Dowody kasowe

Do dokumentowania i ewidencjonowania operacji kasowych służą dowody kasowe:

1) wpłaty gotówki do kasy - dowody własne KP - "Kasa przyjmie", a także inne dowody:

● określone w obowiązujących przepisach (np. kwitariusze przychodowe używane do potwierdzania wpłat z tytułu podatków i należności niepodatkowych w urzędach obsługujących państwowe i samorządowe organy podatkowe),

● zatwierdzone do stosowania przez kierownika jednostki (np. pokwitowania wpłaty na drukach generowanych przez system komputerowy, używany w jednostce do prowadzenia ewidencji operacji kasowych);

2) wypłaty gotówki z kasy:

● dowody źródłowe, takie jak np.: listy płac wynagrodzeń, nagród, zasiłków, ryczałtów za korzystanie z pojazdów prywatnych do celów służbowych; wnioski o zaliczkę, rozliczenia zaliczek, rozliczenia kosztów podróży służbowych, dowody odprowadzenia gotówki z kasy jednostki na rachunek bankowy, faktury, rachunki oraz inne zatwierdzone do stosowania przez kierownika jednostki,

● dowody zastępcze - KW - "Kasa wypłaci", w sytuacji gdy wypłata nie może być udokumentowana dowodem źródłowym;

3) zbiorcze dowody księgowe - RK - "Raport kasowy", służące do łącznego dokonywania zapisów na temat zrealizowanych operacji kasowych w księgach rachunkowych jednostki.

Poza tym do dokumentacji kasowej zaliczane są także protokoły kontroli stanu kasy, sporządzane przy przekazywaniu kasy pomiędzy poszczególnymi pracownikami pełniącymi funkcje kasjerów (protokoły zdawczo-odbiorcze) oraz na dowód przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnych bądź obowiązkowych (rocznych) aktywów przechowywanych w kasie.

W rozdziale tym omówione są zasady sporządzania tzw. dokumentów kasowych operacyjnych, do których należą:

● dowód wpłaty KP - "Kasa przyjmie",

● dowód wypłaty KW - "Kasa wypłaci",

● kwitariusze przychodowe i rozchodowe,

● czek gotówkowy,

● bankowy dowód wpłaty,

● RK - "Raport kasowy",

oraz protokołów zdawczo-odbiorczych kasy.

1. KP - "Kasa przyjmie"

KP - "Kasa przyjmie" (inaczej też KP - "Pokwitowanie wpłaty" lub KP - "Dowód wpłaty") jest to podstawowy dokument kasowy, służący do potwierdzania przeprowadzenia operacji przyjęcia gotówki do kasy jednostki. Sporządza się go w przypadkach: