Czy akceptacja dokumentu księgowego przez kwestora w systemie Xpertis.ERP stanowi wystarczającą formę potwierdzenia dokonania wstępnej kontroli

PROBLEM

W APS korzystamy z elektronicznego obiegu dowodów księgowych w systemie Xpertis.ERP autorstwa Macrologic, a teraz Asseco. Jesteśmy publiczną szkołą wyższą i obowiązują nas przepisy dotyczące publicznych szkół wyższych i jednostek sektora finansów publicznych. System działa w sposób następujący: faktura za pomocą KSeF i produktu Asseco zaciągana jest bezpośrednio do systemu Xpertis.ERP, nie będę opisywała całej procedury, ale obiegi poszczególnych dokumentów są szczegółowo określone, dostęp do systemu mają tylko pracownicy zgodnie z zakresem swoich uprawnień i tylko przez swój indywidualny login i hasło mogą się do systemu zalogować. Po dokonaniu opisu czy zatwierdzenia w metadanych pokazuje się imię i nazwisko pracownika, data i godzina akceptacji. Dane osób uczestniczących w procesie obiegu dokumentów są trwałe i nie można dokonać ich zmiany. Czy jest to wystarczająca forma zatwierdzenia dokumentu księgowego z punktu widzenia ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych (zwłaszcza art. 54 uofp), jeżeli w instrukcji obiegu dokumentów jest następujący przepis: 3. Dowodem dokonania przez Kwestora wstępnej kontroli finansowej jest złożenie przez niego podpisu na dowodzie procedowanym w wersji papierowe lub akceptacja dokumentu w systemie Xpertis.ERP, w EPP - elektronicznym Portal Pracowniczy, co oznacza, że: 1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo funkcjonariuszy lub pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem; 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji; 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w Planie rzeczowo-finansowym APS. Kwestor zgodnie ze statutem jest głównym księgowym.