Jak jednostka budżetowa powinna zaksięgować faktury za doładowanie kart na myjnię samochodową dla pracowników

PROBLEM

Jesteśmy państwową jednostką budżetową. Jednostka zakupiła karty miejskie do jazdy komunikacją miejską przez pracowników w celach służbowych. Karty (10 sztuk) są okresowo doładowywane (średnio co pół roku po 100 zł każda). Koszt ten zostaje ujęty w księgach rachunkowych następująco: 1) faktura: - konto 310 WN i konto 201-4300 MA (paragraf klasyfikacji budżetowej 4300), 2) wyciąg bankowy: konto 201-4300 WN i konto 130-4300 MA (paragraf klasyfikacji budżetowej 4300). Ponadto po zakończeniu każdego miesiąca na podstawie informacji od pracownika sekretariatu wydającego ww. karty (pobiera dane z aplikacji) księgowość otrzymuje „rozliczenie kart miejskich za miesiąc x”, na którym wykazywane są koszty wykorzystania kart w miesiącu x. Na tej podstawie dokonuje się następującego księgowania do miesiąca x: 1) konto 402-4300 WN i konto 310 MA. Po zakończeniu roku saldo konta 310 Materiały ujmuje się w bilansie (B. Aktywa obrotowe - I. Zapasy - 1. Materiały). Jak postąpić w przypadku zakupu kart na myjnię samochodową (okresowo doładowywanych), do których nie będzie możliwości sporządzania miesięcznych rozliczeń (myjnie są samoobsługowe)? Czy można zaksięgować całość faktury na koncie 402-4300 nawet jeśli nie wykorzysta się środków znajdujących się na kartach do końca danego roku budżetowego? Wartość pojedynczego doładowania dla jednego pojazdu wynosi 100 zł i kwota ta wystarcza na około 1-1,5 roku. Jednostka posiada 5 pojazdów.