Jakich błędów unikać przy określaniu dodatków w regulaminach wynagradzania nauczycieli

Organy prowadzące szkoły samorządowe najpóźniej do 1 marca 2027 r. muszą przygotować nowe regulaminy wynagradzania nauczycieli. W ostatnim dodatku „Rachunkowość w oświacie” (RB 5/2026) pisaliśmy o tym, na jakie kwestie formalne należy zwrócić uwagę przy opracowaniu nowych regulaminów wynagradzania nauczycieli. W tym wydaniu podpowiadamy, jakich błędów unikać przy określaniu w tych regulaminach dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, czyli dodatku za wysługę lat, funkcyjnego, motywacyjnego oraz za warunki pracy.

Dynamika zmian prawnych w zakresie warunków pracy i opłacania nauczycieli znacznie utrudnia życie organom prowadzącym szkoły samorządowe, biurom finansów oświaty oraz dyrektorom szkół i innych placówek oświatowych. Dlatego ustawodawca – niejako przy okazji kolejnej dużej nowelizacji ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (dalej: Karta Nauczyciela) – nakazał ustanowienie nowych regulaminów wynagradzania nauczycieli (art. 18 ustawy z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw). Nowe regulaminy mają być gotowe najpóźniej do 1 marca 2027 r.

Wbrew pozorom czasu nie zostało zbyt dużo, bo projekty regulaminów trzeba uzgodnić ze związkami zawodowymi działającymi na obszarze danej jednostki samorządu terytorialnego, które zrzeszają nauczycieli (zwykle chodzi o oddziały Związku Nauczycielstwa Polskiego oraz organizacje NSZZ „Solidarność”).

Zgodnie z art. 30 ust. 6 Karty Nauczyciela, organy prowadzące szkoły samorządowe (tj. rady gmin, rady powiatów i sejmiki województw) muszą we wskazanych regulaminach sprecyzować wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania dodatku za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy.

W rozstrzygnięciu nadzorczym Wojewody Wielkopolskiego z 25 sierpnia 2025 r. (znak sprawy NP-II.4131.1.185.2025.7) czytamy, że regulamin wynagradzania nauczycieli jest aktem prawa miejscowego, wydawanym z upoważnienia określonego w art. 30 ust. 6 Karty Nauczyciela, co oznacza, że organ stanowiący musi ściśle uwzględniać wytyczne zawarte w upoważnieniu. Rada, uchwalając regulamin wynagradzania nauczycieli, zobowiązana jest przestrzegać zakresu upoważnienia udzielonego przez ustawodawcę. Z istoty prawa miejscowego wynika, że regulacje w nim zawarte winny w sposób kompleksowy wypełniać delegację ustawową.

Praktyka pokazuje, że różnie bywa z realizacją przez rady gmin, rady powiatów i sejmiki opisanej powinności – popełniają wiele błędów, które następnie są kwestionowane w rozstrzygnięciach nadzorczych wojewodów, a to wymusza z kolei konieczność korekt uzupełniających regulaminów.

Błąd 1 – Dodatek funkcyjny nie może zależeć od wyników pracy

Jednym z najczęściej popełnianych przez organy prowadzące szkoły błędów jest uzależnienie otrzymania dodatku funkcyjnego przez nauczyciela od wyników pracy placówki. Tymczasem przesłanki nabywania tego dodatku zostały określone w § 5 rozporządzenia z 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (dalej: rozporządzenie w sprawie wynagradzania nauczycieli). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia, dodatek do wynagrodzenia zasadniczego przysługuje osobie pełniącej konkretne stanowisko lub funkcję w placówce oświatowej (np. dyrektor szkoły, wicedyrektor, doradca metodyczny czy opiekun oddziału przedszkolnego). Oczywiste jest, że jest to katalog zamknięty – zauważył Wojewoda Dolnośląski w rozstrzygnięciu nadzorczym z 25 lutego 2026 r. (znak sprawy PNK-N.4131.117.1.2026.AO). Z tego powodu unieważnił on takie właśnie postanowienie regulaminu wynagradzania nauczycieli w Gminie Rudna. Zauważył przy tym, że dodatek funkcyjny jest stałym składnikiem wynagrodzenia nauczyciela pełniącego stanowisko lub funkcję, stanowiąc ekwiwalent za zwiększony nakład pracy, stopień jej utrudnienia oraz zwiększony zakres odpowiedzialności. Dlatego jego wysokość powinna być ściśle związana z istotą dodatku funkcyjnego z tytułu powierzonego nauczycielowi stanowiska lub funkcji – czytamy w rozstrzygnięciu.

Tak samo Wojewoda Wielkopolski postąpił z regulaminem wynagradzania nauczycieli z Gminy Sompolno, w którym umieszczono podobne kryterium (rozstrzygnięcie z 8 października 2025 r., znak sprawy NP.-III4131.1.197.2025.5). Przyznał, że powszechnie akceptowane są stosowane w regulaminach wynagradzania nauczycieli wymogi różnicowania wysokości dodatku funkcyjnego takie, jak: wielkość szkoły, jej warunki organizacyjne, liczba uczniów i oddziałów, złożoność zadań wynikających z funkcji kierowniczej. Jednak przesłanka wyników pracy do nich nie pasuje, bo nie ma żadnego związku z istotą pełnienia funkcji, a „wpisuje się” raczej w grupę warunków uprawniających do dodatku motywacyjnego. Identycznie ten sam wojewoda orzekł w rozstrzygnięciach z 7 maja 2025 r. (znak sprawy NP-III.4131.1.110.2025.4) oraz z 17 grudnia 2024 r. (znak sprawy NP-III.4131.1.416.2024.7).

Na wysokość dodatku funkcyjnego, przewidzianego w regulaminie wynagradzania nauczycieli z Gminy Bełżec miały natomiast wpływ takie parametry, jak: warunki społeczne i środowiskowe, w jakich szkoła funkcjonuje, oraz jakość pracy związana z powierzonym stanowiskiem, w tym współpraca z organem prowadzącym, prowadzenie właściwej gospodarki finansowej czy tworzenie materialnej infrastruktury placówki. Nie spodobało się to Wojewodzie Lubelskiemu, według którego przepisy nie przewidują ocennych kryteriów, od których uzależniona jest wysokość tego dodatku. W rozstrzygnięciu nadzorczym z 28 marca 2025 r. (znak sprawy PN-II.4131.76.2025) anulował zatem kwestionowane paragrafy.

Błąd 2 – Wysokość dodatku funkcyjnego nie może być uznaniowa

Rady gmin, rady powiatów i sejmiki województw nieprawidłowo także określają samą wysokość dodatków przysługujących nauczycielom, zwłaszcza dodatków funkcyjnych i motywacyjnych. W świetle delegacji z art. 30 ust. 6 Karty Nauczyciela w regulaminach wynagradzania nauczycieli należy sprecyzować stawki dodatków. Zgodnie z linią orzeczniczą i rozstrzygnięć nadzorczych wolno to zrobić na kilka sposobów, np. wyznaczając dodatek w stałej stawce miesięcznej, procentowo od wynagrodzenia zasadniczego albo w ramach widełek płacowych od … do … (kwotowych lub procentowych). Zawsze jednak stawkę dodatku trzeba tak wskazać, by sam zainteresowany po zapoznaniu się z regulaminem wiedział, jaką konkretnie kwotę dostanie.

Regulamin wynagradzania nauczycieli z Gminy Wierzbica nie tylko nie wskazywał stawek dodatku funkcyjnego, ale wyznaczał pojemne przedziały płacowe, bez kryteriów różnicowania jego wysokości w granicach danego przedziału. W ocenie Wojewody Lubelskiego, opisana metoda jest nie tylko nieczytelna dla nauczyciela, ale powoduje również, że uprawnienia do określenia wysokości dodatku zostają faktycznie przekazane organowi stosującemu uchwałę, którego nie ograniczono żadnymi wiążącymi go w tym zakresie zasadami i kryteriami. W rozstrzygnięciu z 3 grudnia 2025 r. (znak sprawy PN-II.4131.322.2025) Wojewoda Lubelski usunął więc z obrotu podważane postanowienie: uchwałodawca musi określić kryteria przyznawania dodatku na tyle precyzyjnie, by stawka dodatku dla poszczególnych stanowisk była możliwa do ustalenia zgodnie z jego wolą i czytelna dla uprawnionego do dodatku – pouczył w uzasadnieniu do rozstrzygnięcia.

Za opcję nie do zaakceptowania Wojewoda Lubelski uznał wskazanie jedynie górnej granicy poziomu dodatku funkcyjnego (rozstrzygnięcie z 7 maja 2025 r., znak sprawy PN-II.4131.126.2025). Unieważnił tym samym fragment regulaminu wynagradzania nauczycieli z Gminy Horodło, zawierający takie rozwiązanie. Brak określenia dolnej granicy wysokości dodatku pozwala na jego określenie na poziomie 0%, czyli na jego nieprzyznanie – podkreślił wojewoda. Potwierdzenie tej tezy odnajdujemy również w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 30 października 2025 r. (sygn. akt I SA/Op 618/25).

TABELA. Przykład prawidłowego określenia wysokości dodatku funkcyjnego

Błąd 3 – Katalog szczegółowych warunków przyznawania dodatku motywacyjnego nie może być otwarty

Sądy i wojewodowie nagminnie też krytykują nieprawidłowe określanie w regulaminach wynagradzania nauczycieli warunków przyznawania dodatku motywacyjnego. Przypomnijmy, że ogólne warunki uzyskania dodatku motywacyjnego reguluje § 6 rozporządzenia w sprawie wynagradzania nauczycieli, a w regulaminie wynagradzania organy prowadzące powinny je uszczegółowić tak, by powstał zamknięty katalog przesłanek.

Regulaminy wynagradzania nauczycieli wciąż z tej okazji posługują się zwrotem „w szczególności”, tworząc otwarte zestawy. Taki zabieg w regulaminie wynagradzania nauczycieli z Gminy Odolanów Wojewoda Wielkopolski uznał za niedopuszczalny (rozstrzygnięcie nadzorcze z 25 sierpnia 2025 r., znak sprawy NP-II.4131.1.185.2025.7). W jego ocenie prowadzi on do niedozwolonego kształtowania przesłanek przyznawania tego dodatku przez inny organ niż rada gminy: Gdyby wolą rady było, aby dodatek motywacyjny dla nauczyciela był przyznawany w oparciu o spełnienie określonych przesłanek w zakresie szerszym, niż to przewiduje kwestionowany zapis regulaminu, to byłaby ona zobowiązana do precyzyjnego określenia w treści regulaminu wszystkich przesłanek warunkujących przyznanie dodatku motywacyjnego – wyjaśnił Wojewoda Wielkopolski. Identyczne stanowisko zajął też w rozstrzygnięciu nadzorczym z 7 maja 2025 r. (znak sprawy NP-III.4131.1.110.2025.4).

Błąd 4 – Nie można uzależniać wypłaty dodatków od godzin faktycznie przepracowanych

Rozporządzenie w sprawie wynagradzania nauczycieli w § 8 i § 9 określa prace w warunkach trudnych i w warunkach uciążliwych, których wykonywanie uprawnia nauczyciela do dodatków. W ocenie organu nadzoru, w delegacji tej nie mieści się upoważnienie do wyznaczania wysokości dodatku za warunki pracy jako np. 30% stawki godzinowej wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela za każdą przepracowaną godzinę nauczania, np. w klasach łączonych. A to dlatego, że w praktyce oznacza to uzależnienie wypłaty dodatków za warunki pracy od faktycznego przepracowania godziny w takich warunkach. To ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy reguluje bowiem sytuacje, w których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia nawet, gdy nie świadczy pracy. Regulamin wynagradzania nauczycieli nie może stanowić dla pracowników przepisów mniej korzystnych niż te zawarte w Kodeksie pracy. Podobne postanowienia regulaminu wynagradzania nauczycieli z Odolanowa Wojewoda Wielkopolski uznał za istotne naruszenia i je unieważnił (rozstrzygnięcie nadzorcze z 25 sierpnia 2025 r., znak sprawy NP-II.4131.1.185.2025.7). Taki sam los spotkał identyczny paragraf regulaminu wynagradzania nauczycieli Gminy Zerków (rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Wielkopolskiego z 7 maja 2025 r. (znak sprawy NP-III.4131.1.110.2025.4).

Błąd 5 – Regulamin wynagradzania nie może określać, od kiedy do kiedy dodatek przysługuje

Regulamin wynagradzania nauczycieli nie jest odpowiednim miejscem do określania, od kiedy i do kiedy dodatek przysługuje – wynika z wielu najnowszych rozstrzygnięć nadzorczych. Dla przykładu: Wojewoda Wielkopolski zakwestionował zapis regulaminu wynagradzania nauczycieli z gminy Żerków, na mocy którego dodatek funkcyjny przysługuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło powierzenie odpowiedniego stanowiska lub funkcji, a jeżeli powierzenie nastąpiło pierwszego dnia miesiąca – od tego dnia (rozstrzygnięcie nadzorcze z 7 maja 2025 r., znak sprawy NP-III.4131.1.110.2025.4). Mechanizm zmiany wynagrodzenia nauczyciela z różnych powodów reguluje bowiem w analogiczny sposób art. 39 ust. 1 Karty Nauczyciela. Zgodnie z przytoczonym przepisem zmiana wysokości wynagrodzenia w czasie trwania stosunku pracy w związku z uzyskaniem danego stopnia awansu zawodowego nauczyciela następuje z pierwszym dniem roku szkolnego następującego po roku szkolnym, w którym nauczyciel uzyskał dany stopień awansu. Zmiana wysokości wynagrodzenia z innych przyczyn następuje zaś z pierwszym dniem najbliższego miesiąca kalendarzowego, jeżeli inne przyczyny nie nastąpiły od pierwszego dnia danego miesiąca kalendarzowego. Zakres upoważnienia przysługującego radzie nie obejmuje ustalania zasad odnoszących się do początkowego terminu zmiany wysokości wynagrodzenia w razie wystąpienia okoliczności uzasadniających taką zmianę, gdyż zasady te uregulował już ustawodawca – wyjaśnił Wojewoda Wielkopolski. Tak samo postąpił Wojewoda Lubelski z identycznie brzmiącym postanowieniem regulaminu wynagradzania nauczycieli z Gminy Bełżec (rozstrzygnięcie nadzorcze z 28 marca 2025 r., znak sprawy PN-II.4131.76.2025).

Nieprawidłowy jest też paragraf regulaminu wynagradzania nauczycieli, ustalający dodatek funkcyjny dla dyrektora przedszkola do 2 oddziałów, czynnych powyżej 5 godzin dziennie – stwierdził Wojewoda Świętokrzyski (rozstrzygnięcie nadzorcze z 21 lutego 2025 r., znak sprawy PNK.I.4130.28.2025). Podkreślił przy tym, że prawo do dodatku funkcyjnego ma każdy dyrektor szkoły czy przedszkola.

W regulaminie wynagradzania nauczycieli nie wolno również pozbawiać nauczyciela jednego dodatku funkcyjnego w razie zbiegu prawa do dwóch – zaznaczył Wojewoda Łódzki w rozstrzygnięciu nadzorczym z 27 lutego 2025 r. (znak sprawy PNIK-I.4131.107.2025). Wytłumaczył przy tym, że dodatek funkcyjny stanowi ekwiwalent za zwiększony zakres pracy, obowiązków i odpowiedzialności. Skoro zatem nauczyciel pełni dwa stanowiska czy dwie funkcje, przysługuje mu podwójny dodatek funkcyjny.

Renata Majewska

prawnik, ekspert z prawa pracy wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych, autorka licznych książek z tych dziedzin, doświadczony wykładowca