Sposoby dokumentowania czynności w postępowaniu administracyjnym

Nie należą do rzadkich sytuacje, gdy urzędnik prowadzący konkretne postępowanie administracyjne staje przed dylematem, jak powinien prawidłowo utrwalić podejmowane przez siebie czynności i dokonane w ich wyniku ustalenia. Świadom jest bowiem, że z jednej strony tylko właściwie sporządzona dokumentacja postępowania administracyjnego będzie stanowiła odpowiedni materiał dowodowy sprawy, a z drugiej nie zostanie mu postawiony zarzut stronniczości czy braku obiektywizmu.

Każdemu urzędnikowi znana jest maksyma „urząd pracuje na piśmie”. Jest to inne określenie ustanowionego w art. 14 par. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) obowiązku załatwiania przez organ administracyjny spraw w formie pisemnej.