Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej

I. TARCZA ANTYKRYZYSOWA

Dodatek solidarnościowy nie będzie wyższy

1400 zł miesięcznie, a nie 1500 zł – jak chciał Senat – będzie wynosić nowe świadczenie wypłacane przez ZUS osobom, które straciły pracę z powodu epidemii koronawirusa. Tak wynika z ostatecznego kształtu ustawy o dodatku solidarnościowym przyznawanym w celu przeciwdziałania negatywnym skutkom COVID-19, która została już opublikowana w Dzienniku Ustaw (poz. 1068).

Na ostatniej prostej nowe przepisy wróciły do Sejmu po tym, gdy Senat postanowił wprowadzić do niej kilka poprawek. Jedna z nich dotyczyła właśnie podwyższenia wysokości dodatku solidarnościowego, tak aby wynosił 1500 zł. Sejm jednak odrzucił tę zmianę.

Podobny los spotkał też kolejną poprawkę, odnoszącą się do zasiłku dla bezrobotnych. Ma on od września wynosić 1200 zł miesięcznie, ale senatorowie chcieli, aby to świadczenie również wynosiło 1500 zł – ich zdaniem kwota wsparcia powinna być taka sama dla każdej osoby tracącej zatrudnienie. Co więcej, ta poprawka zakładała też, że zasiłek w tej wysokości byłby wypłacany przez cały okres uprawniający do uzyskiwania tego świadczenia, podczas gdy w ustawie, która trafiła do Senatu, było zapisane, że po trzech miesiącach jego kwota ulegnie obniżeniu do 942,30 zł. Jednak w związku tym, że takie rozwiązanie również nie zostało zaakceptowane przez większość sejmową, zasiłek będzie wynosił 1200 zł, a po 90 dniach jego wysokość spadnie.

Zgodnie z przepisami ustawy dodatek solidarnościowy będzie przysługiwał osobom, z którymi po 15 marca br. pracodawca rozwiązał umowę o pracę za wypowiedzeniem lub jeśli po tej dacie uległa ona rozwiązaniu z uwagi na termin, na jaki została zawarta. Dodatkowym warunkiem, który będzie musiała spełnić osoba ubiegająca się o to świadczenie, jest podleganie w 2020 r. przez okres minimum 60 dni ubezpieczeniom społecznym.

Dodatek będzie przyznawany na okres od 1 czerwca do 31 sierpnia, a więc na trzy miesiące, choć nie wcześniej niż od miesiąca złożenia wniosku. W praktyce oznacza to, że jeśli osoby bezrobotne będą chciały skorzystać ze świadczenia jeszcze za ten miesiąc, to będą miały mało czasu na załatwienie formalności, bo tylko do 30 czerwca.

Co ważne, wnioski o przyznanie dodatku będą przyjmowane przez ZUS tylko drogą elektroniczną. Zakład nie będzie wydawał wnioskodawcom decyzji administracyjnej w sprawie przyznania dodatku (taka forma została zarezerwowana tylko do jego odmowy). Zamiast tego bezrobotny otrzyma informację na swój profil informacyjny w PUE ZUS. Natomiast sama wypłata świadczenia nastąpi w ciągu siedmiu dni od momentu wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do jego przyznania.

O dodatek solidarnościowy będą mogły wnioskować również te osoby, które po utracie pracy nabyły prawo do zasiłku lub stypendium dla bezrobotnych, przy czym nie będzie można łączyć tych dwóch świadczeń. W takiej sytuacji wsparcie wypłacane przez powiatowy urząd pracy zostanie zawieszone z mocy prawa na cały okres pobierania dodatku solidarnościowego. Gdyby jednak w miesiącu złożenia wniosku o dodatek, zasiłek lub stypendium zostały już pobrane przez bezrobotnego, to wtedy kwota należna z ZUS zostanie pomniejszona o ich wysokość.

michalina.topolewska@infor.pl

Źródło: „Dziennik Gazeta Prawna”, 22 czerwca 2020.

Odmowa szefa nie przekreśli szansy na pomoc finansową

Jeśli zleceniodawca odmówi złożenia wniosku o postojowe w imieniu zleceniobiorcy, ten ostatni będzie mógł samodzielnie wystąpić do ZUS o to świadczenie.

Taka poprawka senacka znalazła się w tarczy 4.0 (tj. ustawie o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19), którą w piątek przegłosował Sejm.

Do tej pory w imieniu zleceniobiorców wniosek o postojowe musiał być złożony za pośrednictwem zleceniodawcy. Problem w tym, że niektórzy z nich, z różnych powodów, odmawiają dopełnienia tej formalności. Kilka dni temu opisywaliśmy dramatyczną sytuację zatrudnionych na umowy zlecenia z branży hotelarskiej, którym zleceniodawca odmawiał złożenia wniosku o postojowe lub zwlekał ze złożeniem pod nim podpisu. A bez niego ZUS nie rozpatrywał podania (więcej na ten temat w DGP nr 116/2020 „Byli zleceniodawcy nie chcą czy nie mogą pomóc?”). Teraz ma się to zmienić.

O postojowe będzie mógł wystąpić również sam zleceniobiorca. Do wniosku będzie musiał dołączyć m.in. oświadczenie (składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń) potwierdzające, że zleceniodawca odmówił złożenia dokumentów w jego imieniu.

Zleceniobiorcy w euforii

– To rewelacyjna wiadomość – mówi, nie kryjąc emocji, Aleksandra Sosińska, która do połowy marca pracowała na umowie zlecenia w hotelu Willa Port w Ostródzie. Potem umowę rozwiązano, a ona została bez środków do życia. Od tygodni była jedną z wielu osób, które regularnie prosiły swojego byłego zleceniodawcę o podpis. Była też stałym gościem w siedzibie regionalnego ZUS, dopytując, czy podpisany wniosek został w końcu złożony.

– Nowy przepis daje nadzieję osobom w podobnej sytuacji. Ja straciłam pracę ponad trzy miesiące temu, od ponad dwóch toczę walkę o podpis. O pieniądzach na koncie nie wspominając – zaznacza nasza rozmówczyni.

Zmianę przepisu komentuje też Karolina Jóźwik, która dostała wypowiedzenie z lidzbarskich Term Warmińskich w połowie marca. – Szkoda, że o zmianie pomyslano tak późno, ale może koszmar się skończy – ocenia. Kilka dni temu, już po publikacji DGP, kolejny raz udała się do byłej pracy. Najpierw usłyszała, że wniosek poszedł. Poprosiła o potwierdzenie wysłania. Nie dostała. Otrzymała za to skan dokumentów, które miały pójść do ZUS, i okazało się, że są błędy w datach umów. Wypełniła więc kolejny wniosek i wróciła z papierem, podsuwając go pani prezes do podpisu. W końcu się udało, ale pewna jest, że przepis w nowym brzmieniu pozwoli zaoszczędzić ludziom wielu nerwów.

ZUS też zadowolony

Anna Ilukiewicz z warmińsko-mazurskiego oddziału ZUS jest zdania, że zmiana przepisu uporządkuje sytuację. Dotyczy w końcu ludzi, którzy uczciwie pracowali i mają prawo ubiegać się o pomoc zagwarantowaną przez państwo. Przyznaje, że docierały do niej liczne sygnały z różnych przedsiębiorstw, w których zleceniodawca nie podpisywał wniosków. Dlatego teraz spodziewa się, że pracy urzędnikom ZUS przybędzie, bo zwiększy się liczba podań.

Pracy może być też więcej z innego powodu. – Załóżmy, że ktoś wypełni wniosek, a podczas jego rozpatrywania okaże się, że nie został zgłoszony do ubezpieczeń lub zleceniodawca odprowadzał mu składki w złej wysokości. To niestety wciąż nierzadki proceder – podkreśla nasza rozmówczyni. Tłumaczy, że wówczas ZUS będzie wszczynać postępowania kontrolne.

Jej zdaniem sprawą do rozstrzygnięcia przez ustawodawcę jest to, co zrobić ze złożonymi już przez zleceniobiorców wnioskami, które nie miały podpisów zleceniodawcy: zgłaszać się do tych osób z prośbą o uzupełnienie braków formalnych i rozpatrywać prośby, czy też będą musieli oni składać nowe dokumenty.

Prawnicy z mniejszym entuzjazmem

Eksperci do nowych regulacji nie podchodzą już tak entuzjastycznie. Zdaniem dr. Tomasza Lasockiego z Wydziału Prawa i Administracji UW, zmiana na pewno pomoże zleceniobiorcom, ale nowe przepisy mogłyby być prostsze.

– Wystarczyłoby napisać, że zleceniobiorca ma prawo samodzielnie złożyć wniosek o postojowe, a nie żądać od niego dodatkowych oświadczeń. Przecież ZUS ma z urzędu wiedzę, czy podanie dotyczące konkretnej osoby wpłynęło czy też nie – wskazuje.

W jego ocenie zaproponowana konstrukcja może z kolei rodzić problemy dowodowe.

– Brak złożenia wniosku przez zleceniodawcę nie musi wynikać z odmowy, ponieważ zleceniodawca może być np. na kwarantannie i nie mieć możliwości złożenia dokumentów, a więc przepis będzie skuteczny tylko częściowo – podkreśla.

Zwraca uwagę, że oświadczenie składane jest pod groźbą odpowiedzialności karnej.

– Można sobie wyobrazić, że w jednostkowych przypadkach zleceniodawca wyprze się tego, że nie chciał współpracować. Wówczas będziemy mieli słowo przeciwko słowu. Uważam, że niepotrzebnie komplikuje się cały proces – wskazuje dr. Lasocki.

W podobnym tonie wypowiada się Marcin Frąckowiak, radca prawny z Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy. W jego ocenie konieczność występowania z wnioskiem do zleceniodawcy, oczekiwanie na jego odpowiedź, a w przypadku odmowy obowiązek złożenia przez zleceniobiorcę oświadczenia, to niepotrzebne mnożenie formalności.

– Domyślam się, że chodziło o utrzymanie generalnej zasady, że to jednak zleceniodawca składa wniosek o postojowe. Uważam jednak, że powinno to leżeć w gestii samego zainteresowanego, czyli zleceniobiorcy – dodaje.

W przyjętej przez Sejm ustawie za sprawą senatorów doprecyzowano też przepis, który ma pomóc przedsiębiorcom, którzy podlegając ubezpieczeniom z innego tytułu (np. umowy o pracę), opłacają składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu działalności. Chodzi m.in. o osoby prowadzące firmę i zatrudnione na część etatu, które podlegają ubezpieczeniom społecznym z obu tytułów. Były one dotychczas wyłączone z postojowego. Tarcza 4.0 miała to zmienić, ale przepis został sformułowany w taki sposób, że mógł w praktyce budzić wątpliwości. W Senacie naprawiono ten błąd, a posłowie przyjęli tę poprawkę.

dgp@infor.pl

Źródło: „Dziennik Gazeta Prawna”, 22 czerwca 2020.

Dopłaty także dla pracowników kultury

Pensje zatrudnionych w państwowych (w tym samorządowych) muzeach, teatrach, filharmoniach, galeriach sztuki, kinach i innych instytucjach kulturalnych mogą być dofinansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP).

Tak wynika z tarczy antykryzysowej 4.0, która zmienia wiele przepisów w zakresie prawa pracy i uprawnień socjalnych.

Na ostatnim etapie prac legislacyjnych Sejm przyjął część senackich poprawek dotyczących tych zagadnień. Zgodnie z nimi państwowe instytucje kultury będą mogły pozyskiwać dopłaty, o ile wykażą spadek przychodów w związku z epidemią (co najmniej 25 proc. w ciągu miesiąca lub 15 proc. w ciągu dwóch miesięcy). W przypadku tych samorządowych 40 proc. dofinansowania będzie wypłacane ze środków FGŚP, a 60 proc. – z pieniędzy organizatora działalności kulturalnej. Ci ostatni mogą starać się o dofinansowanie wynagrodzeń tylko tych zatrudnionych, którzy w związku z epidemią są objęci przestojem lub skróconym czasem pracy. Pozostali pracodawcy zyskają możliwość pobierania takich dopłat także na tych pracowników, którzy pracują na zwykłych warunkach (bez objęcia przestojem lub obcięcia etatu; wnioski o wypłatę wsparcia trzeba będzie składać w wersji elektronicznej).

Posłowie przyjęli też poprawki dotyczące wysyłania zatrudnionych na urlopy oraz do pracy zdalnej. Zgodnie z tarczą 4.0 firma ma prawo udzielać zaległego wypoczynku (do 30 dni) w terminie przez siebie wskazanym (bez konieczności uzyskiwania zgody podwładnego). Sejm doprecyzował, że pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. Z kolei w przepisach dotyczących pracy zdalnej wprowadzono przepis, zgodnie z którym firma stosująca tę formę wykonywania obowiązków ma zapewnić podwładnym narzędzia i materiały pracy (a nie, jak przewidywała poprzednia wersja – „środki pracy”; takie pojęcie nie jest określone w kodeksie pracy i mogłoby wywołać wątpliwości interpretacyjne).

Na ostatniej prostej posłowie tylko nieznacznie zmienili przepisy dotyczące odpraw. Zgodnie z tarczą 4.0 w okresie stanu epidemii świadczenia w związku z rozwiązaniem umowy o pracę mają wynosić maksymalnie 26 tys. zł (10-krotność płacy minimalnej). Ostatecznie limit ten nie będzie obejmował zatrudnionych na umowach agencyjnych (oczywiście w razie zakończenia zatrudnienia na tej podstawie). Sejm odrzucił za to poprawkę, zgodnie z którą omawiane ograniczenie miało nie dotyczyć także świadczeń związanych z rozwiązaniem umowy z pracownikami powyżej 65. roku życia oraz tymi przechodzącymi w okresie pandemii na emeryturę.

W ustawie znalazła się ważna zmiana dla mikroprzedsiębiorców, którzy uzyskali pożyczkę z powiatowego urzędu pracy (PUP). Obecnie przepisy tarczy antykryzysowej przewidują, że prowadzący własny biznes nie będzie musiał zwracać pieniędzy, jeśli utrzyma działalność gospodarczą przez okres trzech miesięcy od momentu udzielenia pożyczki i złoży wniosek do pośredniaka. Teraz zostanie zwolniony z tego wymogu, bo pożyczka będzie umarzana z urzędu po upływie wspomnianych trzech miesięcy. Dodatkowo wniosek o jej udzielenie będą mogły złożyć również organizacje pozarządowe, kościelne, spółdzielnie socjalne oraz stowarzyszenia jednostek samorządowych – o ile ich przychód w poprzednim roku bilansowym nie przekroczył 100 tys. zł. Co istotne, te podmioty również nie będą musiały zgłaszać się z wnioskiem o umorzenie, bo Sejm przyjął poprawkę Senatu, która spowoduje, że tak jak w przypadku przedsiębiorców będzie się to odbywać z urzędu.

Ustawa zawiera też regulacje dotyczące pracodawców prowadzących zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). Przewidują one, że w okresie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego, jeśli doszło do spadku obrotów gospodarczych lub wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, można zawiesić tworzenie oraz prowadzenie ZFŚS i dokonywanie odpisu podstawowego. Pracodawca nie musi też wypłacać świadczeń urlopowych (są one przyznawane w firmach, które nie mają ZFŚS). Jednocześnie w sytuacji, gdy w zakładzie pracy działają związki zawodowe, czasowe zawieszenie działalności funduszu musi nastąpić w porozumieniu z tymi organizacjami. Ponadto ustawa przesądza, że u tych pracodawców, u których na mocy układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania przyjęty został wyższy, niż wymagają tego przepisy, odpis na ZFŚS, będzie miała zastosowanie właśnie ta kwota.

Wreszcie pracodawca, który jest organizacją kościelną i korzysta z subsydiów płacowych pochodzących ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), będzie mógł w części niepodlegającej takiemu dofinansowaniu uzyskać dopłaty do kosztów wynagrodzeń z PUP.

dgp@infor.pl

Źródło: „Dziennik Gazeta Prawna”, 22 czerwca 2020.

Źródło: „Dziennik Gazeta Prawna”, 26 czerwca 2020.

II. URLOPY W CZASIE EPIDEMII

Urlop wypoczynkowy w czasie epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego

Prawo pracownika do wypoczynku, w tym corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego, jest, a właściwie powinno być realizowane bez zakłóceń w normalnych i przewidywalnych warunkach – czyli w ramach tak zwanego normalnego toku pracy. Przeciwieństwem normalnego toku pracy mogą być sytuacje podyktowane siłą wyższą związaną z rozprzestrzenianiem się chorób zakaźnych – czyli chorób, które zostały wywołane przez biologiczny czynnik chorobotwórczy. Stan zagrożenia epidemicznego, jak również stan epidemii mają wpływ na procesy pracy zarówno w kontekście bezpieczeństwa jej wykonywania, jak i przekładają się na realizację przepisów urlopowych, w tym weryfikację planów urlopowych uzgodnionych przed wystąpieniem sytuacji związanej z COVID-19.

Przypomnijmy, że od 14 marca 2020 r. do 20 marca 2020 r. obowiązywał w Polsce stan zagrożenia epidemicznego, natomiast od 20 marca 2020 r. do odwołania – obowiązuje stan epidemii. Stan zagrożenia epidemicznego to sytuacja prawna wprowadzona na danym obszarze w związku z ryzykiem wystąpienia epidemii w celu podjęcia określonych w ustawie działań zapobiegawczych. Natomiast stan epidemii to sytuacja prawna wprowadzona na danym obszarze w związku z wystąpieniem epidemii w celu podjęcia określonych w ustawie działań przeciwepidemicznych i zapobiegawczych dla zminimalizowania skutków epidemii (art. 2 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu chorób zakaźnych u ludzi).

Uwzględniając specyfikę organizowania pracy w związku ze stanem epidemii, sytuację społeczną, w tym szeroko rozumianą kwarantannę domową oraz możliwość stosowania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19, pracodawcy mogą mieć uzasadnione wątpliwości w zakresie stosowania przepisów o urlopach wypoczynkowych. Kierują się oni często niesłusznym założeniem, że skoro wybrane obowiązki z zakresu bhp są zawieszone, to z równym powodzeniem można w sposób wybiórczy stosować przepisy o urlopach wypoczynkowych (w tym dokonywać ich modyfikacji – nie zawsze na korzyść pracowników).

Prawo do urlopu w czasie epidemii

Każdy pracownik ma prawo do corocznego płatnego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego niezależnie od tego, czy w kraju jest stan zagrożenia epidemicznego czy ogłoszono stan epidemii. Przepisy urlopowe stanowią część regulacji gwarantujących zachowanie właściwej równowagi między pracą a czasem wolnym od pracy i muszą mieć co do zasady zastosowanie bez względu na kwestie związane przykładowo z epidemią grypy czy dynamiczną sytuacją związaną z COVID-19.

Uwzględniając powyższe należy uznać, że prawo do urlopu w związku ze stanem epidemii jest prawem obowiązującym. Nie oznacza to oczywiście, iż w związku ze stanem wywołanym przez COVID-19 nie będą sukcesywnie wprowadzone mniej lub bardziej restrykcyjne modyfikacje w zakresie uprawnienia do korzystania z przepisów urlopowych przez pracowników zatrudnionych przez pracodawców o strategicznym dla państwa czy obywateli znaczeniu.

Podobnie jak w przypadku standardowych sytuacji, w czasie epidemii prawo do urlopu wypoczynkowego wynikające z prawa pracy przysługuje wyłącznie pracownikom. Tym samym osoby uczestniczące w szeroko rozumianym procesie przeciwdziałania COVID-19, które nie wpisują się w definicję „pracownika” (o której mowa w art. 2 Kodeksu pracy), nie mają co do zasady prawa do urlopu wypoczynkowego.

WAŻNE!

Prawo do corocznego płatnego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego jest niezależne od obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego czy stanu epidemii.

Cel oraz wymiar urlopu wypoczynkowego podczas epidemii

Urlop wypoczynkowy, jak sama nazwa wskazuje, powinien być wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem – czyli na wypoczynek pracownika. Pracodawca nie może oczywiście zobowiązać zatrudnionego do wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w jedyny słuszny, według pracodawcy, sposób.

W przypadku urlopu wypoczynkowego udzielanego w czasie epidemii trudno mówić o pełnej dowolności w zakresie sposobu jego wykorzystywania – tym bardziej w zakresie dynamicznie zmieniających się przepisów oraz rekomendacji związanych z izolacją społeczną oraz pakietem przepisów pomocowych dla przedsiębiorców. Trudno, aby w okresie epidemii pracownik mógł w sposób w pełni swobodny przemieszczać się wspólnie z przyjaciółmi, uczestniczyć w życiu społecznym na analogicznych zasadach jak w czasie, kiedy epidemii nie ma. Niezależnie od powyższego, w tym istotnych ograniczeń w zakresie sposobu spędzania wypoczynku, cel urlopu wypoczynkowego pozostaje bez zmian – jest nim odpoczynek i regeneracja od pracy, w ramach zalecanej izolacji i kwarantanny społecznej.

O ile szczególne przepisy nie stanowią lub nie będą stanowiły inaczej, pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo – niezależnie od tego, czy obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego czy stan epidemii. Należy odróżnić prawo pracownika do skorzystania z urlopu wypoczynkowego w roku, w którym został ogłoszony stan epidemii, od modyfikacji związanych z konkretnymi terminami, w których pierwotnie pracownik miał skorzystać ze swoich uprawnień urlopowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma bezpośredniej zależności między wymiarem urlopu wypoczynkowego, który wynika z przepisów prawa pracy a sytuacją związaną z epidemią, w tym z działaniami podejmowanymi w związku z przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Tym samym należy przyjąć, że pracownicy, którzy 1 stycznia 2020 r. nabyli prawo do 20 lub 26 dni urlopu, zachowują prawo do wykorzystania urlopu w takim wymiarze.

Przykład

W okresie ogłoszonej epidemii liczni pracownicy otrzymali orzeczenia o czasowej niezdolności do pracy z powodu chorób, w tym niezwiązanych z COVID-19. Pracodawca uznał, że w celu zapewnienia prawidłowej organizacji pracy ograniczy należny pracownikom wymiar urlopu wypoczynkowego na 2020 r. o połowę. Wyjątkiem są pracownicy, którzy wykorzystali urlop wypoczynkowy na 2020 r. w pełni z początkiem roku. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe i mogące powodować odpowiedzialność za wykroczenie. Nie ma przepisów, które byłyby podstawą obniżenia wymiaru urlopu należnego pracownikom niezależnie od tego, czy w kraju ogłoszony jest stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii, oraz od tego, w jakich trudnościach organizacyjnych pracodawca zmuszony jest prowadzić działalność. Nie zmienia to oczywiście możliwości stosowania przepisów będących podstawą przesunięcia terminu wykorzystania urlopu przez pracodawcę.

Podczas pracy zdalnej urlop na dni pracy

Ogłoszenie stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego nie ma wpływu na zasadę, zgodnie z którą urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Tym samym udzielając urlopu wypoczynkowego w okresie epidemii obowiązuje reguła, zgodnie z którą dzień urlopu stanowi odpowiednik 8 godzin pracy. Jednak w przypadku pracowników, w stosunku do których stosowane są na podstawie przepisów szczególnych odrębne normy czasu pracy – jak to ma miejsce w przypadku pracowników placówek medycznych, wówczas dzień urlopu będzie odpowiednikiem normy dobowej obowiązującej konkretnego pracownika.

Wyjątkiem od udzielania pracownikom urlopu w pełnych dniach jest sytuacja, w której pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być urlop udzielony. Wówczas istnieje podstawa do udzielenia pracownikowi urlopu w wymiarze godzinowym.

Poruszając kwestię udzielania urlopu wypoczynkowego na dni pracy w okresie epidemii, należy wspomnieć o możliwości powierzania pracownikom pracy zdalnej. Pojęcie pracy zdalnej wprowadzono ustawą z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Przepis regulujący możliwość powierzenia pracownikom pracy zdalnej nie odnosi się do kwestii rozkładu czasu pracy. Należy przyjąć, że pracownik pracujący zdalnie powinien pracować tyle samo godzin, co podczas pracy w siedzibie pracodawcy. Ma to istotne znaczenie w kontekście udzielania urlopu na dni pracy.

Podział urlopu w czasie epidemii

Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być nieprzerwany. Jednak przepisy Kodeksu pracy dają możliwość podziału urlopu na mniejsze części, niż wynika to z całości należnego pracownikowi wymiaru urlopu. Tym samym w typowych sytuacjach pracownicy nie wykorzystują jednym ciągiem, w ramach jednego przedziału czasu, całego należnego im na dany rok wymiaru urlopu wypoczynkowego – urlop wykorzystywany jest wówczas w mniejszych częściach.

Zasada podziału urlopu na części nie jest ograniczona w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. W powyższych szczególnych sytuacjach pracownicy jak najbardziej mają możliwość ustalenia z pracodawcą wykorzystywania urlopu w ramach dzielenia go na mniejsze części. Udzielając urlopu w czasie stanu zagrożenia epidemicznego czy stanu epidemii należy pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Przykład

Pracodawca, u którego urlopy udzielane są w porozumieniu z pracownikami, otrzymał od pracownika pismo zawierające podział urlopu na części, z których żadna nie obejmowała 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracodawca uznał, że uwzględniając stan epidemii, ma prawo zaakceptować wniosek pracownika, w tym naruszenie zasad prawidłowego podziału urlopu na części – przyjmując, że dynamiczna sytuacja związana z COVID-19 może stanowić podstawę odstępstwa od kodeksowych zasad dotyczących podziału urlopu.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Pracodawca nie powinien akceptować propozycji urlopowych pracownika, w tym w okresie stanu epidemii, które naruszają zasadę podziału urlopu na części. Pracodawca powinien więc zobowiązać pracownika do przedstawienia propozycji urlopowych, gdzie przynajmniej jedna część urlopu będzie obejmowała co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Dopiero w przypadku, gdy sytuacja poprzedzająca termin rozpoczęcia urlopu będzie miała dla pracodawcy charakter nadzwyczajny lub po rozpoczęciu przez pracownika urlopu będzie wymagana jego obecność w pracy, wówczas pracodawca może rozważyć przesunięcie urlopu na inny termin lub rozważyć odwołanie pracownika z urlopu.

Udzielanie urlopów – planowanie i porozumienie

Przepisy dotyczące planowania urlopów nie uległy zmianie w związku ze stanem epidemii – zmianie mogą ulec jedynie argumenty przemawiające za udzieleniem w określonym terminie urlopu wypoczynkowego. Obowiązującą zasadą jest udzielanie urlopów na podstawie planu oraz na podstawie porozumienia pracodawcy i pracownika. Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w sytuacji, gdy wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Powyższa zasada dotyczy również pracodawców, u których organizacja związkowa nie działa.

Przypomnijmy, że plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanej w trybie na żądanie. Obecny kształt przepisu regulującego obowiązek sporządzania planu urlopów może sugerować, że w pierwszej kolejności przy tworzeniu planu urlopów uwzględnia się potrzebę pracowników, która jest przedstawiona we wnioskach urlopowych, a dopiero w drugiej kolejności konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. W sytuacji epidemii stanu zagrożenia epidemicznego należy jednak przyjąć, że podstawowym czynnikiem uwzględnianym przy udzielaniu urlopu w konkretnych terminach jest potrzeba zapewnienia normalnego toku pracy, co może mieć istotne znaczenie w kontekście dalszego funkcjonowania pracodawcy.

Przykład

U pracodawcy, który nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów, kilku pracowników o strategicznym znaczeniu, którzy nie mogą pracować na zasadach pracy zdalnej w ramach przeciwdziałania COVID-19, złożyło wnioski o udzielenie urlopu w czerwcu 2020 r. Pracodawca odmówił udzielenia urlopów. Kierując się potrzebą zapewnienia ciągłości pracy argumentował, że udzielenie urlopu mogłoby spowodować czasowe zaprzestanie funkcjonowania zakładu. Postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe. W przypadku gdy pracodawca nie ma możliwości zorganizowania dla poszczególnych pracowników pracy zdalnej, obowiązkiem pracodawcy jest podjęcie działań organizacyjnych zmierzających do zachowania jak największej odległości między pracownikami (1,5 m między stanowiskami pracy), w tym zapewnienia niezbędnego wyposażenia w zakresie środków higieny osobistej. Pracodawca jak najbardziej ma prawo odmówić udzielenia urlopu w sytuacji, gdy brak kluczowych pracowników mógłby być decydujący dla funkcjonowania firmy.

W razie braku możliwości powierzenia pracy zdalnej pracodawca ma prawo odmówić akceptacji wniosków urlopowych, których realizacja mogłaby spowodować zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu pracy. Odmowa udzielenia urlopu przy jednoczesnym podjęciu działań organizacyjnych zmierzających do ograniczenia ryzyka narażenia na COVID-19 nie daje pracownikom podstawy do sformułowania zarzutu naruszenia dbałości pracodawcy o zdrowie i życie pracowników.

Przepisy regulujące ustalanie planu urlopów nie wskazują terminu, w jakim plan lub plany urlopów powinny być sporządzane, jak również częstotliwości takich czynności. Typową sytuacją jest sporządzanie planu urlopów w grudniu – tak aby pracownicy z nowym rokiem mogli korzystać z zaplanowanych urlopów już od 1 stycznia. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca sporządzał więcej niż jeden plan urlopów na dany rok kalendarzowy. W sytuacji, jaką jest stan epidemii, wydaje się, że dobrym rozwiązaniem będzie sporządzanie planu urlopów na krótsze odcinki czasu – tak aby mogły być one dostosowane do bieżącej sytuacji w zakładzie pracy, jak również zgodne z prognozami dotyczącymi rozwoju epidemii.

Obligatoryjnymi stronami uczestniczącymi w opracowywaniu każdego planu urlopów są pracodawca, jak również pracownicy zainteresowani otrzymaniem urlopów w określonych terminach. W typowych sytuacjach udział pracowników w tworzeniu planu urlopów nie jest szczególnie skomplikowany, uwzględniając ich obecność w siedzibie pracodawcy. Możliwość wykonywania pracy zdalnej w związku z przeciwdziałaniem COVID-19 komplikuje proces udziału pracowników w opracowywaniu planu urlopów.

WAŻNE!

Przepisy prawa pracy nie zabraniają pracodawcom w okresie epidemii opracowywania planu urlopów na krótkie przedziały czasu, np. miesięczne.

Zarówno w przypadku telepracowników, jak i pracowników wykonujących pracę zdalną w celu przeciwdziałania COVID-19 należy przyjąć, że ich udział w tworzeniu planu urlopów musi być zagwarantowany – jednak w ramach metod i środków porozumiewania się na odległość. Tym samym optymalnym rozwiązaniem jest, aby wszelkie propozycje urlopowe były przez pracowników pracujących poza zakładem pracy przesyłane pracodawcy drogą elektroniczną.

Przykład

Pracodawca zatrudniający telepracowników skierował grupę osób, która nie była wcześniej objęta telepracą, do pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19. Dotychczasową praktyką w przypadku telepracowników był ich osobisty udział w opraco wywaniu planu urlopów – przychodzili oni do zakładu pracy w godzinach pracy, w terminie uzgodnionym z pracodawcą i negocjowali swoje propozycje urlopowe. W czasie epidemii zarówno telepracownicy, jak i osoby wykonujące pracę zdalną, mogą mieć wstrzymany wstęp na teren zakładu pracy – w celu ograniczenia ryzyka narażenia na COVID-19. W związku z tym pracownicy przesyłają swoje propozycje urlopowe za pomocą poczty elektronicznej.

Również w czasie epidemii czy stanu zagrożenia epidemicznego obowiązkiem pracodawcy, który w tych okresach ustala plan urlopów na krótsze przedziały czasu, jest podanie planu do wiadomości pracowników. Przyjmuje się, że podanie planu urlopów do wiadomości pracowników zwalnia pracodawcę z powiadamiania pracowników w sposób indywidualny o ich terminach urlopu, które wynikają z planu.

W okresie epidemii, przyjmując, że część pracowników pracuje w siedzibie zakładu pracy, a część została skierowana do pracy zdalnej, optymalnym rozwiązaniem wydaje się podanie planu do wiadomości pracowników za pośrednictwem wewnętrznej strony www pracodawcy, zakładając oczywiście, że dostęp do niej posiadają wszyscy pracownicy. Oczywiście istnieje możliwość wyeksponowania planu urlopów w miejscu widocznym dla pracowników w siedzibie zakładu, jednak w takim przypadku niezbędne jest również przesłanie planu osobom pracującym zdalnie. Samo poprzestanie na wywieszeniu planu urlopów w siedzibie pracodawcy spowoduje bowiem, iż obowiązek informacyjny względem pracowników będzie wykonany w sposób nieprawidłowy – zostanie on bowiem dokonany z pominięciem osób, których praca realizowana jest poza zakładem.

Przesunięcie terminu urlopu

Uzgodniony z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego zarówno w ramach planu, jak i w porozumieniu z pracownikiem w sytuacji, gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów, nie ma charakteru bezwzględnie wiążącego w każdej sytuacji.

Przepisy przewidują zarówno fakultatywne, jak i obligatoryjne przyczyny przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Przykład

Pracownik miał w kwietniu 2020 r. wykupione dwutygodniowe wczasy nad morzem. Z powodu stanu epidemii wykorzystanie urlopu w miejscu wybranym przez pracownika jest niemożliwe, uwzględniając czasowe zawieszenie usług hotelarskich przez organizatora wczasów. Pracownik zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o przesunięcie urlopu wypoczynkowego, proponując wykorzystanie urlopu na wrzesień. W powyższej sytuacji można uznać, że stan epidemii oraz zawieszenie usług turystycznych, w tym hotelarskich, może stanowić ważny powód uzasadniający przesunięcie terminu urlopu. Pracodawca powinien przychylić się do wniosku pracownika, uwzględniając przy tym zasady współżycia społecznego.

Do obligatoryjnych, w czasie epidemii, przesłanek wymuszających przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego zalicza się:

• czasową niezdolność do pracy z powodu choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie pracownika na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

W okresie stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego należy się spodziewać, że do szczególnych przypadków obligatoryjnego przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego będą zaliczały się czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby oraz odosobnienie w związku z chorobą zakaźną. Powodem przesunięcia urlopu powinna być każda czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby – niezależnie od tego, czy ma ona związek z COVID-19 czy też nie. Epidemia może wymuszać konieczność przesunięcia urlopu wypoczynkowego z powodu odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. Należy zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy nie definiują, czym jest „odosobnienie pracownika w związku z chorobą zakaźną”. Wobec braku szczegółowych rozwiązań na gruncie prawa pracy należy odwołać się do przepisów ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Wspomniana ustawa definiuje dwa rodzaje odosobnienia – izolację oraz kwarantannę:

• izolacja to odosobnienie osoby lub grupy osób chorych na chorobę zakaźną albo osoby lub grupy osób podejrzanych o chorobę zakaźną, w celu uniemożliwienia przeniesienia biologicznego czynnika chorobotwórczego na inne osoby,
• kwarantanna to odosobnienie osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych.

Warto zauważyć, że przepis Kodeksu pracy regulujący obligatoryjne przesunięcie urlopu wypoczynkowego odwołuje się do pojęcia „odosobnienia w związku z chorobą zakaźną” – a nie „odosobnienia w związku z zarażeniem się chorobą zakaźną”. Tym samym można przyjąć, że obligatoryjne przesunięcie urlopu wypoczynkowego powinno nastąpić zarówno w przypadku izolacji, jak i w przypadku kwarantanny polegającej na odosobnieniu osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie.

WAŻNE!

Kwarantanna lub izolacja pracownika uzasadniają przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Na pracownika wykonującego pracę zdalną został nałożony w drodze decyzji obowiązek kwarantanny w miejscu zamieszkania. W czasie odbywania kwarantanny pracownik miał zgodnie z planem korzystać z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca uznał, że nie ma podstaw do przesuwania terminu urlopu wypoczynkowego, skoro pracownik w czasie urlopu i tak przebywałby w domu w związku z rekomendowaną izolacją społeczną. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Bez względu na izolację społeczną nie można przyjąć, że jest ona tożsama z pojęciem kwarantanny. Podczas kwarantanny nie ma możliwości opuszczenia miejsca przebywania – nawet w celu załatwienia bieżących codziennych spraw, w tym udania się na krótki spacer. W sytuacji gdy pracownik nie został poddany kwarantannie, mógłby realizować urlop w miejscu zamieszkania, jednak z możliwością ograniczonego przemieszczania się. Z całą pewnością nałożenie na pracownika obowiązku kwarantanny uniemożliwia osiągnięcie celu urlopu wypoczynkowego – niezależnie od ograniczeń dotyczących wszystkich osób w okresie stanu epidemii.

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Pracodawcy opracowujący wraz z pracownikami pod koniec 2019 r. plan urlopów mogli z dużym prawdopodobieństwem przyjąć, że urlopy będą udzielane zgodnie z ustalonymi terminami, a ich przebieg nie będzie zakłócony. Jednak ogłoszenie stanu epidemii oraz szereg konsekwencji z tym związanych, w tym dynamiczna sytuacja w zakładach pracy, może być powodem nie tylko przesunięcia urlopu na termin późniejszy przed jego formalnym udzieleniem i rozpoczęciem wykorzystywania, ale również może skutkować odwołaniem pracownika z już rozpoczętego urlopu.

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu wyłącznie w przypadku gdy obecność pracownika w zakładzie wymagana jest z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia korzystania z urlopu. Tym samym żadna inna okoliczność nie może stanowić powodu odwołania pracownika z urlopu.

Uwzględniając kodeksową możliwość odwołania pracownika z urlopu w pierwszej kolejności pracodawca musi ustalić, czy obecność pracownika w zakładzie pracy jest faktycznie niezbędna w związku z zaistniałymi okolicznościami. Drugim warunkiem jest to, aby okoliczność uzasadniająca odwołanie pracownika z urlopu ujawniła się po rozpoczęciu przez pracownika korzystania z urlopu – powinna to być więc okoliczność nieprzewidziana przed rozpoczęciem wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Pracodawca prowadzący zakład produkcyjny zatrudnia pracownika wykonującego obowiązki bezpośrednio przy produkcji. Pracownik w kwietniu 2020 r. rozpoczął wykorzystywanie dwutygodniowego urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem opracowanym pod koniec 2019 r. Pracodawca po kilku dniach zadzwonił do niego i oświadczył, że z powodu epidemii odwołuje pracownika z urlopu wypoczynkowego. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. W dniu rozpoczynania urlopu, w kwietniu 2020 r., pracodawca powinien mieć świadomość, że stan epidemii został ogłoszony w marcu 2020 r. Tym samym stan epidemii nie może stanowić samoistnej podstawy odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca chcąc odwołać pracownika z urlopu powinien więc dodatkowo wykazać, że obecność pracownika jest niezbędna w zakładzie – przykładowo z powodu choroby lub odosobnienia części pracowników, do którego doszło po rozpoczęciu przez pracownika korzystania z urlopu wypoczynkowego.

Aby pracodawca mógł skutecznie odwołać pracownika z urlopu, informacja w sprawie konieczności powrotu do pracy musi dotrzeć do zatrudnionego. Przepisy nie regulują kwestii technicznych w zakresie przekazywania polecenia pracodawcy. Tym samym można przyjąć, że informacja o potrzebie przerwania urlopu może być pracownikowi przekazana w każdej formie. W przypadku pracowników pracujących zdalnie w ramach działań związanych z zapobieganiem COVID-19 strony mogą uzgodnić, że ewentualnie informacja w sprawie odwołania pracownika z urlopu przypadającego w czasie epidemii zostanie przekazana przykładowo za pośrednictwem telefonu.

Skierowanie pracownika na zaległy urlop

W obliczu korona wirusa i zwalczania skutków epidemii COVID-19 istotna może być możliwość wysłania pracowników przez pracodawcę na zaległe urlopy wypoczynkowe.

W tym celu obowiązujące od 24 czerwca 2020 r. przepisy tarczy antykryzysowej 4.0. wprowadzają specjalne regulacje dotyczące udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego. Zmiany w przepisach dają pracodawcy możliwość udzielenia pracownikowi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, niewykorzystanego w poprzednich latach kalendarzowych urlopu wypoczynkowego:

• w terminie przez siebie wskazanym,
• bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów,
• w wymiarze do 30 dni urlopu.

Ma to zapobiec kumulacji urlopów za zaległe lata oraz tych nabytych w bieżącym roku kalendarzowym. Zatem pracodawca może udzielić w czasie trwania epidemii koronawirusa zaległego urlopu wypoczynkowego pracownikowi w wymiarze do 30 dni bez jego zgody.

Urlop na żądanie

Obowiązkiem pracodawcy jest udzielić pracownikowi na żądanie i w terminie przez niego wskazanym 4 dni urlopu w roku kalendarzowym – z ogólnej puli dni urlopu należnej na dany rok. Należy jednak pamiętać, że wprawdzie uprawnieniem pracownika jest wnioskowanie do pracodawcy o udzielenie urlopu na żądanie w terminie przez pracownika określonym, jednak ostateczną decyzję w zakresie udzielenia takiego urlopu (lub decyzję odmowną) podejmuje pracodawca. Zasady dotyczące udzielania urlopu na żądanie w stosunku do przeważającej części pracowników nie ulegają zmianie w okresie epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Tym samym pracownicy mają prawo wnioskować do pracodawców o udzielenie urlopów na żądanie – a pracodawca, w sytuacji gdy tok pracy nie jest zakłócony, powinien żądanie pracowników akceptować. Jednak zarówno stan zagrożenia epidemicznego, jak i stan epidemii, mogą mieć wpływ na procesy pracy w takim stopniu, że nie w każdej sytuacji pracodawca będzie miał możliwość zaakceptowania żądania pracownika w zakresie udzielenia urlopu. W sytuacji zatem gdy żądanie udzielenia urlopu wiązałoby się z naruszeniem niezbędnej płynności procesu pracy, pracodawca jak najbardziej ma prawo odmówić udzielenia takiego urlopu, uwzględniając stan epidemii.

Źródło: „Serwis Prawno-Pracowniczy”nr 10(1122) 2020.

III. RODO

W jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej?

Pracodawca, występując jako administrator danych osobowych, a ewentualnie także podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych powinien wdrożyć środki techniczne i organizacyjne celem zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Zasada ta nie doznaje wyjątków w okresie stanu epidemii. W przypadku wydania polecenia pracy zdalnej, pracodawca powinien uwzględnić konieczność zabezpieczenia zarówno danych osobowych pracowników, jak również innych osób, których dane są przetwarzane w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez pracodawcę.

Stosownie do art. 32 ust. 1 RODO, podmiot przetwarzający dane osobowe powinien wdrożyć środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych, uwzględniając:

• stan wiedzy technicznej,
• koszt wdrażania oraz
• charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.

Ponadto konieczne jest przeprowadzenie analizy ryzyka naruszeń praw lub wolności osób fizycznych, uwzględniając prawdopodobieństwo wystąpienia i wagę, a w konsekwencji wdrożenie takich środków, które zapewnią stopień bezpieczeństwa odpowiadający ustalonemu ryzyku.

Biorąc pod uwagę, że powyższe parametry powinny zostać przeanalizowane indywidualnie dla każdego podmiotu przetwarzającego dane osobowe, niemożliwe jest ustalenie zamkniętego katalogu środków technicznych oraz organizacyjnych, podlegających wdrożeniu w przypadku zlecenia wykonywania pracy zdalnej.

Tym niemniej, uwzględniając dotychczasową praktykę przedsiębiorstw, a także rekomendacje Urzędu Ochrony Danych Osobowych i Polskiego Funduszu Rozwoju, zalecane jest wdrożenie przykładowo następujących środków bezpieczeństwa danych podczas wykonywania pracy w formie zdalnej:

• wprowadzenie procedury bezpieczeństwa (np. w postaci regulaminu wykonywania pracy zdalnej),
• ustalenie zakazu instalowania aplikacji i oprogramowania nierekomendowanych przez pracodawcę,
• zobowiązanie pracowników do bieżącego aktualizowania systemu operacyjnego, oprogramowania, w tym także oprogramowania antywirusowego,
• zobowiązanie pracowników do wydzielenia stanowiska pracy zdalnej,
• wprowadzenie obowiązku blokowania dostępu do urządzeń elektronicznych w sytuacji oddalenia się od miejsca wykonywania pracy,
• zobowiązanie pracowników do podejmowania szczególnych środków ostrożności w celu przeciwdziałania zgubieniu urządzeń elektronicznych, w szczególności służących do przenoszenia danych osobowych np. dysków zewnętrznych,
• zobowiązanie pracowników do bezpiecznego archiwizowania danych,
• korzystanie z zaufanego dostępu do sieci lub chmury,
• przestrzeganie zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych, szyfrowania dysków, kart pamięci lub innych elektronicznych nośników informacji,
• przyznanie pracownikom praw dostępu do danych, adekwatnych do ich roli w organizacji,
• włączenie wszystkich funkcji bezpieczeństwa (np. hasła, automatyczne blokady ekranu, zdalne usuwanie zawartości sprzętu w przypadku kradzieży),
• zobowiązanie pracowników do korzystania z połączeń VPN,
• monitorowanie ruchu sieciowego pod kątem możliwych anomalii,
• przeskanowanie urządzeń pracowników pod kątem szkodliwego oprogramowania przed ponownym podłączeniem ich do sieci służbowej,
• wskazanie punktu kontaktowego w przypadku incydentów związanych z bezpieczeństwem informacji.

Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/1459

Źródło: Przewodnik Antykryzysowy https://pfr.pl/dam/pfr/documents/tarcza-antykryzysowa/PFR-Przewodnik-Antykryzysowy-dla-Przedsiebiorcow.pdf

Jakie elementy należy uwzględnić opracowując zasady wykonywania pracy zdalnej w celu zapewnienia zgodności przetwarzania danych osobowych
z prawem?

Każdy proces przetwarzania danych powinien uwzględniać ochronę prywatności już w momencie jego projektowania (art. 25 ust. 1 RODO). Pracodawca, który poleca pracownikom wykonywanie pracy zdalnej, powinien uwzględnić skuteczną realizację zasad ochrony danych, tak by spełnić wymogi RODO oraz chronić prawa osób, których dane dotyczą.

Zgodnie z RODO, pracodawca na etapie poprzedzającym wydanie pracownikom polecenia wykonywania pracy zdalnej, powinien przede wszystkim wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych w toku ich przetwarzania. Za odpowiednie będą uznane takie środki, których wprowadzenie uwzględniać będzie obowiązujący stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania, ale również charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Ponadto, w celu realizacji zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO), pracodawca przetwarzając dane, powinien opracować dokumentację wewnętrzną regulującą zasady przetwarzania danych osobowych przy wykonywaniu przez pracowników pracy zdalnej. Zasady te mogą przybrać postać wewnętrznej polityki, regulaminu, wytycznych itd. Co istotne, RODO wymaga, aby tego typu dokumenty były łatwo dostępne i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem.

Każdy pracownik przetwarzający dane osobowe w imieniu pracodawcy, zarówno wykonując pracę zdalnie, jak również w zwykłym toku wykonywania pracy, powinien otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, uwzględniające rodzaj czynności, do których przetwarzania jest upoważniony.

Ponadto pracodawca powinien zadbać również o odpowiednie przeszkolenie pracowników zaangażowanych w proces przetwarzania danych osobowych, przy czym szkolenia mogą przybrać formę np. webinaru lub mieć postać umożliwiającą samoszkolenie się pracowników.

Sposób przetwarzania danych osobowych w toku wykonywania pracy zdalnej powinien być poddawany regularnym audytom w celu bieżącego monitorowania przestrzegania przepisów RODO, jak również innych przepisów dotyczących ochrony danych oraz polityk administratora w tej dziedzinie.

Zauważyć należy, iż w planowanym projekcie Tarczy Antykryzysowej 4.0, ustawodawca doprecyzował kwestię wykorzystywania przez pracowników środków pracy niezapewnionych przez pracodawcę (np. prywatnych komputerów). Zgodnie z planowanymi zmianami, pracownik będzie mógł używać takich środków pracy, jednakże tylko pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Czy pracodawca ma prawo wprowadzić obowiązkowe badanie temperatury ciała pracowników?

Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych profilaktyczne badanie temperatury ciała pracowników, jako przetwarzanie danych osobowych szczególnych kategorii, w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, jest niedozwolone. Brak jest bowiem podstaw do uznania, że spełniona została przesłanka którakolwiek z przesłanek przewidzianych przez art. 9 ust. 2 RODO, upoważniająca do przetwarzania szczególnych danych osobowych pracowników.

Temperatura ciała, jako informacja dotycząca stanu zdrowia, należy do szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. Art. 9 ust. 1 RODO, co do zasady, zakazuje przewarzania danych szczególnych kategorii. Wyjątki od tej ogólnej zasady uregulowane zostały w art. 9 ust. 2 RODO, w którym wskazano dziesięć przypadków, gdy przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest dozwolone.

Zauważyć należy, iż obowiązujące przepisy prawa nie wyposażają pracodawcy w uprawnienie do profilaktycznego badania temperatury ciała pracowników. Pomimo, że na etapie prac senackich nad ustawą o zwalczaniu COVID-19 pojawiły się propozycje przyznania pracodawcom upoważnienia do obligatoryjnego badania temperatury ciała pracowników, to jednak regulacja taka nie została wprowadzona.

Potwierdza to, iż ustawodawca dostrzegł konieczność ustawowego uregulowania badania temperatury ciała, a jednocześnie regulacji takiej nie wprowadził.

W ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wyłącznie służby sanitarne (Główny Inspektor Sanitarny) mogą decydować o wprowadzeniu procesu przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych w zakresie pomiaru temperatury. Na podstawie art. 8a ust. 5 ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (przepis znowelizowany poprzez ustawę o zwalczaniu COVID-19), Główny Inspektor Sanitarny lub działający z jego upoważnienia państwowy wojewódzki inspektor sanitarny może wydawać pracodawcy decyzję nakładającą obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych oraz żądać od nich informacji w tym zakresie. Działając w oparciu o to upoważnienie, służby sanitarne mogą wydać pracodawcy decyzję polecającą profilaktycznie mierzenie temperatury pracownikom, a decyzja taka będzie stanowiła podstawę przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, w myśl art. 9 ust. 2 lit. i RODO. Należy uznać, że w przypadku braku takiej decyzji, pracodawca nie dysponuje podstawą prawną legalizującą profilaktyczny pomiar temperatury ciała pracowników.

Katarzyna Skóra
radca prawny, Aliant® Krzyżowska International
Law Firm
kskora@aliantlaw.pl

IV. WYNAGRODZENIA

Jak wyliczyć wysokość dofinansowania do wynagrodzenia pracownika z FGŚP

PROBLEM

Pracownik został objęty obniżonym wymiarem czasu pracy na podstawie porozumienia z przedstawicielami pracowników. Wynagrodzenie tej osoby przed obniżeniem wynosiło 4000 zł, a po obniżeniu jest niższe o 20% i wynosi 3200 zł (są to kwoty brutto). Za lipiec 2020 r. będziemy ubiegać się o dofinansowanie wynagrodzenia tej osoby z FGŚP. Ile wyniesie to wsparcie i jak je rozliczyć w zakresie składek ZUS i podatku? W jakiej wysokości musimy wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za lipiec 2020 r.? Czy musimy zapewnić mu minimalną płacę, a różnicę wypłacić, kiedy otrzymamy dofinansowanie z FGŚP?