Ujęcie wyników spisu z natury w księgach rachunkowych

Ewidencjonowanie i rozliczanie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych obejmuje dwa etapy:

● etap 1 - ujęcie stwierdzonych różnic na odpowiednim koncie rozrachunkowym służącym do rozliczania wyników inwentaryzacji jako nadwyżki, szkody lub niedobory i dokonanie zapisów na odpowiednich kontach przeciwstawnych pokazujących zwiększenie lub zmniejszenie stanu poszczególnych składników majątkowych jednostki,

● etap 2 - rozliczenie różnic polegające na przeniesieniu nadwyżek, szkód i niedoborów z konta rozrachunkowego służącego do rozliczania wyników inwentaryzacji na właściwe konta przychodów, kosztów lub rozrachunków na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia inwentaryzacji.

Jeśli odpowiednie księgowania nie zostaną wprowadzone do ksiąg rachunkowych roku obrotowego, za który był przeprowadzany spis z natury, przeprowadzony spis nie spełnia warunku terminowości rozliczenia, określonego w art. 27 ust. 2 uor.

Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych wymaga dokonania ich wyceny.

Wartość ujawnionych nadwyżek ustala się na podstawie:

● dokumentów źródłowych, np.: umowy kupna, protokołu nieodpłatnego przekazania z innej jednostki sektora finansów publicznych, umowy darowizny,

● cen sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (przy uwzględnieniu stopnia zużycia wycenianego składnika majątkowego) - w razie gdyby w dokumentach wartość nie została określona (np. w przypadku darowizn od osób fizycznych) albo w sytuacji gdy w jednostce nie ma dokumentów źródłowych (zaginęły lub nigdy nie zostały sporządzone).