O obowiązku tworzenia przez pracodawców ZFŚS zdecyduje stan zatrudnienia na 1 stycznia 2026 r.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający 1 stycznia 2026 r. co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek tworzenia ZFŚS w tym roku. Jeżeli zatrudnienie okaże się niższe, pracodawcy dobrowolnie decydują o rozpoczęciu lub – jeśli w poprzednim roku obowiązkowo tworzyli ZFŚS – o kontynuowaniu działalności socjalnej w tym kształcie albo o rezygnacji z obu tych form wsparcia w 2026 r. O podjętej decyzji powinni poinformować pracowników przed 1 lutego 2026 r.

Nie wszyscy pracodawcy są zobowiązani do tworzenia ZFŚS. Jedynie pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz socjalny bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.