Sygnaliści: firmy przyjęły procedury zgłoszeń, ale nie zawsze wiedzą, jak je w praktyce stosować

Marcin Wujczyk: Polska ustawa nie wskazuje wprost, przez jaki czas należy przechowywać zgłoszenia. Nakłada jednak obowiązek dokumentowania spraw i prowadzenia rejestru. Oznacza to konieczność uwzględnienia ogólnego przepisu o ochronie danych osobowych oraz najlepszych praktyk compliance

Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 marca 2025 r. Czy po tych kilku miesiącach można już ocenić, jak przedsiębiorcy poradzili sobie z jej wdrożeniem?

Zdecydowana większość firm opracowała procedury, ale często były to działania jedynie formalne, które miały wykazać spełnienie ustawowego obowiązku, a nie realne uruchomienie mechanizmu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń od sygnalistów. Zdarza się też, że firmy ograniczają się do udostępnienia jedynie adresu e-mail, pod który można wysyłać zgłoszenia. Nie wprowadzają żadnych dodatkowych narzędzi, regulaminów czy nie wyznaczają osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie spraw od sygnalistów.

Natomiast organizacje, które działają u pracodawcy, podeszły do tematu kompleksowo – zadbały o przeszkolenie pracowników, wdrożenie systemu raportowania i jasne zasady postępowania. Jednak tego typu rozwiązania spotyka się głównie w większych firmach, które wcześniej miały już doświadczenie w zarządzaniu zgodnością.

Czy zarysował się już jakiś dominujący model działania? Czy można mówić o typowym podejściu firm do wdrożenia procedury?

Na tym etapie trudno mówić o dominującym schemacie. Różnice są znaczne – zarówno w zakresie treści dokumentów, jak i faktycznego funkcjonowania systemów. Część firm wybiera podejście minimalistyczne, ograniczając się do spełnienia podstawowych wymogów ustawy o sygnalistach. W takim modelu pojawia się jedynie prosty kanał zgłoszeń, najczęściej bez szczegółowych procedur i bez przeszkolonego personelu. Z kolei inne firmy inwestują w bardziej rozbudowane systemy obejmujące narzędzia informatyczne, analizę ryzyka, szkolenia i przypisanie obowiązków wewnętrznym zespołom compliance.