Zwrot kosztów zastępstwa procesowego

Jesteśmy samorządowym zakładem budżetowym i zatrudniamy radcę prawnego na umowę o pracę. Otrzymaliśmy nakaz płatniczy w postępowaniu upominawczym, zasądzający zwrot kosztów procesu, a w tym zwrot kosztów zastępstwa procesowego. Jak powinna wyglądać ewidencja tych kosztów? Czy w związku z tym, że mamy zasądzony zwrot kosztów zastępstwa procesowego, powinien on być gratyfikacją dla naszego mecenasa? Jeżeli jest to dodatkowe wynagrodzenie dla mecenasa, to kiedy należy mu je wypłacić, czy wtedy, gdy otrzymamy zapłatę od dłużnika?