Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb przeprowadzania inwentaryzacji w formie spisu z natury, zwanej dalej „spisem z natury”;

2) skład i zadania Komisji inwentaryzacyjnej w Ministerstwie Finansów powoływanej do przeprowadzania spisu z natury, zwanej dalej „Komisją”, oraz zespołów spisowych przeprowadzających czynności spisowe, zwanych dalej „zespołami spisowymi”;

3) zakres i sposób wykonywania kontroli przeprowadzania czynności spisowych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Finansów;

2) Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

3) kierowniku jednostki - rozumie się przez to ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych;

5) planie inwentaryzacji - rozumie się przez to plan inwentaryzacji na dany rok, opracowany zgodnie z polityką rachunkowości;

6) polu spisowym - rozumie się przez to wydzielony obszar oznaczony pozwalającymi na jego identyfikację nazwą lub numerem, w którym czynności spisowe są przeprowadzane w ciągu jednego dnia roboczego;

7) pracowniku - rozumie się przez to również funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej pełniącego służbę w Ministerstwie oraz funkcjonariusza, o którym mowa w art. 2 ust. 2a ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm.²⁾), oddelegowanego do Ministerstwa;

8) pracowniku odpowiedzialnym materialnie - rozumie się przez to magazyniera i kasjera;

9) pracowniku odpowiedzialnym za ewidencję - rozumie się przez to pracownika, któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji składników majątkowych;

10) pracowniku odpowiedzialnym za gospodarowanie mieniem - rozumie się przez to pracownika, któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność za gospodarowanie mieniem w zakresie wydawania i rozliczania składników majątkowych.

Rozdział 2

Komisja

§ 3. 1. W skład Komisji wchodzą:

1) Przewodniczący Komisji;

2) Zastępca Przewodniczącego Komisji - dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania nieruchomościami Ministerstwa;

3) członkowie - dyrektorzy komórek organizacyjnych właściwych do spraw gospodarowania mieniem, z wyłączeniem dyrektora komórki organizacyjnej, o którym mowa w pkt 2.

2. Przewodniczącego Komisji wyznacza, z upoważnienia kierownika jednostki, Dyrektor Generalny.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, może upoważnić pracowników tej komórki organizacyjnej do wykonywania zadań odpowiednio Zastępcy Przewodniczącego Komisji albo członka Komisji, o czym niezwłocznie informuje Przewodniczącego Komisji.

4. W skład Komisji nie może wchodzić:

1) główny księgowy;

2) pracownik odpowiedzialny materialnie;

3) pracownik odpowiedzialny za ewidencję;

4) pracownik odpowiedzialny za gospodarowanie mieniem.

5. Przewodniczący Komisji wyznacza spośród jej członków kontrolerów spisowych do wykonywania kontroli, o której mowa w § 24 ust. 1.

6. Obsługę administracyjną Komisji zapewnia komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania nieruchomościami Ministerstwa.

§ 4. Komisja przygotowuje i przeprowadza spis z natury, gromadzi dokumentację z jego przebiegu oraz nadzoruje prace zespołów spisowych, w tym przeprowadza wyrywkową kontrolę przebiegu spisu z natury.

§ 5. 1. Do zadań Przewodniczącego Komisji należy:

1) kierowanie pracami Komisji;

2) przydzielanie zadań poszczególnym członkom Komisji;

3) zapewnienie przeszkolenia członków Komisji oraz zespołów spisowych w zakresie przeprowadzania spisu z natury.

2. Zadania Przewodniczącego Komisji w czasie jego nieobecności wykonuje Zastępca Przewodniczącego Komisji.

Rozdział 3

Zespoły spisowe

§ 6. 1. W skład zespołu spisowego wchodzi co najmniej trzech pracowników wskazanych przez dyrektorów komórek organizacyjnych, zwanych dalej „członkami zespołów spisowych”.

2. Członków zespołów spisowych wyznacza, z upoważnienia kierownika jednostki, Dyrektor Generalny na wniosek Przewodniczącego Komisji. Przepis § 3 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 4

Spis z natury

§ 7. 1. Spis z natury, z upoważnienia kierownika jednostki, zarządza Dyrektor Generalny, na wniosek Przewodniczącego Komisji, określając datę jego rozpoczęcia i zakończenia. W przypadku spisu z natury przeprowadzanego zgodnie z planem inwentaryzacji wniosek składa się w terminie umożliwiającym jego przeprowadzenie zgodnie z tym planem.

2. W przypadku inwentaryzacji doraźnych, o których mowa w polityce rachunkowości, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw gospodarowania mieniem podlegającym spisowi z natury, występuje do Przewodniczącego Komisji z wnioskiem o przeprowadzenie spisu z natury. Przepis ust. 1 zdanie pierwsze stosuje się.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się:

1) przygotowany przez Komisję harmonogram spisu z natury określający terminy przeprowadzenia poszczególnych czynności spisowych;

2) wniosek o wyznaczenie składów osobowych zespołów spisowych.

§ 8. Po zarządzeniu spisu z natury Komisja:

1) przyporządkowuje pola spisowe do poszczególnych zespołów spisowych;

2) zawiadamia:

a) pracowników użytkujących składniki majątkowe podlegające spisowi z natury zgodnie z ustalonym harmonogramem, w tym pracowników odpowiedzialnych materialnie, pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem i pracowników odpowiedzialnych za ewidencję - o zakresie i terminie spisu z natury,

b) pracowników odpowiedzialnych materialnie i pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem - o obowiązku uporządkowania użytkowanych przez nich pól spisowych objętych spisem z natury,

c) członków zespołów spisowych - o zakresie i terminach czynności spisowych.

§ 9. Zespół spisowy przeprowadza czynności spisowe zgodnie z ustalonym harmonogramem.

§ 10. 1. W czynnościach spisowych w magazynie lub kasie, oprócz zespołu spisowego, uczestniczy pracownik odpowiedzialny materialnie albo osoba wskazana pisemnie przez tego pracownika.

2. W przypadku nieobecności pracownika odpowiedzialnego materialnie oraz osoby, o której mowa w ust. 1, czynności spisowe przeprowadza co najmniej dwóch członków zespołu spisowego.

§ 11. 1. Czynności spisowe są przeprowadzane przy użyciu:

1) kolektorów danych lub czytników kodów kreskowych, współpracujących z systemem służącym do ewidencji środków trwałych w Ministerstwie;

2) czytników RFID współpracujących z systemem dedykowanym do obsługi zbiorów bibliotecznych w Ministerstwie - w przypadku zbiorów bibliotecznych;

3) papierowych formularzy arkuszy spisowych wypełnianych ręcznie - w przypadku braku możliwości przeprowadzenia czynności spisowych przy użyciu urządzeń, o których mowa w pkt 1 i 2.

2. W przypadku spisu z natury przeprowadzanego w kasie uzyskane dane ujmuje się w protokole spisu z natury gotówki w kasie. Przepisu ust. 1 nie stosuje się.

§ 12. 1. W przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 3, Przewodniczący Komisji lub wyznaczony przez niego członek Komisji przed wydaniem papierowego formularza arkusza spisowego, parafuje go, numeruje i oznacza adnotacją o treści „Druk ścisłego zarachowania” oraz nazwą jednostki „Ministerstwo Finansów, ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa”. Oznaczenia papierowych formularzy arkuszy spisowych mogą mieć formę odpowiednich pieczęci.

2. Komisja prowadzi ewidencję papierowych formularzy arkuszy spisowych oraz ilościową kontrolę ich zużycia.

3. Ewidencja zawiera w szczególności dane dotyczące:

1) wydania papierowych formularzy arkuszy spisowych, w tym datę wydania, liczbę wydanych formularzy i ich numery oraz pokwitowanie odbioru;

2) zwrotu papierowych formularzy arkuszy spisowych, w tym datę zwrotu oraz wyszczególnienie formularzy wykorzystanych, niewykorzystanych i anulowanych oraz pokwitowanie zwrotu.

§ 13. Przed przystąpieniem do czynności spisowych członkowie zespołów spisowych są szkoleni w zakresie przeprowadzania tych czynności, w szczególności co do sposobu posługiwania się urządzeniami, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz wypełniania i zabezpieczania papierowych formularzy arkuszy spisowych. Potwierdzeniem odbycia szkolenia jest zaświadczenie o jego odbyciu.

§ 14. Na dzień poprzedzający rozpoczęcie spisu z natury zgodnie z planem inwentaryzacji administrator systemu służącego do ewidencji środków trwałych lub zapasów magazynowych w Ministerstwie lub administrator systemu dedykowanego do obsługi zbiorów bibliotecznych w Ministerstwie, generuje z tego systemu raport obejmujący składniki majątkowe podlegające spisowi z natury i udostępnia go w postaci elektronicznej Przewodniczącemu Komisji.

§ 15. Przed rozpoczęciem czynności spisowych:

1) Komisja przyjmuje od pracowników odpowiedzialnych za ewidencję, pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem lub pracowników odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym odpowiednio w załączniku nr 1-3 do zarządzenia;

2) główny księgowy przekazuje Komisji informacje o uzgodnieniu ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją syntetyczną według stanu na dzień poprzedzający rozpoczęcie spisu z natury.

§ 16. Zespół spisowy przeprowadza czynności spisowe w wyznaczonych polach spisowych, w tym:

1) ustala rzeczywistą ilość (liczbę) poszczególnych składników majątkowych;

2) uczestniczy w zamykaniu na czas przerw w czynnościach spisowych pomieszczeń magazynów i kasy objętych spisem z natury oraz ich otwieraniu;

3) weryfikuje stan zabezpieczenia pomieszczeń.

§ 17. 1. Składniki majątkowe objęte spisem z natury, znajdujące się w polu spisowym, nie mogą być przemieszczane do czasu zakończenia czynności spisowych.

2. W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Komisji może wyrazić zgodę na przemieszczenie składnika majątkowego objętego spisem z natury, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Ministerstwa.

§ 18. Po zakończeniu czynności spisowych pracownik odpowiedzialny materialnie składa oświadczenie końcowe dotyczące przebiegu spisu z natury. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

§ 19. Po zakończeniu czynności spisowych zespół spisowy przekazuje Komisji urządzenia, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1 lub 2, oraz za pokwitowaniem niewykorzystane papierowe formularze arkuszy spisowych.

§ 20. 1. Komisja porównuje przekazane przez zespół spisowy dane ze stanem ewidencyjnym, wycenia i ustala ewentualne różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazywanym w księgach rachunkowych oraz powiadamia o nich:

1) pracownika odpowiedzialnego materialnie, przekazując mu za pokwitowaniem zestawienie tych różnic - w przypadku spisu z natury przeprowadzanego w kasie lub magazynie;

2) pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem - oraz wyjaśnia z tym pracownikiem przyczyny ich powstania i sporządza wnioski dotyczące sposobu rozliczenia tych różnic.

2. Komisja ustalając przyczyny powstania różnic, o których mowa w ust. 1, może w szczególności:

1) żądać dokonania ustaleń i pisemnych wyjaśnień na okoliczność powstałych różnic, w szczególności od pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem;

2) korzystać z opinii rzeczoznawców, członków zespołów spisowych i innych osób;

3) zarządzić ponowne przeprowadzenie czynności spisowych - na uzasadniony wniosek pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem.

§ 21. 1. Na pisemny i uzasadniony wniosek pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem Komisja może zaakceptować kompensatę niedoborów nadwyżkami, jeżeli nadwyżki i niedobory:

1) zostały ustalone na podstawie tych samych czynności spisowych i powstały w tym samym okresie objętym spisem z natury;

2) dotyczą tego samego pracownika odpowiedzialnego materialnie lub tego samego pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem;

3) powstały w pokrewnych asortymentach składników majątkowych podlegających spisowi z natury.

2. Zaakceptowane przez Komisję kompensaty niedoborów nadwyżkami są przedstawiane we wnioskach końcowych protokołu ze spisu z natury, a po jego zatwierdzeniu są udostępniane komórce organizacyjnej właściwej w sprawach ewidencji składników majątkowych Ministerstwa.

§ 22. 1. Komisja sporządza:

1) sprawozdanie ze spisu z natury zawierające w szczególności opis przebiegu spisu z natury oraz wnioski końcowe z przeprowadzonego spisu z natury;

2) protokół ze spisu z natury zawierający zestawienie różnic inwentaryzacyjnych oraz informację o sposobie ich rozliczenia.

2. Przewodniczący Komisji przekazuje do zaopiniowania głównemu księgowemu dokumenty, o których mowa w ust. 1.

3. Dyrektor Generalny, z upoważnienia kierownika jednostki, zatwierdza dokumenty, o których mowa w ust. 1, po zaopiniowaniu przez głównego księgowego.

§ 23. Przewodniczący Komisji:

1) przekazuje głównemu księgowemu zatwierdzone dokumenty, o których mowa w § 22 ust. 1;

2) przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym wnioski końcowe z przeprowadzonego spisu z natury, celem ich realizacji w terminie wskazanym w sprawozdaniu ze spisu z natury;

3) powiadamia podmioty powierzające Ministerstwu składniki majątkowe do użytkowania o spisanych w trakcie spisu z natury składnikach majątkowych powierzonych przez te podmioty;

4) przekazuje do właściwej komisji majątkowej wykaz składników majątkowych zakwalifikowanych podczas spisu z natury jako uszkodzone, celem podjęcia dalszych działań.

Rozdział 5

Kontrola

§ 24. 1. Przewodniczący Komisji lub wyznaczony przez niego kontroler spisowy dokonują wyrywkowej kontroli prawidłowości i kompletności przeprowadzania czynności spisowych.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności sprawdzenie:

1) pracy zespołów spisowych;

2) prawidłowości i kompletności wypełnionych arkuszy spisowych lub zapisu pamięci urządzeń, o których mowa § 11 ust. 1 pkt 1 i 2.

3. Kontrolujący sporządza protokół z przeprowadzonej wyrywkowej kontroli czynności spisowych.

§ 25 . W przypadku stwierdzenia, że czynności spisowe nie są przeprowadzane prawidłowo, Przewodniczący Komisji może zarządzić ich ponowne przeprowadzenie.

Rozdział 6

Przepis końcowy

§ 26. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 24 kwietnia 2024 r.