Instrukcja wewnętrznego obiegu dokumentów nie musi mieć określonej formy prawnej. W praktyce - w celu podkreślenia jej znaczenia - instrukcję przyjmuje się w formie uchwały zarządu. Dla jej ważności w organizacji można jednak przyjąć dowolną formę pisemną, spełniającą minimalne wymogi formalne wewnętrznego aktu prawnego.

Niezależnie od przyjętej formy, dokument musi stanowić spójną całość - tak, aby jego przestrzeganie nie napotykało trudności z powodu niezgodności z zasadami tworzenia aktów prawnych. Dział VI rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawotwórczej" przedstawia takie zasady - mogą one być z powodzeniem stosowane zarówno do uchwał w organizacjach pozarządowych, jak i do aktów niższego rzędu.