Zakup oprogramowania komputerowego dla administracji publicznej – zadanie z przeszkodami, ale do wykonania

Prawo zamówień publicznych nie jest instrumentem idealnym dla kupowania rozwiązań informatycznych, a zamawiający w zderzeniu z producentami oprogramowania stoją na zdecydowanie słabszej pozycji. Odpowiednio przygotowana dokumentacja przetargowa może jednak pomóc zabezpieczyć ich interesy oraz zwiększyć efektywność zamówienia

Jedną z fundamentalnych zasad systemu zamówień publicznych jest konkurencyjność, która jest wyrażona w szczególności w przepisach dotyczących opisywania przedmiotu zamówienia. A ponieważ wykluczają one preferowanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) konkretnego produktu, powstaje trudne pytanie, w jaki sposób jednostka samorządu terytorialnego lub administracji, która chce kupić nowe oprogramowanie albo dokonać upgrade’u (czyli ulepszenia) już posiadanego rozwiązania, np. Oracle, SAP czy Microsoft, ma opisać przedmiot zamówienia. Przy czym celowo posługujemy się konkretnymi nazwami producentów, ponieważ zamawiający właśnie z takim wyzwaniem się mierzą: jak ma np. kupić upgrade Oracle’a, a nie rozszerzenia abstrakcyjnego rozwiązania informatycznego. Oczywiście zawsze można powiedzieć, że zgodnie z zasadą konkurencyjności należy pomyśleć, czy przypadkiem zamiast rozwijać istniejące rozwiązanie, nie lepiej byłoby kupić nowe. Tu jednak zasada konkurencyjności spotyka się często z zasadą efektywności ekonomicznej, bowiem wdrożenie – zwłaszcza dużego i skomplikowanego rozwiązania informatycznego w organizacji – jest zawsze sporym wyzwaniem i wiąże się z poważnymi kosztami zarówno czysto finansowymi, jak i organizacyjnymi. Trwa też zazwyczaj od kilku miesięcy do nawet kilku lat i na pewno nie jest procesem, który odpowiedzialna jednostka chciałaby powtarzać co cztery lata. Stąd chęć nabycia konkretnego rozwiązania może więc być w pełni uzasadniona.

Jak wiadomo, producenci stosują różne modele licencjonowania swoich produktów. Z kolei zamawiający, który chce nabyć oprogramowanie licencjonowane w jakimś konkretnym modelu, na początek będzie musiał odpowiedzieć sobie na pytanie, czy powinien ten model opisać i wskazać tym samym pośrednio na to, jaki produkt chce kupić. Kolejne wyzwanie dotyczy tego, że zamawiający powinni dążyć do jak najszerszego zabezpieczenia swoich interesów w kontekście przyszłych zakupów i ich otwarcia na konkurencję. Wskazane jest więc takie zdefiniowanie zakresu swoich uprawnień, by dalsze funkcjonowanie danego oprogramowania bez przeszkód prawnych mogło być zapewnione przez dowolny podmiot, a nie tylko przez tego dostawcę, który go dostarczył.