Spóźnione wezwanie o podmiotowe środki dowodowe

PROBLEM

Regionalna izba obrachunkowa podczas kontroli zarzuciła naszej jednostce (urząd miasta) wezwanie wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych kilka dni po opublikowaniu zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. Czy urząd miasta faktycznie popełnił błąd?

RADA

W podanym stanie faktycznym i faktycznym ustalenia kontrolne RIO są prawnie uzasadnione. Wzywanie wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych kilka dni po opublikowaniu zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jest działaniem sprzecznym z ustawą z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) i spóźnionym.

UZASADNIENIE

Podany stan faktyczny nawiązuje do tzw. podmiotowych środków dowodowych, a w tym kontekście ocena prawna wymaga uwzględnienia przepisów Prawa zamówień publicznych.

W art. 274 ust. 1 Pzp postanowiono, że zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.

Zgodnie zaś z art. 274 ust. 2 Pzp, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający może na każdym etapie postępowania, w tym na etapie składania ofert podlegających negocjacjom lub niezwłocznie po ich złożeniu, wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień ich złożenia.

Ponadto, jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne, zamawiający może w każdym czasie wezwać wykonawcę lub wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia.

W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej akcentuje się w szczególności, że zamawiający wzywa do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej. Aby ustalić, która oferta została oceniona najwyżej, badaniu zamawiającego muszą podlegać wszystkie oferty złożone w postępowaniu (por. wyrok KIO z 11 maja 2023 r., sygn. akt KIO 1158/23).

Obowiązek wezwania do złożenia środków dowodowych

Krajowa Izba Odwoławcza wskazuje również, że obowiązek wezwania do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych dotyczy wyłącznie podmiotowych środków dowodowych wymaganych przez zamawiającego, do których złożenia, uzupełnienia lub poprawienia wykonawca był wezwany na podstawie art. 126 ust. 1 Pzp albo art. 274 ust. 1 Pzp.

Wezwanie wykonawcy do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych jest obowiązkiem zamawiającego, o czym świadczy słowo „wzywa”, przy czym wezwanie to może być dokonywane tylko raz w stosunku do tego samego braku lub tego samego błędu. Wezwanie powinno przy tym precyzyjnie wskazywać powód wezwania, tj. konkretne braki lub uchybienia, jakich dopuścił się wykonawca, zakres koniecznych do przedłożenia oświadczeń lub dokumentów, a także określać termin, w jakim powinny być uzupełnione.

Przepisy Prawa zamówień publicznych nie wyjaśniają, w jakich przypadkach należy uznać, że podmiotowe środki dowodowe nie zostały złożone, poprawione lub uzupełnione (por. wyrok KIO z 4 kwietnia 2023 r., sygn. akt KIO 732/23).

Przywołane przepisy prawa dotyczą niewątpliwie procedury odnośnie do podmiotowych środków dowodowych. Tymczasem w podanym stanie faktycznym czynność zamawiającego (wezwanie) została dokonana już po opublikowania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty. Taki stan rzeczy wymaga dodatkowo nawiązania do innych przepisów – art. 252 i art. 253 Pzp.

©®

MARCIN NAGÓREK

radca prawny, były pracownik banku państwowego, obecnie pracownik jednostki budżetowej