5. Delegowanie uprawnień

BEATA OLEJNIK

Gdyby kierownik jednostki miał wykonywać osobiście wszystkie czynności opisane w „Obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych”, to nie trzeba by było tworzyć procedur. W związku z tym dopuszcza się według uofp i uor delegowanie pewnych uprawnień dotyczących kontroli na pracowników zatrudnionych w jednostce, przy pomocy których kierownik wypełnia swoje obowiązki. Dlatego jest możliwe rozdzielenie w „Obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych” wielu czynności zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” na osoby, które skutecznie kontrolują i uwiarygodniają informacje zawarte w dokumentach.

Delegowanie uprawnień ma swoje ograniczenia i zasady udzielania.

Zapamiętaj!

Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych uofp, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu (art. 4 pkt 5 uor).

Zapamiętaj!

Powierzenie przez kierownika jednostki obowiązków z zakresu kontroli finansowej nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności za brak nadzoru nad jej wykonywaniem.

Poprzez delegowanie uprawnień jednostka dąży do tego, aby obieg i kontrola dokumentów były możliwie wąsko ujęte w procedury (specjalizacja), co zapobiegnie możliwości wystąpienia nieprawidłowości. W przypadku procedur związanych z kontrolą finansową, takim wąskim ujęciem najczęściej dysponuje główny księgowy jednostki. Jemu najczęściej kierownik powierza obowiązek tworzenia i aktualizowania pisemnych procedur związanych z kontrolą finansową. Takie podejście to element rozproszenia posiadanych obowiązków, który w sposób znaczący wpływa na sprawność zarządzania jednostką.