Reklamacje - ewidencja księgowa związana z ich rozliczaniem

Każda firma dokonująca sprzedaży i zakupów towarów oraz świadczenia usług zetknęła się z problematyką reklamacji. W takim wypadku obowiązują przede wszystkim przepisy art. 556-581 kodeksu cywilnego.

Zgłaszane reklamacje mogą być uznane bądź nieuznane za uzasadnione. Różne mogą być również rozstrzygnięcia spraw dotyczących reklamacji. I w związku z tym różne będzie ujmowanie konkretnych sytuacji związanych z reklamacją w księgach rachunkowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości ewidencja rozrachunków z tytułu reklamacji dostaw i usług powinna być prowadzona na kontach „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” (jeśli reklamacje dotyczą materiałów, towarów i produktów, usług świadczonych w ramach działalności podstawowej) oraz na koncie „Pozostałe rozrachunki” (jeżeli reklamacje wynikają z rozrachunków z tytułu zakupu lub sprzedaży środków trwałych, ich wynajmowania, środków trwałych w budowie, ulepszenia środków trwałych).

Poszczególne operacje związane z reklamacjami rzeczowymi księguje się w różny sposób, w zależności od tego czy reklamacji dokonano przed zapłatą za towar, czy już po dokonaniu zapłaty, czy uznano ją, czy jednak nie. W zasadzie najbardziej typowe operacje dotyczące reklamacji można księgować w następujący sposób.

1. Reklamacja zgłoszona przed zapłatą za towary - wówczas towary wprowadza się do ewidencji pozabilansowej na konto Wn „Zapasy obce” i pozostawia do dyspozycji dostawcy.

2. Jeżeli powyższa reklamacja została uznana przez dostawcę, który w jej ramach przyjmie reklamowane towary z powrotem, wówczas zwracając towary dostawcy należy wyksięgować je - Ma konto „Zapasy obce”.

3. Jeżeli jednak w ramach uznanej reklamacji towary nie zostaną przejęte przez dostawcę, a jedynie zostanie obniżona cena reklamowanych towarów, wówczas należy dokonać przyjęcia na stan towarów po obniżonej cenie. Wówczas należy wyksięgować z ewidencji pozabilansowej reklamowane towary - Ma konto „Zapasy obce” i wprowadzić je w niższej cenie do ewidencji bilansowej: