Zamknięcie ksiąg rachunkowych - krok po kroku

KROK 1. PRZYGOTOWANIE INWENTARYZACJI

Przygotowanie inwentaryzacji obejmuje:

● aktualizację instrukcji inwentaryzacyjnej w drodze zarządzenia zmieniającego, co należy do obowiązków dyrektora na podstawie projektu opracowanego przez głównego księgowego,

● powołanie komisji inwentaryzacyjnej (zespołów spisowych, weryfikujących) przez dyrektora w drodze zarządzenia, a ponadto wskazanie osób kontrolujących wyrywkowo prawidłowość spisu z natury,

● ustalenie pól spisowych (o ile ich wykaz nie został ustalony w instrukcji inwentaryzacyjnej) - zakresu spisu i rodzaju,

● przygotowanie planu działania - harmonogram dni, w których będzie szkolenie przed przystąpieniem do inwentaryzacji, przeprowadzany spis z natury oraz na jaki dzień będzie uzgadniane saldo należności z kontrahentami, jeśli ma być to dzień inny niż 31 grudnia,

● przygotowanie pól spisowych przez osoby odpowiedzialne materialnie - ewentualnie może być potrzebne podpisanie oświadczeń o przyjęciu odpowiedzialności materialnej,

● pobranie arkuszy spisu przez członków zespołu spisowego,

● przygotowanie dokumentów i ewidencji do porównania zapisów księgowych z dowodami księgowymi.

KROK 2. SPORZĄDZENIE ZESTAWIENIA SALD INWENTARYZOWANEJ GRUPY SKŁADNIKÓW AKTYWÓW

Obowiązkowe tworzenie tego zestawienia wynika z przepisu art. 18 ust. 2 uor¹.

Ten dokument pozwoli ustalić niedobory, nadwyżki oraz potencjalne szkody w zasobach jednostki w wyniku porównania danych z ww. zestawienia i dokumentów, z których będzie wynikał rzeczywisty stan aktywów (arkuszy spisowych, otrzymanych potwierdzeń sald, protokołów porównania dowodów księgowych z ewidencją). To zestawienie należy sporządzić bezwarunkowo przed przystąpieniem do przeprowadzenia inwentaryzacji.

KROK 3. PRZEPROWADZENIE INWENTARYZACJI ORAZ DOKONANIE SZCZEGÓLNYCH ZAPISÓW POD DATĄ 31 GRUDNIA

Wokół inwentaryzacji narosło wiele "mitów", które wymagają wyjaśnienia, bo prowadzi to do wielu nieprawidłowości. Jeszcze dość często spotykaną odpowiedzią na pytanie, jak często przeprowadza się inwentaryzację, jest stwierdzenie, że co 4 lata, gdy musi być przeprowadzana co roku. Inną kwestią problematyczną jest inwentaryzacja księgozbioru w bibliotekach szkolnych, które moim zdaniem mogą być traktowane przez jednostki oświatowe jedynie jako składowiska strzeżone - bibliotekarz ewidencjonuje wydanie i przyjęcie woluminu i chroni księgozbiór.