Informacja dodatkowa - istotny element sprawozdania finansowego jednostki non profit

Maria Hass-Symotiuk

Dane te mają wzbogacić informacje zaprezentowane w sformalizowanych elementach sprawozdania finansowego, co sprzyja zwiększeniu wymowy informacyjnej i zrozumiałości całego sprawozdania finansowego.

Zadaniem informacji dodatkowej jest dostarczenie informacji niezbędnych do właściwego zinterpretowania sprawozdania finansowego.

Informacje te mają istotne znaczenie dla jego odbiorców. Umożliwiają bowiem ocenę sytuacji majątkowej i finansowej jednostki non profit. Przez postawienie do dyspozycji użytkowników bardziej szczegółowych informacji wzrasta pojemność informacyjna sprawozdania finansowego oraz rozszerza się możliwość wglądu w położenie jednostki non profit.

Dane ujmowane w informacji dodatkowej mają różnorodny charakter. Ich celem jest przede wszystkim^*:

l dopełnienie rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, jak też umożliwienie użytkownikom podejmowania poprawnych decyzji,

l stworzenie podstaw do porównań sprawozdań finansowych za kolejne lata obrotowe,

l prezentowanie szczegółowych struktur wybranych pozycji poszczególnych elementów sprawozdania finansowego, których ujawnienie może być przydatne w wieloaspektowych analizach sprawozdań finansowych,

l ułatwienie oceny sytuacji finansowej jednostki gospodarczej oraz zidentyfikowanie ewentualnych zagrożeń w tym zakresie.

Dla użytkownika istotne do oceny jednostki gospodarczej mogą być także inne informacje, których nie ma w sprawozdaniu finansowym, np. zawarte kontrakty na usługi z różnymi podmiotami czy przewidywane przychody przeznaczone na realizację celów statutowych jednostki non profit.

Zakres danych, które powinny być zawarte w informacji dodatkowej, zależy od zakresu prowadzonej działalności przez jednostkę non profit. W przypadku gdy jednostka sporządzająca sprawozdanie finansowe prowadzi tylko działalność statutową, powinna sporządzić informację dodatkową według § 3 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (dalej: rozporządzenie). W przeciwnym wypadku informację dodatkową sporządza się według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Zakres informacji dodatkowej w jednostkach non profit nieprowadzących działalności gospodarczej

Zgodnie z rozporządzeniem informacja dodatkowa jednostki non profit nieprowadzącej działalności gospodarczej jest sporządzana w wersji uproszczonej. Powinna ona zawierać informacje uszczegóławiające dane ujęte w bilansie i rachunku wyników. Dotyczą one w szczególności zagadnień przedstawionych w tabeli 1. Warto dodać, że dobór sposobów prezentacji informacji dodatkowej zależy od kierownictwa jednostki.

Radzimy!

Aby uczynić sprawozdanie bardziej zrozumiałym i nie pominąć istotnych informacji, kwoty ujęte w poszczególnych elementach sprawozdania finansowego można prezentować w tysiącach złotych. Trzeba przy tym ujawnić poziom zastosowanych zaokrągleń.

Informacje tylko istotne

Należy podkreślić, że informacje i dane liczbowe prezentowane w informacji dodatkowej powinny dotyczyć bieżącego i poprzedniego roku obrotowego. Przy tym powinny to być informacje, które występują w jednostce non profit i są istotne.

Jednostka trzeciego sektora może wg własnego uznania określić formę, w jakiej przedstawi te informacje.

Celowe jest podawać dane w kolejności przyjętej we wzorach sprawozdawczych. Formę prezentacji powinno się dostosować do przedmiotu informacji. Wpływa na to m.in. rodzaj, typ i rozmiary prowadzonej działalności oraz specyfika określonego zagadnienia.

Powinno się przy tym pamiętać, że informacja dodatkowa ma rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki, bowiem stanowi ona integralną część sprawozdania finansowego.

Informacja dodatkowa za okresy roczne

Informacja dodatkowa do sprawozdania finansowego jest prezentowana co najmniej za okresy roczne. Nie oznacza to, że jednostka non profit nie może prezentować jej częściej niż raz do roku.

W przypadku zmiany dnia bilansowego i objęcia sprawozdaniem finansowym okresu dłuższego lub krótszego niż jeden rok należy w niej zamieścić okres objęty sprawozdaniem, wraz z podaniem:

l przyczyn, które to spowodowały,

l faktu braku pełnej porównywalności danych ujętych w poszczególnych elementach sprawozdania (w bilansie, rachunku wyników).

W informacji dodatkowej, podobnie jak w pozostałych elementach sprawozdania finansowego, konieczne jest ujawnienie danych za rok bieżący, a także danych porównawczych dotyczących poprzedniego okresu (roku obrotowego).

Dane porównawcze należy przedstawić także w części opisowej, jeżeli są one przydatne do zrozumienia sprawozdania finansowego za bieżący okres.

Informacje opisowe zawarte w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego, dotyczące przykładowo trwającej i nierozstrzygniętej sprawy sądowej za poprzedni okres, której wynik jest niepewny, mogą być użytkownikom przydatne w okresie bieżącym.

Dostęp użytkowników do informacji o występowaniu niepewności w poprzednim okresie oraz o podjętych działaniach na rzecz jej usunięcia może być dla nich ważny.

Pozycje wyjątkowe

Podobnie należy ujawnić także w sprawozdaniu „pozycje wyjątkowe”. Pociąga to za sobą potrzebę bardziej szczegółowego ich opisu w informacji dodatkowej celem zwiększenia ich użyteczności w następnym roku obrotowym.

Warto podkreślić, że zapewnienie porównywalności informacji finansowych w czasie ułatwi użytkownikom podjęcie poprawnych decyzji przez analizę występujących trendów, badanie zmian itp.

Uwaga!

W przypadku zmiany prezentacji danych lub klasyfikacji pozycji w sprawozdaniu finansowym konieczne jest, dla umożliwienia porównań, przeklasyfikowanie kwot z poprzednich okresów. Oznacza to potrzebę ujawnienia charakteru, kwot oraz przyczyn przeklasyfikowania.

Jeżeli przeklasyfikowanie kwot odpowiednich danych jest niewykonalne (bo dane te nie były gromadzone w poprzednim okresie), należy ujawnić powody braku tych danych oraz charakter korekt, jakie powinny nastąpić, gdyby doszło do przeklasyfikowania.

Warto dodać, że ustawodawca nie określił formy prezentacji dodatkowych informacji i objaśnień. Do tego celu można wykorzystać opis, tabele, formę graficzną, względnie tabelaryczno-opisową. Zależy to od rozwiązań przyjętych w każdej jednostce.

Niezależnie od zastosowanego rozwiązania ważne jest, aby wybrana forma jasno przedstawiała istotne informacje, które wpływają na zmianę oceny sytuacji majątkowej, finansowej, wyniku finansowego oraz dokonania jednostki non profit.

Do wykazania zmian w składnikach bilansu można wykorzystać niżej podane przykładowe wzory tabel 2, 3 i 4.

W przypadku gdy w jednostce non profit nie wystąpiły zdarzenia dotyczące poszczególnych pozycji informacji dodatkowej, można je pominąć. Warto dodać, że informację dodatkową, podobnie jak inne elementy sprawozdania finansowego, podpisują osoba prowadząca księgi rachunkowe i kierownik jednostki non profit.

Struktura informacji dodatkowej w jednostkach non profit prowadzących działalność gospodarczą

Jednostki non profit prowadzące działalność gospodarczą sporządzają bardziej szczególową informację dodatkową.

Obejmuje ona dwie części, to jest:

l wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz

l dodatkowe informacje i objaśnienia.

Wynika to z obowiązku respektowania przez jednostki non profit prowadzące działalność gospodarczą, w całej rozciągłości, przepisów ustawy o rachunkowości.

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego poprzedza bilans i zawiera następujące informacje:

l dane identyfikacyjne jednostki, takie jak: nazwa i siedziba, przedmiot działalności statutowej i gospodarczej, regon, NIP oraz właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr;

l czas trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony;

l okres objęty sprawozdaniem finansowym;

l zakres sprawozdania, jeżeli jest to sprawozdanie łączne bądź sprawozdanie po połączeniu jednostek, z podaniem metody rozliczenia połączenia (nabycia lub łączenia udziałów);

l zdolność jednostki do kontynuowania działalności w dającej się przewidzieć przyszłości, z podaniem ewentualnych zagrożeń w tym zakresie;

l przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, szczególnie w odniesieniu do zagadnień, co do których uor dopuszcza prawo wyboru rozwiązań stosowanych przez jednostkę (metody wyceny aktywów i pasywów, pomiar wyniku finansowego, metody sporządzania sprawozdania finansowego).

Przykładową strukturę informacyjną wprowadzenia do sprawozdania finansowego fundacji prowadzącej działalność gospodarczą zawiera poniższy przykład.

We wprowadzeniu muszą być ujęte informacje dotyczące roku obrotowego. Przykładowo, jeżeli czas funkcjonowania fundacji nie jest ograniczony, to tę tematykę pomija się we wprowadzeniu. Warto podkreślić, że wprowadzenie do sprawozdania finansowego ułatwia korzystanie z niego przez wielu jego użytkowników.

Ważne! Można kontynuować działalność

Ważnym komponentem wprowadzenia jest deklaracja prezesa dotycząca zdolności fundacji do kontynuowania działalności. Aby to ustalić, powinien on uwzględnić wszystkie informacje dostępne na dzień bilansowy, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości. Okres ten obejmuje jeden rok od dnia bilansowego. Przy tym jeżeli z informacji wynika, że istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności, to należy o tym fakcie poinformować we wprowadzeniu. Zasadniczą przesłanką dokonywania takiej oceny jest identyfikacja ewentualnych zagrożeń. Mogą to być przykładowo informacje o:

l nieterminowej regulacji należności przez kontrahentów,

l ujemnym wyniku działalności, znaczących kwotach zobowiązań wymagalnych i braku możliwości ich pokrycia przez jednostkę,

l likwidacji określonego rodzaju działalności gospodarczej.

Oznacza to, że jednostka powinna na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego na podstawie posiadanych informacji i znajomości realiów stwierdzić, czy zgodnie ze stanem faktycznym i prawnym jest zdolna do kontynuowania działalności co najmniej w następnym roku obrotowym. Podobnie należy powiadomić o występujących na dzień bilansowy zagrożeniach w tym zakresie. Deklaracja ta może mieć następującą postać: Roczne sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuacji działalności przez jednostkę przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy. Nie są znane żadne okoliczności wskazujące na zagrożenie dla kontynuowania jej działalności.

Jeśli nie można kontynuować działalności

Niespełnienie zasady kontynuacji działalności oznacza, że składniki majątkowe należy wyceniać zgodnie z art. 29 uor, to jest po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych od cen ich nabycia (lub kosztów wytworzenia) pomniejszonych o dokonane odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. W takim wypadku konieczne jest także utworzenie rezerw na przewidziane dodatkowe koszty i straty związane z zaniechaniem lub utratą zdolności do kontynuowania działalności. Ponadto, jeżeli fundacja zamierza zaprzestać określonego rodzaju działalności gospodarczej przysparzającej znacznych przychodów (np. likwidacja Biura Karier), to należy przychody i koszty związane z tym obszarem wykazać odrębnie, oddzielając je od elementów kształtujących wynik finansowy działalności kontynuowanej.

We wprowadzeniu opis przyjętych zasad rachunkowości

Istotnym elementem wprowadzenia do sprawozdania finansowego jest opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Za szczególnie ważne w tym zakresie uznaje się wybór metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego (w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości pozostawia jednostce to prawo). Powinny one zagwarantować odpowiednią jakość (rzetelność, wiarygodność) sprawozdania finansowego. Warto dodać, że w ramach przyjętych zasad rachunkowości można stosować uproszczenia, które nie zniekształcają obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

Aby umożliwić porównanie informacji za kolejne lata obrotowe, przyjęte zasady rachunkowości muszą być stosowane w sposób ciągły. Przejawia się to w obowiązku stosowania jednakowych metod grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego oraz sporządzania sprawozdania finansowego.

Uwaga!

Istnienie wymogu ciągłości stosowania przyjętych zasad (polityki) rachunkowości nie oznacza braku możliwości ich zmiany na inne, które umożliwią lepsze odzwierciedlenie sytuacji finansowej jednostki.

Warto dodać, że decyzja o zmianie zasad rachunkowości może być podjęta w dowolnym momencie, ale jej skutki powinny być odniesione do całego roku obrotowego. Zmiana polityki rachunkowości musi być uzasadniona z podaniem przyczyn oraz określeniem liczbowego wpływu tych zmian na wynik finansowy. Ponadto konieczne jest zapewnienie porównywalności danych sprawozdania finansowego za poprzedni i bieżący (w którym dokonano zmian) rok obrotowy.

W drugiej części informacji dodatkowej „Dodatkowe informacje i objaśnienia” ujmuje się dane uzupełniające:

l do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych,

l proponowane przeznaczenie zysku lub sposób pokrycia straty,

l podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki,

l inne informacje istotne dla zrozumienia sprawozdania finansowego.

Zakres tematyczny tych informacji został ujęty w tabeli 5. Stanowią one uzupełnienie informacji zawartych w innych komponentach sprawozdania finansowego. Przy ich sporządzaniu należy kierować się ogólną zasadą istotności, to jest wykazywania tylko tych informacji, które są ważne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Nie oznacza to negowania przez jednostkę prawa do uproszczeń w odniesieniu do zdarzeń mało istotnych.

Informacje, które należy ująć w drugiej części informacji dodatkowej, zostały pogrupowane w 9 częściach.

W celu zwiększenia czytelności danych w tabelach celowe jest ujawnianie informacji według kolejności przyjętej we wzorach sprawozdawczych:

l stan na koniec okresu, stan na początek okresu oraz dane za okres bieżący, dane za okres ubiegły, albo

l stan na początek okresu, stan na koniec okresu oraz dane, np. przychody za okres ubiegły czy przychody za okres bieżący.

W przypadku gdy ujawnieniu podlegają dane zmieniające się w czasie (stan początkowy i jego zmiany), wskazane jest ich ujęcie w następującej kolejności: stan początkowy, zmiany (zwiększenia i zmniejszenia), stan końcowy.

Jeżeli w jednostce nie wystąpiły zdarzenia dotyczące poszczególnych pozycji informacji dodatkowej, zarówno w danym roku obrotowym, jak i w roku poprzedzającym, można takie pozycje - podobnie jak przy sporządzaniu innych elementów sprawozdania finansowego - pominąć.

Rozwiązaniem akceptowanym jest także zamieszczenie na końcu informacji dodatkowej wykazu zagadnień niewystępujących w danej jednostce. Może on mieć następującą postać: W dodatkowych informacjach i objaśnieniach przewidzianych w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości zostały pominięte następujące dane: (...) ze względu na to, że nie wystąpiły zarówno w roku obrotowym, jak i w roku go poprzedzającym.

Reasumując:

W wypadku gdy jednostka sporządzająca sprawozdanie finansowe prowadzi tylko działalność statutową, to powinna sporządzić informację dodatkową według przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi (...).

Podstawy prawne:

l ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

l rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej - Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117

^* J. Samelak, Determinanty sprawozdawczości finansowej przedsiębiorstw oraz kierunki jej dalszego rozwoju, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Poznań 2004, s. 158.