Czy wydatki na alkohol przekazywany klientom w formie próbek podczas prezentacji można zaliczyć do kosztów podatkowych

W opisanej sytuacji wydatki na alkohol mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że ich poniesienie pozostaje w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą polegającą na sprzedaży alkoholu. Przekazywanie klientom próbek towaru w ramach prezentacji nowych produktów stanowi działanie handlowe i promocyjne, a nie reprezentację, o ile nie ma charakteru wystawnego poczęstunku służącego budowaniu wizerunku, lecz zmierza do zapoznania klientów z oferowanym asortymentem.

Kluczowe znaczenie ma prawidłowe udokumentowanie zdarzenia gospodarczego. W dokumentacji księgowej oraz opisach kosztów należy jednoznacznie wskazać, że alkohol został wykorzystany jako próbki towaru przekazywane w ramach prezentacji handlowej, a nie jako poczęstunek czy degustacja o charakterze reprezentacyjnym. Fakt, że część próbek może zostać skonsumowana na miejscu, nie przesądza jeszcze o uznaniu wydatku za reprezentację, jeżeli wynika to z natury produktu i celu handlowego działania.

Jeżeli próbki alkoholu byłyby przekazywane konkretnym kontrahentom w sposób możliwy do zidentyfikowania, należałoby dodatkowo prowadzić ewidencję prezentów o małej wartości do limitu 100 zł na osobę. W sytuacji jednak, gdy nie ma możliwości przypisania próbek do konkretnych osób ani ustalenia ich wartości jednostkowej, prowadzenie takiej ewidencji nie jest możliwe i nie jest warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów, o ile całość zdarzenia ma charakter promocyjno-handlowy, a nie reprezentacyjny.

Grzegorz Ziółkowski