§ 1. 1. Zarządzenie określa sposób dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w:

1) Ministerstwie Zdrowia;

2) jednostkach budżetowych podległych Ministrowi Zdrowia;

3) urzędach centralnych nadzorowanych przez Ministra Zdrowia i jednostkach budżetowych im podległych;

4) Głównej Bibliotece Lekarskiej im. Stanisława Konopki w Warszawie;

5) Profilaktycznym Domu Zdrowia w Juracie.

2. Zarządzenie określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej;

2) tryb i warunki przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej;

4) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych;

5) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Zdrowia;

2) członkach Kierownictwa Ministerstwa - rozumie się przez to Ministra Zdrowia, Sekretarza Stanu lub Podsekretarzy Stanu oraz Szefa Gabinetu Politycznego Ministra;

3) kierowniku jednostki organizacyjnej - rozumie się przez to kierownika jednostki organizacyjnej, o której mowa w § 1 ust. 1 pkt 2-5, a w przypadku gdy w jednostce istnieje stanowisko dyrektora generalnego - dyrektora generalnego w tej jednostce;

4) Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa Zdrowia;

5) jednostkach organizacyjnych - rozumie się przez to jednostki, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 2-5;

6) kierowniku komórki organizacyjnej Ministerstwa - rozumie się przez to dyrektora lub zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej w Ministerstwie;

7) użytkowniku - rozumie się przez to osobę, której przyznano służbową kartę płatniczą i z którą została zawarta umowa o korzystanie ze służbowej karty płatniczej;

8) służbowej karcie płatniczej - rozumie się przez to elektroniczny środek płatności, który umożliwia bezgotówkowe dokonywanie transakcji w ramach powierzonych obowiązków, wydany przez bank, z którym Ministerstwo lub jednostka organizacyjna zawarła umowę w zakresie jej obsługi;

9) komórce merytorycznej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa albo jednostki organizacyjnej sprawdzającą pod względem merytorycznym dokonane wydatki z użyciem służbowej karty płatniczej, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi odpowiednio w Ministerstwie albo danej jednostce organizacyjnej;

10) komórce finansowej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa albo jednostki organizacyjnej rozliczającą wydatki dokonywane z użyciem służbowej karty płatniczej, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi odpowiednio w Ministerstwie albo danej jednostce organizacyjnej.

§ 3. 1. Służbowa karta płatnicza może być przyznana:

1) członkom Kierownictwa Ministerstwa;

2) Dyrektorowi Generalnemu;

3) kierownikom jednostek organizacyjnych;

4) kierownikom komórek organizacyjnych Ministerstwa;

5) pracownikom Ministerstwa oraz jednostek organizacyjnych, którzy w ramach powierzonych obowiązków służbowych:

a) dokonują zaopatrzenia Ministerstwa albo jednostki organizacyjnej w materiały, towary i usługi, lub

b) dokonują zakupu paliwa do pojazdów oraz posiadają upoważnienie Dyrektora Generalnego, lub kierownika jednostki organizacyjnej albo osób przez nich upoważnionych do kierowania służbowymi środkami transportu, lub

c) uczestniczą w delegacjach krajowych lub zagranicznych, lub

d) zostali wyznaczeni do obsługi delegacji krajowych lub zagranicznych.

2. Przyznanie służbowej karty płatniczej osobom, o których mowa w ust. 1, uzasadnia charakter obowiązków służbowych, wynikających z imiennych obowiązków służbowych lub opisów stanowisk pracy.

3. Służbowa karta płatnicza może być przyznana:

1) osobie, która nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę;

2) maksymalnie na czas zatrudnienia pracownika na zajmowanym stanowisku, z wyłączeniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

4. Odwołanie osoby, o której mowa w ust. 1, z pełnionej funkcji, wypowiedzenie stosunku pracy lub przeniesienie na stanowisko nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek:

1) zwrotu służbowej karty płatniczej do komórki finansowej w terminie siedmiu dni roboczych od zaistnienia jednej z powyższych okoliczności oraz

2) rozliczenia wydatków dokonanych z jej użyciem.

5. Do korzystania ze służbowej karty płatniczej uprawniony jest wyłącznie użytkownik, którego imię i nazwisko znajduje się na tej karcie.

6. Służbową kartę płatniczą przyznaje się na czas określony. Po upływie tego terminu powstaje obowiązek zwrotu karty do komórki finansowej i rozliczenia wydatków dokonanych z jej użyciem, zgodnie z § 7.

§ 4. 1. Służbową kartę płatniczą wydaje się na wniosek, którego wzór jest określony w załączniku nr 1 do zarządzenia.

2. Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej składa:

1) pracownik jednostki organizacyjnej do kierownika jednostki organizacyjnej;

2) pracownik Ministerstwa do Dyrektora Generalnego - za pośrednictwem dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa;

3) członek Kierownictwa Ministerstwa, Dyrektor Generalny oraz kierownicy jednostek organizacyjnych do Ministra Zdrowia;

4) dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa do Dyrektora Generalnego.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza osoba, do której został złożony, a następnie przekazuje do komórki finansowej.

4. Komórka finansowa po otrzymaniu zatwierdzonego wniosku, o którym mowa w ust. 1, przygotowuje umowę, o której mowa w ust. 5.

5. Służbowa karta płatnicza jest przyznawana na podstawie umowy określającej prawa i obowiązki użytkownika, zawartej zgodnie z niniejszym zarządzeniem, której ramowy wzór jest określony w załączniku nr 2 do zarządzenia.

6. Umowa, o której mowa w ust. 5, jest zawierana przez:

1) Ministra Zdrowia z członkiem Kierownictwa Ministerstwa, Dyrektorem Generalnym lub kierownikiem jednostki organizacyjnej,

2) Dyrektora Generalnego z dyrektorem komórki organizacyjnej Ministerstwa lub z pracownikiem Ministerstwa,

3) kierownika jednostki organizacyjnej w imieniu Ministerstwa z pracownikiem jednostki organizacyjnej

- przy czym Dyrektor Generalny oraz kierownik jednostki organizacyjnej nie są uprawnieni do upoważniania innych osób do zawierania umów, o których mowa w ust. 5.

7. Przed zawarciem umowy użytkownik wypełnia formularz wymagany przez bank do wydania służbowej karty płatniczej, podając niezbędne dane osobowe.

8. Za ochronę danych osobowych niezbędnych do wydania oraz korzystania ze służbowej karty płatniczej odpowiada Dyrektor Generalny lub kierownik jednostki organizacyjnej.

9. Umowa, o której mowa w ust. 5, określa w szczególności:

1) okres, na jaki jest przyznawana służbowa karta płatnicza;

2) miesięczny limit wydatków dla służbowej karty płatniczej;

3) określenie rodzajów materiałów, towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata z użyciem służbowej karty płatniczej;

4) tryb postępowania w przypadku naruszenia zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej;

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie służbowej karty płatniczej, w szczególności za szkodę powstałą z tego tytułu;

6) zobowiązanie użytkownika do przestrzegania zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej, określonych w zarządzeniu oraz do przestrzegania bankowego regulaminu korzystania z kart płatniczych.

10. Wraz z zawarciem umowy użytkownik składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej, a także o zapoznaniu się z niniejszym zarządzeniem oraz z ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart płatniczych.

11. Dyspozycję bankową o wydanie karty przygotowuje upoważniony pracownik komórki finansowej na podstawie danych osobowych otrzymanych od użytkownika karty. Dyspozycja wydania karty musi być podpisana zgodnie z kartą wzoru podpisów.

§ 5. 1. Ustala się miesięczne limity transakcji bezgotówkowych z użyciem służbowej karty płatniczej:

1) dla członków Kierownictwa Ministerstwa, Dyrektora Generalnego, kierowników jednostek organizacyjnych - 3 000 zł;

2) dla kierowników komórek organizacyjnych ministerstwa, pracowników ministerstwa i jednostek organizacyjnych - 1 000 zł.

2. Na umotywowany wniosek użytkownika, odpowiednio Minister Zdrowia, Dyrektor Generalny, kierownik jednostki organizacyjnej, lub osoba przez nich upoważniona może ustalić inny niż określony w ust. 1 miesięczny limit transakcji bezgotówkowych. Przepis § 4 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

3. Przy ustalaniu indywidualnego miesięcznego limitu transakcji bezgotówkowych, o którym mowa w ust. 2, osoby, o których mowa w tym przepisie, kierują się w szczególności charakterem obowiązków służbowych użytkownika, w tym częstotliwością wyjazdów służbowych, świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się jednostka, częstotliwością zakupów i rodzajem materiałów, towarów i usług, które należy nabywać w celu prawidłowego funkcjonowania jednostki.

§ 6. 1. Za pomocą służbowej karty płatniczej mogą być dokonywane wyłącznie płatności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, gdy nie jest możliwe uregulowanie zobowiązania z tytułu operacji finansowej w innej formie.

2. Niedopuszczalne jest wykorzystanie służbowej karty płatniczej w celach prywatnych.

3. Służbową kartą płatniczą mogą być dokonywane płatności za materiały, towary i usługi, w szczególności:

1) zakup usług transportowych podczas wyjazdu w delegacje krajowe lub zagraniczne;

2) zakup usług hotelowych podczas wyjazdu w delegacje krajowe lub zagraniczne - w przypadkach, których nie można było przewidzieć, do wysokości kwot limitu za nocleg określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167);

3) zakup usług gastronomicznych związanych z odbywaniem lub przyjmowaniem delegacji krajowych lub zagranicznych - pod warunkiem uzyskaniu uprzedniej zgody od:

a) Ministra Zdrowia dla członka Kierownictwa Ministerstwa, Dyrektora Generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej,

b) Dyrektora Generalnego dla kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa lub pracownika Ministerstwa,

c) kierownik jednostki organizacyjnej w imieniu Ministerstwa dla pracownika jednostki organizacyjnej

- wraz z akceptacją kwoty przeznaczanej na zakup usług;

4) zakup paliwa do służbowych środków transportu;

5) opłaty za autostrady dla służbowych środków transportu;

6) opłaty parkingowe dla służbowych środków transportu;

7) opłaty za korzystanie z myjni dla służbowych środków transportu;

8) opłaty za naprawę służbowego środka transportu;

9) opłaty urzędowe i skarbowe;

10) zakup materiałów biurowych i gospodarczych nieobjętych umowami zawartymi przez Ministerstwo Zdrowia lub jednostki organizacyjnej;

11) zakup publikacji lub czasopism specjalistycznych nieobjętych umowami zawartymi przez podmioty, o których mowa w pkt 10;

12) zakup sprzętu i akcesoriów komputerowych.

4. Dopuszcza się możliwość dokonywania innych uzasadnionych wydatków służbowych z użyciem służbowej karty płatniczej pod warunkiem uzyskania, w formie pisemnej, uprzedniej zgody odpowiednio Ministra Zdrowia, Dyrektora Generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej. Przepis § 4 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

5. W sytuacji, gdy przy dokonywaniu opłat, w szczególności za nocleg, pozostają do uregulowania inne należności, stanowiące prywatne wydatki użytkownika służbowej karty płatniczej, w szczególności opłaty za prywatne rozmowy telefoniczne, płatną telewizję, czyszczenie lub pranie odzieży, użytkownik reguluje te należności z własnych środków. W tym celu użytkownik uzyskuje oddzielne faktury lub rachunki, a jeżeli nie jest to możliwe, dokonuje płatności w dwóch częściach: wydatki służbowe - służbową kartą płatniczą, wydatki prywatne - prywatną kartą płatniczą lub gotówką.

§ 7. 1. Każdą operację finansową dokonaną z użyciem służbowej karty płatniczej użytkownik dokumentuje fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym wystawionym odpowiednio na Ministerstwo, jednostkę organizacyjną lub użytkownika. Do każdego dowodu księgowego należy dołączyć potwierdzenie dokonania transakcji - wydruk z terminala lub wydruk komputerowy w przypadku dokonywania płatności za pomocą Internetu.

2. Użytkownik opisuje każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną z użyciem karty płatniczej w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

3. Dowody księgowe, o których mowa w ust. 1, opisane w sposób określony w ust. 2, z adnotacją "Opłacono służbową kartą płatniczą nr..." użytkownik przedkłada do zatwierdzenia kierownikowi komórki merytorycznej, niezwłocznie po dokonaniu wydatku, nie później jednak niż w terminie 4 dni roboczych od jego dokonania.

4. Kierownik komórki merytorycznej, po zatwierdzeniu dowodu księgowego, przekazuje go do komórki finansowej celem rozliczenia wydatku.

5. Komórka finansowa rozlicza wydatki dokonywane z użyciem służbowych kart płatniczych na podstawie wyciągów bankowych lub miesięcznych bankowych zestawień transakcji, zgodnie z obowiązującą w Ministerstwie lub jednostce organizacyjnej procedurą kontroli finansowej.

6. Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z niniejszym zarządzeniem lub umową, w szczególności:

1) brak dokumentu potwierdzającego wydatek lub przedłożenie dokumentu niespełniającego wymogów dowodów księgowych,

2) brak merytorycznego uzasadnienia dokonania operacji finansowej,

3) wypłata gotówki przy jej użyciu,

4) dokonanie wydatku o charakterze prywatnym

- powoduje obowiązek zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę finansową.

7. Notę o której mowa w ust. 6, komórka finansowa przekazuje, w formie pisemnej lub elektronicznej, użytkownikowi z informacją o potrąceniu jej z najbliższego wynagrodzenia, zgodnie ze złożonym oświadczeniem użytkownika, o którym mowa w § 4 ust. 10, uwzględniając przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, z 2021 r. poz. 1162 oraz 2022 r. poz. 655).

§ 8. 1. Użytkownik ponosi odpowiedzialność materialną za:

1) transakcje dokonane przez nieupoważnione osoby, którym udostępnił służbową kartę płatniczą lub ujawnił numer PIN;

2) zgubienie lub zniszczenie służbowej karty płatniczej.

2. W przypadku utraty lub zniszczenia służbowej karty płatniczej użytkownik jest obowiązany do niezwłocznego zgłoszenia tej okoliczności do banku, a także powiadomienia odpowiednio Ministra Zdrowia, Dyrektora Generalnego lub kierownika jednostki organizacyjnej, oraz komórkę finansową o zaistniałym fakcie. Przepis § 4 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 9. Wypłata gotówki przy użyciu służbowej karty płatniczej jest niedopuszczalna.

§ 10. 1. Służbowe karty płatnicze przekazuje użytkownikom, prowadzi ich ewidencję i zwraca do banku komórka finansowa Ministerstwa lub jednostki organizacyjnej.

2. Ewidencja służbowych kart płatniczych, o której mowa w ust. 1, jest prowadzona w formie elektronicznej i obejmuje:

1) numer karty;

2) datę wydania karty;

3) datę zwrotu karty;

4) termin ważności karty;

5) dane identyfikacyjne użytkownika (imię i nazwisko);

6) funkcję lub stanowisko użytkownika;

7) zakres upoważnienia do dokonywania wydatków;

8) przyznany miesięczny limit wydatków.

3. Kierownicy jednostek organizacyjnych przesyłają do Ministerstwa półroczne zestawienie wydatków dokonywanych za pomocą służbowych kart płatniczych, w terminie do 10 dni po zakończeniu półrocza, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez komórkę organizacyjną Ministerstwa wykonującą funkcję Dysponenta Głównego części 46 - Zdrowie.

4. Po uzyskaniu od kierowników jednostek organizacyjnych zestawień wydatków dokonywanych za pomocą kart płatniczych za dany rok kalendarzowy, Dysponent Główny części 46 - Zdrowie, przekazuje do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku, zbiorczo wypełnione "Zestawienie wydatków dokonywanych za pomocą kart płatniczych", wypełnione zgodnie z udostępnionym przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów wzorem.

§ 11. Dyrektor Generalny i kierownicy jednostek organizacyjnych dostosują regulaminy i procedury wewnętrzne w zakresie sposobu dokonywania wydatków z użyciem służbowych kart płatniczych do postanowień niniejszego zarządzenia w terminie 3 miesięcy od dnia jego ogłoszenia.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2022 r.