Opóźnione doręczenie faktury a naliczenie odsetek – sposób ujęcia w księgach

Gmina zawarła umowę ze spółką na dzierżawę gruntu (umowa dochodowa). Co miesiąc gmina wystawia fakturę i przesyła elektronicznie do kontrahenta. W jednym przypadku pracownik urzędu wystawił fakturę 5 lutego 2025 r., ale elektronicznie przesłał do kontrahenta dopiero 5 marca 2025 r. (zaniedbanie pracownika). Z treści umowy wynika, że płatności należy dokonywać w terminie do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc bieżący na podstawie wystawionych faktur . Kontrahent nie był w stanie dokonać płatności do 25 lutego 2025 r., ponieważ nie posiadał faktury, a sam też nie zainterweniował w tej sprawie. System finansowo-księgowy z automatu dokonał naliczenia odsetek od nieterminowej zapłaty, biorąc pod uwagę zapisy umowy. W systemie nie ma możliwości innej niż ewentualne umorzenie części kwoty odsetek ze względu na indywidualne zapisy w umowie. Jak rozwiązać tę sprawę w księgach – jeżeli należy skorygować, umorzyć część odsetek, to jaki termin płatności uznać za właściwy?