Ewidencja księgowa płatności za leki pacjentów w DPS

W jaki sposób należy rozliczać opłaty za leki w domu pomocy społecznej (DPS) w sytuacji, gdy apteka wystawia fakturę, na której jest wyszczególnienie, ile płaci za dany lek DPS, a ile pacjent? Jak to ująć w księgach rachunkowych domu pomocy społecznej i jaką zastosować klasyfikację budżetową?

Przede wszystkim należy pamiętać, że od 1 lutego 2026 r. obowiązują przepisy dotyczące Krajowego Rejestru e-Faktur (KSeF). W związku z tym, przede wszystkim należy:

1. dostosować dokumentację dotyczącą obiegu dokumentów w zakresie KSeF;
2. ustalić z apteką – kto i w jakim zakresie (Podmiot 2 – gmina i NIP gminy; Podmiot 3 –jednostka i NIP jednostki (DPS) będzie widniał na fakturze:

1. czy całość na DPS,
2. czy tylko w kwocie dotyczącej refundacji.

Dyrektor DPS w wydanym przez siebie zarządzeniu powinien ustalić zasady refundacji leków (podobnie jak z okularami, które należą się pracownikowi w ramach badań okresowych), czyli określić zasady:

• na podstawie jakiego dokumentu,
• do jakiej wysokości

– będzie dokonywana refundacja leków.

Dopiero wtedy, gdy te ustalenia zostaną poczynione w jednostce, będzie wiadomo, na podstawie jakiego dokumentu należy dokonać wydatku, czyli tak naprawdę zapłaci część faktury wystawionej na DPS.

Ewidencja księgowa refundacji za leki

Ewidencja księgowa w przypadku rozliczania opłat za leki powinna przebiegać zgodnie z zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W omawianym przypadku mogą wystąpić dwie sytuacje:

1. wystawienie faktury przez aptekę na DPS w kwocie dotyczącej tylko DPS;
2. wystawienie faktury przez aptekę na DPS (na fakturze wyszczególnione dwie kwoty: dla mieszkańca i dla DPS)

W przypadku wystawienia faktury przez aptekę na DPS w kwocie dotyczącej wyłącznie DPS ewidencja księgowa powinna przebiegać następująco:

1. zaksięgowanie faktury VAT – strona Wn konto zespołu 4, strona Ma konto 201,
2. zapłata za fakturę VAT – strona Wn konto 201, strona Ma konto 130.

W przypadku wystawienia faktury przez aptekę na DPS, na której wyszczególnione są kwoty dotyczące zapłaty odrębnie przez mieszkańca oraz odrębnie przez DPS (czyli na fakturze ujęte jest 100% kosztów zakupionych leków), ewidencja księgowa powinna przebiegać następująco:

a) zaksięgowanie całości faktury VAT – strona Wn konto zespołu 4, strona Ma konto 201,

b) wyksięgowanie kwoty dotyczącej mieszkańca DPS – strona Wn konto 201, strona Ma konto zespołu 4,

c) zapłata za fakturę VAT – strona Wn konto 201, strona Ma konto 130 (po wyksięgowaniu kwoty dotyczącej mieszkańca DPS – czyli części dotyczącej tylko jednostki).

W przypadku gdy DPS zapłaci całość, czyli 100% za jednostkę oraz mieszkańca, ewidencja księgowa powinna przebiegać następująco:

1. zaksięgowanie całości faktury – strona Wn konto zespołu 4, strona Ma konto 201 (100% wartości faktury – część dotycząca DPS i mieszkańca),
2. zaksięgowanie należnego zwrotu za leki od mieszkańca DPS do jednostki – strona Wn konto 240, strona Ma konto zespołu 4,
3. zapłata faktury w 100% do apteki – strona Wn konto 201, strona Ma konto 130,
4. zwrot od mieszkańca DPS na konto jednostki w jego części – strona Wn konto 130, strona Ma konto 240,
5. zapis techniczny strona Wn –130, strona Ma –130 (dotyczy kwoty zwrotu od mieszkańca DPS za leki).

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, prawidłowa klasyfikacja tego rodzaju wydatków powinna przebiegać następująco:

• dział 852 „Pomoc społeczna”,
• rozdział 85202 „Domy pomocy społecznej”,
• § 423 „Zakup leków, wyrobów medycznych i produktów biobójczych”.

©®

Marzena Wojtyła

absolwentka Wyższej Szkoły Bankowości i Finansów w Bielsku-Białej, magister rachunkowości i finansów. Posiada 30-letnie doświadczenie w pracy na stanowisku głównego księgowego w jednostkach pomocy społecznej. Jako główny księgowy jednostki oraz główny księgowy jednostki obsługiwanej zarządza kompleksowo prowadzeniem rachunkowości i gospodarki finansowej. Ceniony prelegent szkoleń z zakresu rachunkowości, sprawozdawczości i gospodarki finansowej w instytucji pomocy społecznej