Zmiana księgowego to wyzwanie dla obu stron umowy

Przejęcie klienta w trakcie roku obrotowego oznacza dla biura rachunkowego nie tylko obowiązki prawne i organizacyjne, lecz także ryzyko. Podpowiadamy więc, na co warto zwrócić uwagę, by uniknąć kłopotów

„Najgorsze, co może być. Wychodzą cuda na kiju” – napisała jedna z księgowych w odpowiedzi na nasze pytanie zadane na forach społecznościowych. Inna poinformowała, że w trakcie roku jej biuro nie przejmuje ksiąg rachunkowych, a podatkową księgę przychodów i rozchodów – tylko z zastrzeżeniem, że nie odpowiada za wcześniejsze księgowania. Przy czym większość pytanych jednak zadeklarowała, że chętnie przejmą nowego klienta. Zastrzegli jedynie, że muszą przejrzeć dokumentację i zapisy w niej po poprzednim biurze. Z reguły żądają za to dodatkowego wynagrodzenia. Jedna z księgowych podała, że nie oczekuje za to dodatkowego miesięcznego wynagrodzenia. „Ale jeśli wychodzą kwiatki, to liczę więcej” – dodała.

Nie ma problemu, gdy klient rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dużo większym wyzwaniem jest przejęcie, i to w trakcie roku, prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295) tego nie zabrania, podobnie jak inne przepisy.

Taka konieczność zdarza się nie tylko z przyczyn życiowych (np. choroba bądź śmierć właściciela poprzedniego biura), lecz także z innych powodów, takich jak zmiana siedziby firmy klienta, rozszerzenie skali jej działalności, zmiana formy rozliczeń (przejście na księgi rachunkowe), ułatwienia we współpracy z księgowością (np. w zakresie odbioru dokumentów, choć coraz powszechniejsze staje się wysyłanie dokumentów do biura w formie elektronicznej). Nie zawsze tym wyzwaniom może podołać dotychczasowy usługodawca.

Dzień po dniu

Księgowi zdecydowanie wolą przejąć klienta po zakończeniu roku obrotowego, gdy poprzednie biuro sporządzi jeszcze za miniony rok sprawozdanie finansowe.