Z podróżą służbową mamy do czynienia wówczas, gdy pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy pracownika.

Podróż służbowa może mieć miejsce w kraju albo poza jego granicami.

Należy podkreślić, że w takim przypadku pracodawcy nie mogą ustalać wysokości przysługujących należności na poziomie niższym niż wynikający z powołanych rozporządzeń z 19 grudnia 2002 r. Dotyczy to zarówno podróży krajowych, jak i zagranicznych. W przypadku zaś, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących wysokości tych należności, pracownikowi przysługuje pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów wymienionych rozporządzeń.