2. Przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia

Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 5 uor).

W przypadku ksiąg rachunkowych prowadzonych:

● za pomocą komputera - należy dokonać blokady systemowej uniemożliwiającej wprowadzanie jakichkolwiek zapisów do zamkniętych ksiąg rachunkowych,

● ręcznie - należy podkreślić ostatnią pozycję wprowadzoną w danym roku obrotowym i wyspecyfikować bezpośrednio pod nią sumy obrotów i sald za ostatni miesiąc oraz za cały rok (bilans zamknięcia).

Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia, przy czym ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych danego roku i otwarcie ksiąg roku kolejnego w jednostkach kontynuujących działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy (art. 12 ust. 2 pkt 1 oraz ust. 4 uor).

W przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych oraz placówek (czyli jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej) w zakresie terminów zamykania ksiąg rachunkowych obowiązują zasady wynikające z rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Zgodnie z nimi:

1) dniem kończącym rok obrotowy, na który zamyka się księgi rachunkowe, jest dzień 31 grudnia danego roku, co wynika z przepisów:

● § 18 ust. 1 ww. rozporządzenia, według którego dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych rokiem obrotowym jest rok budżetowy, czyli rok kalendarzowy (art. 109 ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: uofp),

● § 17 ust. 2 ww. rozporządzenia, według którego dniem bilansowym dla placówek jest 31 grudnia;

2) ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego (§ 18 ust. 3 ww. rozporządzenia).