Na kogo powinny być wystawiane faktury za wydatki związane z podróżą służbową pracownika
PROBLEM
Na kogo powinny być wystawione faktury dołączane przez pracownika do rozliczenia kosztów podróży służbowej (delegacji), jeżeli pracownik będący na szkoleniu w ramach podroży służbowej z własnych środków płaci za nocleg, kupuje paliwo do samochodu służbowego oraz opłaca przejazdy autostradami. Czy faktury dokumentujące wydatki powinny być wystawiane na jednostkę, na pracownika, czy obie możliwości są poprawne?
RADA
W przypadku rozliczania kosztów podróży służbowej, faktury dokumentujące wydatki poniesione przez pracownika (nocleg, paliwo, opłaty za autostrady itd.) powinny być wystawione na jednostkę (pracodawcę), ponieważ to jednostka ponosi koszt delegacji i ujmuje go w księgach rachunkowych lub podatkowych.
UZASADNIENIE
1. Zasada ponoszenia kosztów przez jednostkę
Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeżeli stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Aby można było zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów (w podatku CIT lub PIT), faktura powinna być wystawiona na podmiot prowadzący działalność, czyli pracodawcę. Wynika to m.in. z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
2. Konsekwencje niewłaściwego wystawienia faktury:
- Jeżeli faktura zostanie wystawiona na pracownika, urząd skarbowy może uznać, że to pracownik jest nabywcą usługi/towaru, a nie pracodawca. Może to skutkować odmową zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych oraz brakiem prawa do odliczenia VAT (art. 86 ustawy o VAT).
Szczegółowe przypadki:
Wydatek | Wystawienie faktury | Uwagi |
Nocleg | Na pracodawcę | Faktura powinna zawierać nazwę firmy, NIP i adres jednostki. |
Paliwo do auta służbowego | Na pracodawcę | Faktura powinna być wystawiona na właściciela pojazdu (jednostkę). Pozwala to na odliczenie VAT (częściowo lub w całości). |
Autostrady, parkingi | Na pracodawcę | Można również udokumentować biletem lub paragonem, ale jeśli jest faktura - powinna być na jednostkę. |
3. Ewidencja księgowa:
Fakturę wystawioną na jednostkę i opłaconą przez pracownika można ująć w księgach rachunkowych jako:
- Księgowanie kosztu (na podstawie faktury):
Wn konto zespołu 4 lub 5 (np. 403 "Usługi obce" lub 405 "Podróże służbowe")
Ma konto 234 "Rozrachunki z pracownikami"
- Rozliczenie pracownikowi poniesionych wydatków:
Wn konto 234 "Rozrachunki z pracownikami"
Ma konto 101/135 "Kasa/Rachunek bankowy"
4. Wyjątek - dokumenty wystawione na pracownika:
Wyjątkowo, jeżeli pracownik nie miał możliwości uzyskania faktury na pracodawcę, a okoliczności wskazują na związek wydatku z podróżą służbową, dokument imienny może być zaakceptowany do rozliczenia, ale nie stanowi podstawy do odliczenia VAT i nie jest ujęty bezpośrednio w księgach rachunkowych jako koszt jednostki, lecz jako koszt refundowany.
5. Dodatkowa uwaga praktyczna
Warto poinstruować pracowników, aby przy opłacaniu usług związanych z delegacją zawsze prosili o fakturę na pracodawcę, nawet jeśli płacą własną kartą - ułatwia to późniejsze rozliczenia i zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi.
art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),
art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.),
art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775).
Joanna Gawrońska
biegły rewident
POTRZEBUJESZ POMOCY?