Ujęcie w księgach rachunkowych faktury otrzymanej z opóźnieniem

PYTANIE

29 kwietnia 2012 r. wpłynęła do spółki faktura za usługi szkoleniowe. Usługa została wykonana od 9 do 13 marca 2012 r., data wystawienia faktury: 13 marca 2012 r. Faktura po wpłynięciu do spółki została skierowana do sprawdzenia rachunkowego i merytorycznego oraz do zatwierdzenia przez dyrektora. Po zatwierdzeniu przez dyrektora 21 maja 2012 r. faktura została przekazana do księgowości. Zobowiązanie wynikające z faktury uregulowano 23 maja 2012 r. Pod jaką datą powinniśmy ująć fakturę w księgach rachunkowych? W rozrachunku podatkowym, za który miesiąc należy ująć koszt wynikający z tej faktury?

ODPOWIEDŹ

W sytuacji opisanej przez podatnika fakturę należy ująć w księgach rachunkowych w otwartym miesiącu, tj. w takim okresie, do którego można jeszcze wprowadzać zapisy księgowe. Dodatkowo dzień, na który faktura zostanie ujęta w księgach rachunkowych, z uwagi na to, że dokument wpłynął z opóźnieniem, powinien być pierwszym możliwym dniem, na który można wprowadzić fakturę do ksiąg; co do zasady będzie to pierwszy dzień miesiąca. Skoro faktura została zatwierdzona i trafiła do księgowości 21 maja 2012 r., to zostanie ujęta w księgach rachunkowych pod datą 1 maja 2012 r. (księgi rachunkowe za kwiecień 2012 r. powinny być już zamknięte). Koszt wynikający z tej faktury, jako koszt pośredni, należy zaliczyć do kosztów podatkowych w takim okresie, w jakim został zaksięgowany, a więc również w maju 2012 r.