Przed nami cyfrowa archiwizacja dokumentów

1 listopada br. zacznie obowiązywać ustawa z 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: nowelizacja ustawy archiwalnej). Ten akt prawny niesie wiele zmian porządkujących i nowych zasad w zarządzaniu dokumentacją w całej administracji, ale w wielu szczegółach odnosi się wprost do jednostek samorządowych.

O zmianach dotyczących informatyzacji instytucji publicznych informujemy naszych czytelników od kilku lat dzięki cyklowi "Informatyzacja w urzędzie". Nasi eksperci szczegółowo pokazywali, na czym polega m.in. stosowanie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Jednak tak duża operacja, jaką jest zmiana systemu zarządzania dokumentacją, wymaga zharmonizowania przepisów regulujących postępowanie z dokumentacją w postaci papierowej z przepisami dotyczącymi dokumentacji elektronicznej. Stąd też kolejny etap, tym razem związany z archiwizacją, czego domagały się m.in. wdrażające elektroniczny system samorządy. Po raz pierwszy do ustawy archiwalnej zostało wpisane, że dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw może być prowadzone w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.