Udokumentowanie faktu przeprowadzenia spisu z natury i jego wyników

Do udokumentowania faktu przeprowadzenia i rozliczenia wyników spisu z natury służą:

● arkusze spisu z natury,

● zbiorcze zestawienia arkuszy spisu z natury,

● zestawienia różnic inwentaryzacyjnych.

1. Arkusz spisu z natury (arkusz spisowy)

Arkusze spisowe są znormalizowanymi drukami służącymi do udokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych metodą spisu z natury. Ujmuje się w nich informacje na temat ilości i wartości aktywów trwałych i obrotowych będących rzeczywiście na stanie jednostki w czasie przeprowadzania spisu.

Arkusze spisowe stanowią dokumenty księgowe własne wewnętrzne jednostki w rozumieniu art. 20 ust. 2 pkt 3 uor. Aby zapewnić rzetelność przeprowadzanego spisu z natury, druki arkuszy spisowych powinny być objęte szczególnymi zasadami ewidencji i kontroli, odpowiednimi dla druków ścisłego zarachowania, czyli różnych formularzy stosowanych w jednostkach organizacyjnych, objętych ewidencją i kontrolą ze względu na możliwość ich wykorzystania do dokonania nadużyć zarówno przez upoważnionych pracowników danej jednostki, jak i osoby nieupoważnione. Formularze zaliczane do druków ścisłego zarachowania podlegają ewidencji i kontroli przez cały czas posiadania ich przez jednostkę, czyli od chwili zakupu, przez okres ich przechowywania przed wydaniem do zużycia, wykorzystywania przez bezpośrednich użytkowników aż po zwrot kopii wykorzystanych druków i ich archiwizację. Arkusze spisu z natury są w tym zakresie wyjątkiem, ponieważ nie muszą być poddane szczególnej kontroli i ewidencji już bezpośrednio po zakupie, a stają się drukami ścisłego zarachowania dopiero z chwilą ich ponumerowania przed bezpośrednim wydaniem użytkownikom.

PRZYKŁAD

Kiedy należy ocechować zakupione formularze arkuszy spisu z natury? Czy trzeba to zrobić zaraz po zakupie, czy dopiero po zarządzeniu przez kierownika jednostki inwentaryzacji?

Arkusze spisu z natury powinny być zaliczane w jednostce do druków ścisłego zarachowania ze względu na konieczność zapewnienia rzetelności wyników przeprowadzanych spisów z natury. Jednak ponieważ na ich podstawie nie można uzyskać bezpośredniego dostępu do mienia jednostki (inaczej niż w przypadku dowodów kasowych czy magazynowych, na podstawie których można nielegalnie wyprowadzić z jednostki środki pieniężne zgromadzone w kasie czy środki rzeczowe składowane w magazynach i dokonać ich zagarnięcia), nie muszą one być objęte ewidencją i kontrolą bezpośrednio po zakupie formularzy. W praktyce większości jednostek przyjmuje się, że zakupione i nieocechowane arkusze (czyli nieoznaczone nazwą jednostki i bez nadanych numerów druków ścisłego zarachowania) można przechowywać w jednostce bez obejmowania ich ewidencją. Ocechowanie druków następuje dopiero przed planowaną inwentaryzacją (w ramach czynności przygotowawczych do spisu z natury). Bezpośrednio po ich ocechowaniu przychód arkuszy powinien być odnotowany w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym.