Znaczenie zachowania kolejności w podpisywaniu dokumentów
Przygotowując pisma do wysyłki w postaci elektronicznej, należy zwrócić uwagę na kolejność wykonywania czynności związanych z podpisywaniem dokumentu. Niezależnie od rodzaju systemu dokumentowania czynności kancelaryjnych, pierwszeństwo ma podpisanie dokumentu elektronicznego.
Prowadzenie składu chronologicznego jest obowiązkowym wymogiem dla jednostki, w której wdrożono system EZD. Składy informatycznych nośników danych muszą być natomiast prowadzone zarówno w systemie papierowym, jak i elektronicznym.
Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych
Określenie organizacji, sposobu obsługi składów, ich liczby i lokalizacji, a także zapewnienie wyposażenia należą do kompetencji kierownika instytucji. Uwzględniając wielkość urzędów i zakres prowadzonych w danym urzędzie spraw, słusznie dopuszczono możliwość prowadzenia wielu składów chronologicznych oraz wielu składów informatycznych nośników danych.
Problematyka zarządzania składami wiąże się z koniecznością opracowania i przestrzegania pewnych zasad dotyczących przyjmowania i wypożyczania przesyłek, przy dążeniu do ich odpowiedniego uporządkowania. Jest to ważne z uwagi na fakt, że w układzie niezmienionym przesyłki są później przekazywane do archiwum zakładowego.
POTRZEBUJESZ POMOCY?