Plan wdrożenia systemu EZD

Od: Gazeta Samorządu i Administracji Do: urząd gminy, urząd miasta, starostwo, urząd marszałkowski

Temat: Informatyzacja w administracji

Drodzy Czytelnicy,

Rozpoczynamy cykl artykułów poświęconych informatyzacji. Będą to skoncentrowane na praktycznych wskazówkach materiały informujące, jak przejść od zarządzania dokumentacją papierową do zarządania dokumentacją elektroniczną w urzędzie. Zestaw opracowań tego tematu to rady, spostrzeżenia i wątpliwości dwójki ekspertów, którzy od kliku lat z powodzeniem zmieniają wizerunek organizacji pracy urzędników. Teraz do sprawnego załatwienia wielu spraw w magistracie wystarczy przesłać wniosek elektroniczny. Co jednak należy z nim zrobić? Jaką nadać sygnaturę i jak zarchiwizować? Będzie o tym mowa w kolejnych artykułach. Zachęcamy też wszystkich samorządowców i urzędników do zadawania pytań - wystarczy przesłać pytanie na gs@infor.pl. Wspólnie zinformatyzujemy Twój Urząd!

Nowelizacja przepisów była odpowiedzią na długo oczekiwane zapotrzebowanie podmiotów zaawansowanych technicznie, zarówno wdrażających nowe rozwiązania, usprawniających obsługę wewnątrz urzędu, jak i nastawionych na elektroniczne świadczenie usług publicznych. Pomimo rozwoju technologii rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie o instrukcji kancelaryjnej) nie mogło jednak wprowadzić obowiązku wdrożenia systemu EZD, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją, gdyż takie rozwiązanie skutkowałoby znacznymi kosztami. Natomiast narzucenie obligatoryjnego systemu tradycyjnego byłoby krokiem wstecz dla podmiotów przygotowanych już do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Przyjęto zatem rozwiązanie hybrydowe.