Zarządzanie dokumentacją w systemie EZD

Wykonywanie czynności związanych z zarządzaniem dokumentacją w obu systemach - tradycyjnym i EZD, w wielu aspektach ma zbliżony charakter.

System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. W systemie tym wykonuje i dokumentuje się wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie. W szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw,

2) wykonywania dekretacji,

3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma,

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w przeznaczonych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD,

5) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

Biorąc pod uwagę wymagania dotyczące ochrony danych osobowych, użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych. Użytkownicy systemu EZD powinni mieć dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków służbowych. Oznacza to konieczność:

● udostępnienia wglądu do danych w systemie EZD osobom upoważnionym,

● odpowiedniego zabezpieczenia danych przed dostępem do nich osób nieuprawnionych.

Możliwym do zastosowania rozwiązaniem jest określenie zakresu uprawnień w systemie EZD dla każdego z pracowników poprzez nadanie uprawnień do określonych w ramach danej komórki organizacyjnej. W ramach funkcjonalności systemu EZD należy również pamiętać m.in. o uprawnieniach do zastępowania innych pracowników oraz uprawnieniach dostępu do danych w przypadku współpracy komórek organizacyjnych przy załatwianiu sprawy.