały do rozliczeń księgowych spółki. Dokumenty były generowane na podstawie paragonów fiskalnych, które uprzednio zostały porzucone przez klientów. Kierowniczka stacji wykorzystywała te nieodebrane wydruki do sporządzania nierzetelnych dokumentów sprzedaży, przypisując fikcyjnym transakcjom swojego pracodawcę jako sprzedawcę. Zgodnie zaś z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) – w takiej sytuacji istnieje obowiązek zapłaty podatku. Pozostaje jednak kluczowa kwestia – kto jest zobowiązany do jego zapłaty: czy przedsiębiorstwo, którego dane widnieją na fakturze jako wystawcy i sprzedawcy, czy też pracownik, który bezprawnie i bez wiedzy przełożonych sporządzał te dokumenty?