Nieprawidłowości przy tworzeniu dokumentacji opisującej politykę rachunkowości jednostki

Każda jednostka organizacyjna sektora finansów publicznych zobowiązana do stosowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) powinna uwzględniać zasady (politykę) rachunkowości, czyli wybrane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone przez uor (a także ustalone w tzw. standardach rachunkowości), rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki (art. 4 ust. 1 uor).

1. Naruszenia ogólnych zasad ustalania polityki rachunkowości i utrwalania jej w formie pisemnej

Politykę rachunkowości ustala i utrwala w formie pisemnej, jako zbiór dokumentów opisujących przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, kierownik danej jednostki (art. 10 ust. 1 i 2 uor).

W praktyce naruszenia art. 4 ust. 1 pkt 1 i ust. 5 oraz ust. 1 i 10 uor można podzielić na dwie grupy:

● grupa I - nieustalenie w jednostce polityki rachunkowości w całości lub w części,

● grupa II - naruszanie kompetencji kierownika jednostki do ustalenia polityki rachunkowości przez kierowników innych jednostek (lub inne organy), np. mających kompetencje nadzorcze wobec danej jednostki.

GRUPA I

1 - nieustalenie w jednostce polityki rachunkowości w całości

Jest to najrzadziej odnotowywana przez instytucje kontrolne nieprawidłowość w tej grupie, niemniej jednak uchybienie to ciągle występuje w niedużych jednostkach organizacyjnych:

● posiadających osobowość prawną (np. w instytucjach kultury), gdzie przy prowadzeniu rachunkowości techniką ręczną główni księgowi korzystają z opracowań książkowych dotyczących zakładowych planów kont, a przy prowadzeniu rachunkowości techniką komputerową korzystają z opracowań książkowych oraz z opisu zasad działania oprogramowania, dostarczonego przy zakupie licencji na użytkowanie programu służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych,

● nieposiadających osobowości prawnej (w jednostkach budżetowych), gdzie przy prowadzeniu rachunkowości techniką ręczną główni księgowi korzystają z opisu zasad funkcjonowania kont zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont), z opracowań książkowych dotyczących zakładowych planów kont, a przy prowadzeniu rachunkowości techniką komputerową - z wymienionego załącznika nr 3, z opracowań książkowych oraz z opisu zasad działania oprogramowania dostarczonego przy zakupie licencji na użytkowanie programu służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych.