3. Warianty pozyskania systemu informatycznego

ANDRZEJ WARYSZAK

Powszechna informatyzacja prowadzenia ksiąg rachunkowych w działalności jednostek stała się faktem. W zdecydowanej większości jednostki nie zastanawiają się, czy informatyzować, lecz jak i w jaki sposób wprowadzić system informatyczny, unowocześnić lub zastąpić dotychczasowy system, jak dokonać optymalnego wyboru. Rozdział ten wskazuje i przybliża sposoby pozyskania nowego systemu informatycznego dla komórek finansowo-księgowych jednostek sektora finansów publicznych, wskazując ich wady i zalety. W rozdziale omówiono także plusy i minusy korzystania z programów bezpłatnych.

Podjęcie decyzji zależy od charakteru i wielkości jednostki. Jednostki mniejsze mogą poprzestać na skorzystaniu z gotowych rozwiązań, te większe, a także te, w których występują bardziej złożone procesy i zróżnicowana działalność - powinny rozważyć opracowanie i wdrożenie systemu uwzględniającego ich indywidualne potrzeby. Wybór systemu zawsze jest związany z ryzykiem popełnienia błędu. Znaczne nakłady zarówno finansowe, jak i organizacyjne mogą nie spełnić pokładanych oczekiwań. Nabycie systemu informatycznego, tak jak każda inwestycja, powinno docelowo przysporzyć jednostce określonych korzyści. Dlatego tak istotną kwestią jest dogłębna analiza potrzeb i możliwości jednostki.

Generalnie można wyróżnić cztery warianty pozyskania nowego systemu informatycznego:

1) zakup gotowego programu księgowego dedykowanego dla jednostek sektora finansów publicznych,

2) zakup gotowego systemu księgowego przeznaczonego dla wszystkich jednostek prowadzących księgi rachunkowe,

3) zakup zintegrowanego systemu i jego przystosowanie na potrzeby jednostki sektora finansów publicznych,

4) opracowanie systemu we własnym zakresie.

3.1. Zakup gotowego programu księgowego dedykowanego dla jednostek sektora finansów publicznych

Najprostszym rozwiązaniem dla stosunkowo niewielkich jednostek jest zakup gotowego programu księgowego, dedykowanego dla jednostek sektora finansów publicznych. Jednostki te nie muszą mieć rozbudowanych i skomplikowanych systemów, których wadą w tym przypadku jest złożony i długotrwały proces wdrożenia, a ich cena zazwyczaj przekracza możliwości finansowe małej jednostki. Dlatego też