TYTUŁ I

PRZEPISY OGÓLNE

§ 1. 1. Zarządzenie określa organizację i zakres działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury, zwanych dalej jednostkami, z wyłączeniem działań z zakresu administracji prokuratora, które regulowane są odrębnymi przepisami.

2. Użyte w zarządzeniu pojęcia oznaczają:

1) administracja prokuratora - czynności wykonywane przez pracowników sekretariatu oraz innych działów administracji w sprawach ewidencjonowanych w oparciu o instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt;

2) administrowanie prokuraturą - zarządzanie i inne czynności związane z zapewnieniem właściwych warunków dla wykonywania ustawowych zadań prokuratury i prokuratorów;

3) analiza kryminalna - czynności wspomagające proces wykrywczy unormowane odrębnymi przepisami, wykonywane przez ekspertów do spraw analizy kryminalnej i analityków kryminalnych;

4) bezdziennikowy system kancelaryjny - system ewidencjowania spraw, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, polegający na ich rejestracji w spisie spraw na podstawie dekretacji rozpoczynającej sprawę; wszystkie pisma dotyczące tej samej sprawy oznacza się tym samym znakiem;

5) biurowość - zespół czynności pracowników sekretariatu oraz pracowników innych działów administracji, związany z wykonywaniem ustawowych zadań oraz administracji prokuratura, polegający w szczególności na obsłudze korespondencji, ewidencjonowaniu spraw, materiałów i dokumentów w urządzeniach ewidencyjnych funkcjonujących, prowadzeniu akt spraw, wykonywania zadań z zakresu statystyki i sprawozdawczości oraz przygotowaniu innych danych i informacji dotyczących działalności prokuratury i prokuratorów;

6) dekretacja - adnotacja trwale umieszczana na dokumencie lub do niego dołączona, wyznaczająca osobę lub komórkę organizacyjną do załatwienia sprawy, nadająca właściwy bieg dokumentacji przychodzącej do jednostki, ewentualnie określającą termin i sposób jej załatwienia;

7) digitalizacja - tworzenie w Systemie cyfrowego odwzorowania akt, dokumentów i danych, w tym konwersja określona zarządzeniem Prokuratora Generalnego w sprawie trybu i zasad wdrażania digitalizacji akt w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury;

8) EOD - wykonywanie czynności kancelaryjnych, polegających w szczególności na rejestracji przesyłek wchodzących i wychodzących z zakresu ustawowych zadań i administracji prokuratora oraz dokumentowaniu przebiegu załatwiania spraw, gromadzeniu i tworzeniu dokumentacji z zakresu administracji prokuratora w postaci elektronicznej, realizowane w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U z 2020 r. poz. 164);

9) inne działy administracji - działy wykonujące zadania z zakresu spraw: kadrowych, budżetowych, finansowych i administracyjnych, informatycznych, analitycznych, ochrony informacji niejawnych i danych osobowych, spraw obronnych, bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli wewnętrznej i zarządczej, audytu, prowadzenia bibliotek, archiwów zakładowych, przyjmowania i wysyłania korespondencji, przechowywania dowodów rzeczowych oraz wspomagania działalności wydawniczej, a także czynności z zakresu biurowości nienależące do zadań sekretariatu;

10) instrukcja archiwalna - przepisy normujące organizację i zakres działania archiwów zakładowych w jednostkach;

11) instrukcja kancelaryjna - przepisy normujące zasady i tryb:

a) w zakresie administracji prokuratora - wykonywania wszystkich czynności, od przyjęcia przesyłek w jednostce, poprzez prowadzenie spraw, aż do przekazania akt spraw i dokumentacji nietworzącej akt spraw do archiwum zakładowego,

b) w zakresie ustawowych zadań - postępowania z przesyłkami przychodzącymi i wychodzącymi oraz przygotowania i przekazania akt spraw a także urządzeń ewidencyjnych do archiwum zakładowego;

12) instrukcja sprawozdawczo-statystyczna - przepisy normujące tryb i zasady przetwarzania danych i informacji o działalności jednostek dla celów statystyki publicznej, sprawozdawczości Prokuratora Generalnego i wykonywania bieżących zadań w jednostkach;

13) jednolity rzeczowy wykaz akt - normatyw zawierający klasyfikacje dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki, z przypisaną im kwalifikacją archiwalną niezależną od struktury organizacyjnej jednostki - zwany dalej wykazem akt;

14) kancelaria - komórkę wykonującą czynności kancelaryjne, w szczególności w zakresie przyjmowania, identyfikacji, rejestracji i wysyłania przesyłek. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o pracowniku kancelarii należy przez to rozumieć także pracownika punktu kancelaryjnego;

15) kod kreskowy - graficzna reprezentacja informacji poprzez kombinację ciemnych i jasnych elementów, ustalona według symboliki danego kodu, przeznaczona dla czytników elektronicznych i umożliwiająca automatyczne odczytywanie informacji o piśmie, teczce aktowej lub pudle;

16) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiający ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

17) metryka dokumentu - zbiór podstawowych danych opisujących dokument (metadane), zapisany w informatycznym systemie zarządzania dokumentami;

18) opakowanie - przedmiot przeznaczony do przechowania, ochrony i przewozu korespondencji skierowanej do określonego adresata;

19) pismo - wyrażona tekstem informacja stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

20) pismo przychodzące - pismo, które do jednostki wpłynęło w każdy możliwy sposób od podmiotu zewnętrznego, a także dokument składany przez osoby zatrudnione w jednostce w sprawach ze stosunku zatrudnienia;

21) pismo wewnętrzne - pismo, które powstało w komórce organizacyjnej w celu udokumentowania czynności w sprawie lub pismo, które zostało przekazane pomiędzy komórkami organizacyjnymi w obrębie jednostki;

22) pismo wychodzące - pismo, które powstało w jednostce, wysyłane do podmiotów zewnętrznych w każdy możliwy sposób;

23) potwierdzenie kancelaryjne - potwierdzenie przyjęcia przesyłki przez kancelarię jednostki, zawierające w szczególności UNP pisma, typ pisma, liczbę załączników, określenie nadawcy i przyjmującego oraz datę wpływu;

24) pracownicy - urzędnicy i inni pracownicy w rozumieniu ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury (Dz. U. z 2018 r. poz. 577);

25) przesyłka - korespondencję lub rzeczy przyjmowane lub wysyłane w każdy możliwy sposób;

26) punkt kancelaryjny - stanowisko pracy, w którym uprawnieni urzędnicy lub inni pracownicy wykonują czynności kancelarii;

27) sekretariat - dział administracji jednostki prowadzący biurowość w oparciu o zasady rejestracji i sposób prowadzenia spraw dotyczących ustawowych zadań, także z zakresu administracji prokuratora, w jakim nie dotyczy administrowania prokuraturą;

28) spis spraw - wykaz spraw tworzony za rok kalendarzowy na podstawie metadanych spraw, dla określonego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt w komórce merytorycznej;

29) sprawa w ujęciu:

a) ustawowych zadań prokuratora - czyn lub zdarzenie wymagające rozstrzygnięcia w odniesieniu do każdej z osób, której interesów dotyczy ten czyn lub zdarzenie,

b) instrukcji kancelaryjnej - zdarzenie, stan rzeczy lub zespół okoliczności wymagający rozpatrzenia lub będące przedmiotem zainteresowania osoby lub podmiotu

c) ewidencyjnym - postępowanie, czynności lub dokumenty prowadzone pod jedną sygnaturą, znakiem lub numerem;

30) statystyka i sprawozdawczość - czynności określone w przepisach ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2021 r. poz. 955) i aktów wykonawczych, a także czynności związane ze sprawozdawczością Prokuratora Generalnego i kierowników jednostek;

31) sygnatura akt - zespół kodów i symboli cyfrowych stanowiący stałą cechę rozpoznawczą całości akt danej sprawy, pozwalający na ustalenie przynależności sprawy do jednostki i komórki organizacyjnej, rodzaju urządzenia ewidencyjnego, w którym jest prowadzona oraz przynależności pism do określonej sprawy;

32) system PROK-SYS - ogólnokrajowy system teleinformatyczny funkcjonujący w jednostkach (zwany dalej Systemem), w ramach którego wykorzystywany jest EOD;

33) system teleinformatyczny - zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych;

34) system tradycyjny - wykonywanie czynności kancelaryjnych polegających na dokumentowaniu załatwiania spraw, gromadzeniu i tworzeniu dokumentacji w postaci nieelektronicznej (papierowej), stanowiący wyjątek od podstawowego, elektronicznego sposobu dokumentowania załatwiania spraw;

35) Unikatowy Numer Pisma (UNP) - numer nadawany automatycznie przez System, pozwalający na jednoznaczną identyfikację pisma i jego załączników w tym Systemie;

36) ustawowe zadania prokuratury i prokuratorów, zwane dalej ustawowymi zadaniami - czynności wykonywane przez prokuratorów w formie prowadzenia, nadzorowania i udziału w postępowaniach karnych, cywilnych i administracyjnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także zadania wykonywane w związku z tymi postępowaniami, z zakresu strzeżenia praworządności, kontroli oraz odpowiedzialności służbowej i dyscyplinarnej.

3. Użyte w przepisach zarządzenia skróty oznaczają:

1) k.k. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1444 i 1517 oraz z 2021 r. poz. 1023);

2) k.p.k. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 534 i 1023);

3) k.k.w. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. z 2021 r. poz. 53, 472 i 1236);

4) k.k.s. - ustawę z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2021 r. poz. 408 i 694);

5) k.w. - ustawę z dnia 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń (Dz. U. z 2021 r. poz. 281, 720 i 1023);

6) k.p.w. - ustawę z dnia 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2021 r. poz. 457 i 1005).

§ 2. 1. Biurowość sekretariatu z zakresu ustawowych zadań oraz z zakresu administracji prokuratora, a także biurowość pracowników innych działów z zakresu administracji prokuratura wykonywane są w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy, przepisy niniejszego zarządzenia oraz zarządzeń Prokuratora Generalnego, w tym dotyczących wprowadzenia ogólnokrajowego systemu teleinformatycznego oraz instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i sprawozdawczo-statystycznej, a także zarządzeń kierowników jednostek.

2. Biurowość z zakresu administracji prokuratora wykonują pracownicy sekretariatu i pracownicy innych działów administracji Prokuratury Krajowej, prokuratur regionalnych i prokuratur okręgowych, a w prokuraturach rejonowych pracownicy sekretariatu.

3. Biurowość z zakresu administracji prokuratora prowadzona jest według zasad elektronicznego obiegu dokumentów uregulowanych odrębnymi przepisami.

4. Szczegółowe zasady bezdziennikowego systemu kancelaryjnego opartego na jednolitym rzeczowym wykazie akt reguluje instrukcja kancelaryjna.

5. Przepisów niniejszego zarządzenia nie stosuje się do czynności pracowników wykonujących zadania w ramach obsługi finansowo-administracyjnej i kancelaryjnej Krajowej Rady Prokuratorów przy Prokuratorze Generalnym.

6. Szczegółowe zasady dotyczące przechowywania akt spraw prokuratorskich oraz urządzeń ewidencyjnych, a także ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia określają odrębne przepisy.

§ 3. 1. Czynności opisane w niniejszym zarządzeniu, w zakresie w jakim dotyczą danych osobowych oraz informacji niejawnych, wykonuje się stosownie do powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz informacji niejawnych.

2. Każdorazowe udostępnienie danych osobowych, majątkowych i innych prawnie chronionych, przekazywanych przez pracowników jednostek z tytułu zatrudnienia osobom nie zajmującym się ich bieżącym przetwarzaniem w ramach podziału czynności następuje po odnotowaniu informacji o podstawie, sposobie i zakresie udostępnienia oraz osobie, której zostały udostępnione.

3. Pracownik, któremu udostępniono dane wskazane w ust. 2 zobowiązany jest do ich wykorzystywania tylko w zakresie w jakim zostały udostępnione i z zachowaniem zasad wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów.

§ 4. Pracownicy sekretariatu i innych działów administracji niezwłocznie wykonują pisemne decyzje, zarządzenia i polecenia prokuratora oraz przełożonych, dokumentując wykonanie przez zamieszczenie pod ich treścią zapisu "wykonano", opatrzonego imienną pieczątką, podpisem i datą lub czytelnym podpisem i datą.

§ 5. 1. Pracownicy innych działów administracji wykonują czynności związane z przyjmowaniem i ekspediowaniem korespondencji, przechowywaniem dowodów rzeczowych, gromadzeniem zasobu archiwalnego i prowadzeniem bibliotek w ramach połączonych lub wydzielonych stanowisk:

1) kancelarii i punktów kancelaryjnych;

2) składnicy dowodów rzeczowych;

3) archiwum zakładowego;

4) biblioteki.

2. Pracownicy sekretariatu mogą wykonywać zadania związane z udzielaniem informacji z zakresu ustawowych zadań prokuratora w ramach biura obsługi interesantów.

3. Stanowiska wymienione w ust. 1 i 2 mogą być wydzielone dla kilku jednostek łącznie na podstawie zarządzenia kierownika jednostki nadrzędnej, wyznaczającego jednocześnie do sprawowania nadzoru nad prawidłowością ich działania kierownika komórki organizacyjnej innego działu administracji lub kierownika sekretariatu jednej z tych jednostek.

DZIAŁ I

Biurowość

Rozdział 1

Korespondencja

§ 6. Zasady oraz szczegółowy tryb postępowania z przesyłkami przychodzącymi i wychodzącymi z zakresu ustawowych zadań podlegającymi ewidencji w Systemie określa instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik do zarządzenia Prokuratora Generalnego, normująca zasady elektronicznego obiegu dokumentów (EOD).

§ 7. W przypadku wpływu korespondencji adresowanej imiennie z adnotacją "do rąk własnych" dostarcza się ją adresatowi za potwierdzeniem odbioru.

§ 8. Pisma w sprawach niecierpiących zwłoki oznacza się adnotacją "PILNE" ze wskazaniem daty upływu terminu lub udzielenia odpowiedzi.

§ 9. Pisma o tożsamej treści są generowane w Systemie, zgodnie z jego funkcjonalnością i przekazywane elektronicznie, za wyjątkiem konieczności wydania pisma w postaci papierowej lub dostarczenia przesyłki za pośrednictwem operatora pocztowego.

§ 10. Na opakowaniu i zwrotnym pokwitowaniu odbioru nie zamieszcza się żadnych informacji o przesyłce, z wyłączeniem rodzaju przesyłki, którą oznacza się liczbami arabskimi 01 dla akt i 02 dla pozostałych pism.

§ 11. 1. Pisma dotyczące spraw zarejestrowanych w Systemie teleinformatycznym opatrzone są w lewym górnym roku oznaczeniem danej jednostki, sygnaturą/znakiem sprawy.

2. Sygnaturę akt lub znak sprawy adresata umieszcza się bezpośrednio pod sygnaturą lub znakiem nadawcy.

§ 12. Pismo tworzone w Systemie oznacza się inicjałami osoby merytorycznie je opracowującej i umieszcza się w lewym dolnym rogu ostatniej strony dokumentu.

§ 13. 1. W pismach wychodzących z jednostek używa się pieczątek nagłówkowych jednostki lub komórki organizacyjnej oraz pieczątki imiennej lub ich odwzorowania.

2. Pieczątka nagłówkowa jednostki lub komórki organizacyjnej lub jej odwzorowanie zawiera co najmniej nazwę jednostki i adres jej siedziby.

3. Do odbicia pieczątek nagłówkowych w prokuraturach regionalnych, okręgowych i rejonowych stosuje się tusz koloru czerwonego, a w Prokuraturze Krajowej - koloru niebieskiego.

4. Pieczątka imienna lub jej odwzorowanie zawiera stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję oraz imię i nazwisko.

§ 14. 1. Pieczęć urzędową okrągłą odciska się na:

1) zarządzeniu prokuratora w przedmiocie zatrzymania i przymusowego doprowadzenia osoby podejrzanej albo podejrzanego;

2) postanowieniu prokuratora w przedmiocie:

a) środka zapobiegawczego,

b) zabezpieczenia majątkowego,

c) żądania wydania rzeczy,

d) zatrzymania rzeczy i przeszukania,

e) zatrzymania prawa jazdy;

3) liście gończym;

4) zarządzeniu prokuratora o wyrażeniu zgody na widzenie z osobą tymczasowo aresztowaną lub na korzystanie z aparatu telefonicznego przez tymczasowo aresztowanego;

5) nakazie doprowadzenia, wydania i zwolnienia osób tymczasowo aresztowanych oraz pismach dotyczących przekazania tymczasowo aresztowanych do dyspozycji sądu lub do innej jednostki;

6) protokole przyjęcia poręczenia majątkowego;

7) przekazaniu ścigania za granicę;

8) wniosku o międzynarodową pomoc prawną, piśmie przewodnim kierowanym do organów państw obcych, a także na decyzjach Prokuratora Generalnego w sprawach dotyczących przekazania ścigania;

9) uwierzytelnionych dokumentach wydawanych stronom procesowym i na pełnomocnictwach udzielanych do występowania przed sądami w sprawach określonych w art. 67 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1575, 1578, 2320, z 2021 r. poz. 11, 1090 i 1177);

10) postanowieniu Prokuratora Generalnego wydanym na podstawie art. 328 § 1 k.p.k.;

11) postanowieniu Prokuratora Generalnego w toku postępowania o ułaskawienie oraz wyciągach postanowień Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

12) uchwałach, orzeczeniach lub zarządzeniach kończących postępowanie Sądu Dyscyplinarnego przy Prokuratorze Generalnym;

13) świadectwach pracy oraz innych dokumentach dotyczących stosunku pracy.

2. O potrzebie odciśnięcia pieczęci urzędowej na innych dokumentach decyduje kierownik jednostki.

3. W przypadku uwierzytelnienia kserokopii dokumentów należy na każdej stronie dokumentu odcisnąć pieczęć urzędową okrągłą, pieczątkę o treści "za zgodność" oraz pieczątkę imienną, uzupełnioną podpisem osoby uprawnionej. Odcisk pieczęci urzędowej okrągłej umieszcza się na pismach uprzednio podpisanych przez osobę upoważnioną, po lewej stronie podpisu.

4. Wydruki akt zdigitalizowanych uwierzytelnione są informacjami zawartymi w stopce, obejmującymi dane uwierzytelniające wystawcę dokumentu, w tym nazwę jednostki, datę, godzinę i osobę wykonującą czynność wydruku dokumentu. Uwierzytelnienia, o którym mowa w ust. 3 nie stosuje się.

5. Uwierzytelnienie, o którym mowa w ust. 4 nie jest uwierzytelnieniem w rozumieniu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 września 2015 r. w sprawie wysokości opłaty za wydanie kopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy (Dz. U. poz. 1566).

§ 15. 1. Wymiary i treść, sposób używania i zabezpieczenia pieczątek, a także tryb zamawiania, sposób przechowywania i niszczenia, określa zarządzenie kierownika jednostki, a w odniesieniu do prokuratur rejonowych - właściwego prokuratora okręgowego.

2. Pieczątki tożsamej treści, w tej samej jednostce, zawierają obok danych wskazanych w § 13 ust. 2 także kolejne numery porządkowe.

3. Ewidencja pieczęci urzędowych i pieczątek w Prokuraturze Krajowej oraz w prokuraturach regionalnych i okręgowych prowadzona jest w spisie spraw właściwego hasła klasyfikacyjnego, w komórce organizacyjnej odpowiadającej za sprawy administracyjno-finansowe, a w prokuraturach rejonowych w sekretariacie prokuratora rejonowego.

4. Kierownik sekretariatu jednostki lub zastępcy kierownika, o których mowa w § 36 ust. 4 i 5 lub osoba, której zarządzeniem o podziale czynności powierzono nadzór nad pieczęciami, odpowiadają za prawidłowe przechowywanie pieczęci, o których mowa w ustawie z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1509).

Rozdział 2

Urządzenia ewidencyjne

§ 16. Rejestracja przesyłek, dokumentów i spraw z zakresu ustawowych zadań oraz administracji prokuratora, zwana dalej ewidencjonowaniem oraz gromadzenie i przetwarzanie danych wykonywane są w urządzeniach ewidencyjnych funkcjonujących w Systemie.

§ 17. 1. W Systemie funkcjonują:

1) repertoria;

2) rejestry;

3) spisy spraw

- dalej zwane "urządzeniami ewidencyjnymi".

2. W urządzeniach ewidencyjnych gromadzi się i przetwarza dane i informacje z zakresu ustawowych zadań oraz administracji prokuratora w celu ich dokumentowania, generowania danych, w tym statystycznych, sporządzania sprawozdań, odtwarzania informacji o sprawach oraz kontrolowania ich biegu, a stanowiących podstawę ich oznaczania. Dodatkowo gromadzi się dane dotyczące statusów spraw, kategorii i sygnatur archiwalnych.

3. W przypadku awarii Systemu, ewidencję prowadzi się w tradycyjnym systemie papierowym według zakresu danych odpowiadających urządzeniom funkcjonującym w Systemie. Po usunięciu awarii dane z tradycyjnego systemu papierowego należy przenieść bez zbędnej zwłoki do Systemu.

§ 18. 1. Sprawy rejestruje się w urządzeniu ewidencyjnym na podstawie dekretacji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, z uwzględnieniem daty i kolejności wpływu pism, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od daty dekretacji.

2. Rejestracja spraw w poszczególnych urządzeniach ewidencyjnych w Systemie odbywa się w cyklu rocznym od nr 1, z zachowaniem chronologii wpływu.

§ 19. W przypadku, gdy w urządzeniu ewidencyjnym w Systemie nie przewidziano odpowiedniej funkcjonalności dla istotnej czynności w danej sprawie, informację wpisuje się w zakładce "uwagi".

§ 20. W przypadku zarejestrowania w Systemie błędnych danych dokonuje się ich modyfikacji zgodnie z funkcjonalnością Systemu.

§ 21. Sprawę w urządzeniu ewidencyjnym wykreśla się na podstawie pisemnego zarządzenia kierownika jednostki, osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy lub innej upoważnionej osoby, zawierającego wskazanie sposobu jej zakończenia.

§ 22. System umożliwia rejestrację, uzupełnianie, generowanie i przetwarzanie danych w sprawach zarejestrowanych w urządzeniach ewidencyjnych, pozostających w toku i zakończonych, zaewidencjonowanych w poprzednich okresach sprawozdawczych.

DZIAŁ II

Inne czynności

§ 23. Czynności pracowników z zakresu ustawowych zadań oraz administracji prokuratora, nie stanowiące czynności z zakresu biurowości, wykonywane są na podstawie przepisów szczególnych regulujących dany obszar działalności, a także odpowiednio zarządzeń i poleceń kierownika jednostki, prokuratorów, bądź innych przełożonych.

§ 24. Zasady przetwarzania danych kadrowych i finansowych, obieg dokumentacji finansowej, wykonywanie czynności z zakresu zamówień publicznych i innych niezbędnych do prawidłowego wypełniania zadań z zakresu innych działów, określają przepisy odrębne oraz zarządzenia kierownika jednostki.

DZIAŁ III

Sprawozdawczość i statystyka

§ 25. Zbiorcze zestawienia statystyczne określone w przepisach wydanych na podstawie ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej w zakresie ustawowych zadań sporządza się w Prokuraturze Krajowej, w systemie półrocznym i rocznym, na podstawie sprawozdań jednostkowych.

§ 26. Zasady sporządzania sprawozdawczości i statystyki z zakresu ustawowych zadań prokuratora określa instrukcja sprawozdawczo-statystyczna wprowadzona zarządzeniem Prokuratora Generalnego.

§ 27. 1. Zadania dotyczące sprawozdawczości i statystyki z zakresu ustawowych zadań wykonują pracownicy komórki organizacyjnej właściwej do spraw sprawozdawczości i statystyki Prokuratury Krajowej, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach inspektor do spraw biurowości z tej jednostki.

2. Kontrolę prawidłowości rejestracji danych w Systemie, przekładających się na poprawność danych statystycznych oraz ich weryfikację w zakresie jednostki własnej wykonuje kierownik sekretariatu, a w zakresie uwzględniającym jednostki podległe - inspektorzy do spraw biurowości.

3. Zadania, o których mowa w ust. 2, w wydziałach zamiejscowych Departamentu do Spraw Przestępczości Zorganizowanej i Korupcji Prokuratury Krajowej wykonuje zastępca kierownika sekretariatu, o którym mowa w § 36 ust. 5.

§ 28. W prokuraturze regionalnej i okręgowej, w której nie utworzono stanowiska inspektora do spraw biurowości oraz w prokuraturze rejonowej, zadania określone w § 27 ust. 2 wykonuje kierownik sekretariatu.

§ 29. Zadania dotyczące sprawozdawczości i statystyki, wykonywane przez inne działy administracji, wykonują wyznaczeni pracownicy tych działów, stosownie do odrębnych przepisów.

§ 30. Zakres i sposób gromadzenia danych i informacji dotyczących administrowania prokuraturą określa zarządzenie kierownika jednostki.

DZIAŁ IV

Kontrola biurowości

§ 31. 1. Okresowe kontrole biurowości sekretariatu prowadzi inspektor do spraw biurowości.

2. Kontrole, o których mowa w ust. 1 inspektor do spraw biurowości wykonuje w jednostkach bezpośrednio niższego szczebla, a w pozostałych jednostkach organizacyjnych oraz jednostce, w której jest zatrudniony - w zakresie wynikającym z zarządzenia lub innej decyzji kierownika tej jednostki.

3. W prokuraturze regionalnej lub okręgowej, w której nie utworzono stanowiska inspektora do spraw biurowości, kontrolę biurowości wykonuje kierownik sekretariatu lub jego zastępca zgodnie z przyjętym w jednostce podziałem czynności.

4. Funkcji kierownika lub zastępcy kierownika sekretariatu nie łączy się ze stanowiskiem inspektora do spraw biurowości.

§ 32. Okresowe kontrole czynności wykonywanych przez pracowników innych działów administracji w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt wykonuje inspektor do spraw biurowości na podstawie zarządzenia kierownika danej lub nadrzędnej jednostki.

§ 33. Inspektor do spraw biurowości podlega kierownikowi komórki właściwej do spraw organizacji pracy.

TYTUŁ II

SEKRETARIAT

DZIAŁ I

Organizacja sekretariatu

§ 34. 1. Kierownik sekretariatu jest bezpośrednim przełożonym pracowników jednostki, wykonujących zadania sekretariatu.

2. Kierownik sekretariatu kieruje całością pracy sekretariatu jednostki w zakresie spraw organizacyjnych oraz sprawuje nadzór nad prawidłowością i terminowością wykonywania jego zadań.

3. Kierownik sekretariatu oraz pracownicy sekretariatu w prokuratorach regionalnych oraz prokuraturach okręgowych podlegają kierownikowi komórki do spraw organizacji pracy, a w Prokuraturze Krajowej - dyrektorowi komórki właściwej do spraw organizacji pracy.

4. Zastępca kierownika sekretariatu, o którym mowa w § 36 ust. 5 oraz pracownicy sekretariatu i innych działów administracji prokuratury regionalnej wyznaczeni do wykonywania czynności kancelaryjno-biurowych w wydziale zamiejscowym Departamentu do Spraw Przestępczości Zorganizowanej i Korupcji Prokuratury Krajowej podlegają naczelnikowi tego wydziału.

5. W prokuraturach rejonowych kierownik sekretariatu oraz pracownicy sekretariatu podlegają prokuratorowi rejonowemu lub jego zastępcy.

6. Pracownicy sekretariatu prokuratury regionalnej wykonują czynności związane z obsługą wydziału zamiejscowego Departamentu do spraw Przestępczości Zorganizowanej i Korupcji Prokuratury Krajowej.

7. Koordynatorem czynności, o których mowa w ust. 6 jest kierownik sekretariatu Prokuratury Krajowej lub wyznaczony zastępca kierownika sekretariatu.

§ 35. 1. Pracownicy sekretariatu wykonują zadania zgodnie z podziałem czynności określonym w zarządzeniu kierownika jednostki. Projekt tego zarządzenia sporządza kierownik sekretariatu i przedstawia prokuratorowi pełniącemu funkcję, o której mowa w § 34 ust. 3.

2. Pracownicy sekretariatu wykonujący czynności w poszczególnych komórkach organizacyjnych, wykonują polecenia kierowników tych komórek, za wyjątkiem spraw organizacyjnych i innych pozostających w kompetencji kierownika sekretariatu, wynikających z niniejszego zarządzenia i zarządzenia kierownika jednostki.

§ 36. 1. W jednostce, w której zadania sekretariatu wykonuje co najmniej 25 pracowników, może być powołany zastępca kierownika sekretariatu, a gdy zadania wykonuje co najmniej 50 pracowników - dwóch zastępców kierownika sekretariatu.

2. W Prokuraturze Krajowej powołuje się trzech zastępców kierownika sekretariatu, jeżeli jest to uzasadnione stanem kadrowym i zakresem zadań sekretariatu.

3. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki, a w Prokuraturze Krajowej dyrektor komórki właściwej do spraw organizacji pracy, może wyznaczyć koordynatora zespołu pracowników wykonujących czynności w danej komórce organizacyjnej.

4. W ośrodkach zamiejscowych jednostek powołuje się zastępcę kierownika sekretariatu, niezależnie od liczby pracowników wykonujących tam zadania.

5. W wydziałach zamiejscowych Departamentu do Spraw Przestępczości Zorganizowanej i Korupcji Prokuratury Krajowej, powołuje się zastępcę kierownika sekretariatu prokuratury regionalnej, niezależnie od liczby pracowników wykonujących tam zadania.

§ 37. W przypadku utworzenia biura obsługi interesantów do zadań sekretariatu należy w szczególności:

1) udzielanie informacji stronom procesowym oraz ich obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym w toku postępowania przygotowawczego w zakresie sygnatury sprawy, kwalifikacji prawnej czynu, zastosowania środków zapobiegawczych;

2) udostępnianie akt sprawy oraz sporządzanie z nich odpisów i kopii za zgodą prokuratora prowadzącego sprawę.

§ 38. Szczegółowy zakres zadań biura obsługi interesantów określa odrębne zarządzenie kierownika jednostki.

DZIAŁ II

Zakres działania sekretariatu

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Oddział 1

Korespondencja

§ 39. Przesyłki przychodzące do jednostki, bez względu na sposób ich doręczenia rejestruje się w rejestrze "D" zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej.

§ 40. 1. Pracownik sekretariatu podpisuje pismo zawierające ponaglenie o ustaleniu miejsca pobytu podejrzanego albo świadka, a także zawiadomienie o:

1) wszczęciu lub zakończeniu postępowania przygotowawczego;

2) wyłączeniu materiałów do prowadzenia w odrębnym postępowaniu;

3) zamknięciu śledztwa;

4) skierowaniu sprawy do sądu;

5) przekazaniu w ślad za aktami sprawy do sądu zwrotnych potwierdzeń odbioru korespondencji;

6) zwrocie akt po wykorzystaniu;

7) terminie i miejscu czynności procesowych strony i ich przedstawicieli.

2. Kierownik jednostki upoważnia pracownika sekretariatu do podpisywania pism, o których mowa w ust. 1 w zarządzeniu ustalającym zakres czynności.

Oddział 2

Urządzenia ewidencyjne

§ 41. 1. W jednostkach dla ewidencjonowania spraw z zakresu ustawowych zadań prowadzi się urządzenia, o których mowa w § 17 ust. 1 pkt 1-2.

2. W Prokuraturze Krajowej prowadzi się następujące urządzenia:

1) repertoria z działalności:

a) karnej: "Ds",

b) administracyjnej: "Pa",

c) cywilnej: "Pc";

2) rejestry z zakresu działalności:

a) karnej: "Ak", "Di", "Dsn", "Ksk", "Kw", "Ntk", "Opk", "Oz" i "Sn",

b) administracyjnej: "Ip",

c) cywilnej: "Sn",

d) strzeżenia praworządności: "TK", "U", "Zp" i "Zt",

e) kontroli i odpowiedzialności dyscyplinarnej/służbowej: "RD", "SD" i "Wl";

3) pozostałe rejestry z zakresu działalności wymienionej w pkt 2 lit. a-c: "Ko" i "Pp";

4) rejestr dotyczący udziału prokuratora w postępowaniu sądowym: "W";

5) rejestry dotyczące korespondencji z zakresu ustawowych zadań oraz administracji prokuratora: "D" i "E".

3. W prokuraturze regionalnej prowadzi się urządzenia:

1) repertoria z działalności:

a) karnej: "Ds",

b) administracyjnej: "Pa",

c) cywilnej: "Pc";

2) rejestry z zakresu działalności:

a) karnej: "Ak", "Di", "Dsn", "Kw", "Ntk", "Opk", "Osn" i "Oz",

b) administracyjnej: "Ip",

c) cywilnej: "Osn",

d) strzeżenia praworządności: "Zt",

e) kontroli i odpowiedzialności dyscyplinarnej/służbowej: "RD" i "Wl";

3) pozostałe rejestry z zakresu działalności wymienionej w pkt 2 lit. a-c: "Ko" i "Pp";

4) rejestr dotyczący udziału prokuratora w postępowaniu sądowym: "W";

5) rejestry dotyczące korespondencji z zakresu ustawowych zadań oraz administracji prokuratora: "D" i "E".

4. W prokuraturze okręgowej prowadzi się urządzenia:

1) repertoria z działalności:

a) karnej: "Ds",

b) administracyjnej: "Pa",

c) cywilnej: "Pc";

2) rejestry z zakresu działalności:

a) karnej: "Ak", "Di", "Dsn", "Kw", "Ns", "Ntk", "Opk", "Osn", "Oz" i "Pn",

b) administracyjnej: "Ip",

c) cywilnej: "Osn",

d) strzeżenia praworządności: "Zt",

e) kontroli: "Wl";

3) pozostałe rejestry z zakresu działalności wymienionej w pkt 2 lit. a-c: "Ko" i "Pp";

4) rejestr dotyczący udziału prokuratora w postępowaniu sądowym: "W";

5) rejestry dotyczące korespondencji z zakresu ustawowych zadań oraz administracji prokuratora: "D" i "E".

5. W prokuraturze rejonowej prowadzi się urządzenia:

1) repertoria z działalności:

a) karnej: "Ds",

b) administracyjnej: "Pa",

c) cywilnej: "Pc";

2) rejestry z zakresu działalności:

a) karnej: "Di", "Kw", "Ntk", "Opk", "Osn", "Oz" i "Pn",

b) administracyjnej: "Ip",

c) cywilnej: "Osn",

d) strzeżenia praworządności: "Zo" i "Zt";

3) pozostałe rejestry z zakresu działalności wymienionej w pkt 2 lit. a-c: "Ko" i "Pp";

4) rejestr dotyczący udziału prokuratora w postępowaniu sądowym: "W";

5) rejestry dotyczące korespondencji z zakresu ustawowych zadań oraz administracji prokuratora: "D" i "E".

Oddział 3

Ewidencjonowanie spraw

§ 42. 1. Sprawa zarejestrowana w urządzeniu ewidencyjnym, o którym mowa w § 17 ust. 1 pkt 1-2 prowadzona jest pod tą samą sygnaturą także wtedy, gdy została przejęta do dalszego prowadzenia przez inną komórkę organizacyjną.

2. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej sprawy w toku podlegają rejestracji w komórce, która przejęła je do dalszego prowadzenia.

3. Sprawę przejętą z innej jednostki, po zaewidencjonowaniu w rejestrze "D", rejestruje się jako nową wówczas, gdy nie podlega połączeniu ze sprawą pozostającą w toku.

4. Sprawy zawieszone przekazane z innej jednostki organizacyjnej do dalszego prowadzenia, w których brak jest podstaw do ich podjęcia, ewidencjonuje się w Systemie w repertorium "Ds" komórki wyznaczonej do prowadzenia postępowania.

§ 43. 1. Do spraw nowych, poza wpływającymi po raz pierwszy, zalicza się:

1) materiały wyłączone ze spraw wcześniej zarejestrowanych do prowadzenia w odrębnym postępowaniu przygotowawczym;

2) sprawy, które uprzednio zostały prawomocnie zakończone, a następnie, postępowanie w nich podjęto na nowo lub wznowiono;

3) sprawy, w których uchylono postanowienie o odmowie wszczęcia śledztwa lub dochodzenia, bądź ich umorzeniu;

4) zwrócone lub przekazane przez sąd, także w celu usunięcia braków, jeżeli braki w ustawowym terminie nie zostały usunięte;

5) materiały lub sprawy przekazane innym jednostkom lub komórkom organizacyjnym, w celu wykonania czynności w trybie art. 327 § 3 k.p.k.

2. Nie wpisuje się jako nowe spraw wyłączonych z prowadzonych postępowań przygotowawczych i przekazywanych według właściwości innym jednostkom lub innym organom oraz spraw podlegających połączeniu z innymi postępowaniami pozostającymi w toku.

Oddział 4

Akta

§ 44. 1. Akta zakłada się na podstawie dekretacji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, po zarejestrowaniu sprawy w urządzeniu ewidencyjnym.

2. Wzory obwolut dla poszczególnej kategorii akt określa kierownik komórki organizacyjnej Prokuratury Krajowej właściwej do spraw organizacji pracy.

§ 45. 1. Sygnatura akt sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie jednostki, wyrażone czterocyfrowym kodem identyfikacyjnym określonym odrębnym zarządzeniem Prokuratora Generalnego;

2) oznaczenie komórki organizacyjnej lub jej braku w jednostce, wyrażone cyframi arabskimi, określone odrębnym zarządzeniem Prokuratora Krajowego albo kierownika jednostki;

3) oznaczenie literowe urządzenia, do którego sprawa została wpisana;

4) kolejny numer sprawy w roku kalendarzowym, wyrażony cyframi arabskimi;

5) cztery cyfry arabskie roku kalendarzowego, w którym sprawa została zarejestrowana.

2. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, określonej w ust. 1 i oddziela myślnikiem oraz kropkami w następujący sposób: 1001-2.Ds.55.2021, przy czym użyte cyfry i litery oznaczają:

1) 1001 - kod identyfikacyjny jednostki;

2) 2 - symbol komórki organizacyjnej;

3) Ds - symbol literowy urządzenia ewidencyjnego;

4) 55 - liczbę określającą numer sprawy zarejestrowanej w roku kalendarzowym w komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 2, w ramach funkcjonującego urządzenia ewidencyjnego;

5) 2021 - rok, w którym sprawa została zarejestrowana.

3. Symbol komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, może być przyporządkowany w danym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych.

§ 46. 1. Akta wysyłane z jednostki powinny być połączone w sposób zapewniający, trwałość, kompletność i integralność, a karty ponumerowane.

2. Na każdej karcie przeglądowej akt podkreśla się pozycję, pod którą zarejestrowano ostatni dokument, wskazując datę tej czynności i składając podpis. Wskazane czynności nie dotyczą karty przeglądowej generowanej z Systemu.

§ 47. 1. Akta spraw zakończonych znajdujące się w sekretariatach układa się i przechowuje według rodzaju spraw i kolejności numerów.

2. Akta spraw niezakończonych układane są w oparciu o przyjętą w jednostce organizację pracy.

3. Dokumenty wpływające w sprawach zakończonych dołącza się do akt tych spraw.

§ 48. W przypadku zaginięcia akt kierownik jednostki zarządza ich odtworzenie, określając zasady i tryb odtworzenia.

Rozdział 2

Sprawy karne

Oddział 1

Urządzenia ewidencyjne

§ 49. 1. Postępowania i czynności wykonywane w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzone przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań (z wyłączeniem czynności ewidencjonowanych w "Di", postępowań przed sądem I i II instancji oraz środków odwoławczych) rejestrowane są w repertorium "Ds".

2. Poza repertorium "Ds" prowadzi się rejestry.

§ 50. 1. Rejestrami w zakresie czynności w sprawach karnych są:

1) "Ak" - dla wykonywanych analiz kryminalnych;

2) "Di" - dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium "Ds", podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy; dla apelacji od wyroków w sprawach skierowanych do sądu z subsydiarnym aktem oskarżenia i w sprawach innych organów, w których prokurator kieruje apelację;

3) "Dsn" - dla zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym;

4) "Ksk" - dla wniosków o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k., art. 110 § 1 k.p.w. i art. 167a k.k.s.;

5) "Kw" - dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach;

6) "Ns" - dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, odszkodowanie lub zadośćuczynienie;

7) "Ntk" - dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;

8) "Opk" - dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych i udziału prokuratora w tych sprawach oraz dla środków odwoławczych prokuratora w postępowaniu wykonawczym, apelacji prokuratora od wyroku łącznego;

9) "Osn" - dla ocen i stanowisk w przedmiocie dopuszczalności i celowości wniesienia skargi nadzwyczajnej;

10) "Oz" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą przychodzących i wychodzących z jednostek;

11) "Pn" - dla postępowań w sprawach nieletnich oraz środków odwoławczych w tych sprawach;

12) "Sn" - dla pism o wystąpienie Prokuratora Generalnego ze skargą nadzwyczajną i wystąpień Prokuratora Generalnego ze skargą nadzwyczajną oraz udziału prokuratora w postępowaniach w przedmiocie skargi nadzwyczajnej.

Oddział 2

Ewidencjonowanie spraw

§ 51. Zakres danych przetwarzanych w urządzeniach ewidencyjnych, wskazanych w § 49 i 50, określa część A załącznika do niniejszego zarządzenia.

§ 52. Rejestracja w repertorium "Ds" i innych urządzeniach ewidencyjnych materiałów zgromadzonych podczas stosowania czynności operacyjno-rozpoznawczych, przekazanych z wnioskiem o wszczęcie postępowania, odbywa się na podstawie pisemnej dekretacji kierownika jednostki. Wpis obejmuje adnotację o miejscu przechowywania dokumentów zawierających informacje niejawne.

§ 53. 1. Połączone dwie lub więcej spraw prowadzonych w formie śledztwa lub dochodzenia, wpisanych do repertorium "Ds", prowadzi się dalej pod sygnaturą sprawy, do której dołączono sprawę.

2. Postępowanie prowadzone w formie dochodzenia łączy się do śledztwa.

3. Jeżeli połączeniu podlega sprawa, w której zastosowano tymczasowe aresztowanie, należy dołączyć do niej wszystkie inne sprawy, bez względu na datę ich rejestracji.

4. Przepisów ust. 1, 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli względy procesowe przemawiają za odmiennym sposobem zarejestrowania sprawy.

5. Akta podręczne sprawy, przekazanej innej jednostce do dalszego prowadzenia przekazuje się po wpłynięciu postanowienia o połączeniu postępowań lub zawiadomienia o przejęciu sprawy.

6. Sprawy w toku ewidencjonowane w innych repertoriach lub rejestrach łączy się dołączając materiały sprawy zarejestrowanej później do materiałów sprawy zarejestrowanej wcześniej.

§ 54. 1. Wykreślenie sprawy jako zakończonej następuje z datą podpisania przez prokuratora decyzji kończącej postępowanie w formie wymaganej dla doręczeń stronom procesowym.

2. Czynności związane z wydaniem decyzji, o której mowa w ust. 1, w tym zawiadomienie stron procesowych i innych osób uprawnionych do jej otrzymania (art. 305 § 4 k.p.k.), a także przesłanie odpisu tej decyzji stronom, ich obrońcom i pełnomocnikom oraz innym osobom wskazanym w zarządzeniu prokuratora, wykonuje się niezwłocznie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty podpisania tej decyzji.

3. Wykreślenie sprawy, przekazanej do dalszego prowadzenia innej jednostce lub organowi, następuje z datą zarządzenia prokuratora wydanego po otrzymaniu z jednostki/organu przejmującego sprawę postanowienia/zawiadomienia lub informacji o przejęciu lub dołączeniu sprawy.

4. Wykreślenie spraw jako zakończonych w rejestrze "Dsn" następuje:

1) na podstawie i z datą wydania zarządzenia prokuratora w związku z:

a) zakończeniem analizy, kontroli lub badania aktowego postępowania przygotowawczego,

b) rozpoznaniem zażalenia złożonego po zakończeniu postępowania przygotowawczego w sprawie uprzednio nie rejestrowanej w rejestrze "Dsn",

c) rozstrzygnięciem sporu kompetencyjnego,

d) przekazaniem postępowania do dalszego prowadzenia innej jednostce, w tym poza obszar jednostki nadrzędnej,

e) połączeniem sprawy wpisanej do rejestru "Dsn" z innym postępowaniem zarejestrowanym w tym rejestrze,

f) nieuwzględnieniem wniosku o podjęcie albo wznowienie postępowania przygotowawczego oraz nieuwzględnieniem wniosku o wydanie decyzji w trybie art. 328 § 1 k.p.k.;

2) na podstawie i z datą wydania zarządzenia prokuratora w sprawach dotyczących: sprawowania zwierzchniego nadzoru służbowego, rozpoznania środka odwoławczego, uwzględnienia wniosku o podjęcie albo wznowienie postępowania przygotowawczego oraz podjęcia decyzji na podstawie art. 328 § 1 k.p.k. oraz w których wydano postanowienie o przedłużeniu czasu trwania śledztwa, po uzyskaniu informacji o:

a) zakończeniu postępowania i skierowaniu do sądu aktu oskarżenia, wniosku na podstawie art. 335 § 1 k.p.k., wniosku o warunkowe umorzenie postępowania karnego albo wniosku z art. 324 k.p.k. o umorzenie postępowania i zastosowanie środków zabezpieczających, wniosku o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym, wniosku o ukaranie do właściwego sądu wojskowego,

b) uprawomocnieniu się decyzji o umorzeniu postępowania,

c) uprawomocnieniu się decyzji o zawieszeniu postępowania.

§ 55. Sprawę zaewidencjonowaną w rejestrze "Pn" wykreśla się, jeżeli postępowanie zostało zawieszone przez właściwy organ, a prokurator nie podejmuje w czasie zawieszenia tego postępowania własnych czynności.

§ 56. 1. Jako zakończone wykreśla się w repertorium lub rejestrze sprawy, w których:

1) skierowano do sądu: akt oskarżenia, wniosek w trybie art. 335 § 1 k.p.k., wniosek o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym, wniosek o warunkowe umorzenie postępowania karnego, wniosek o umorzenie postępowania i zastosowanie środków zabezpieczających, wniosek o zastosowanie amnestii, pozew, wniosek lub inny środek prawny o rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu sądowym;

2) skierowano do sądu wniosek o pociągnięcie podmiotu zbiorowego do odpowiedzialności za czyny zabronione pod groźbą kary;

3) umorzono śledztwo lub dochodzenie, bez względu na podstawę tego umorzenia;

4) wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania;

5) odmówiono wszczęcia śledztwa lub dochodzenia;

6) sąd odmówił wydania europejskiego nakazu aresztowania lub uzyskano informację o jego wykonaniu przez państwo wezwane, uzyskano informację o przekazaniu osoby objętej europejskim nakazem aresztowania państwa obcego albo o innym wykonaniu tego nakazu;

7) zakończono czynności będące podstawą wpisu;

8) załatwiono sprawę w inny sposób, w tym dołączono do innej sprawy, przepisano do innego urządzenia ewidencyjnego w danej jednostce.

2. Wykreślenie sprawy w repertorium jako zakończonej w sposób określony w ust. 1 pkt 1-2 następuje z datą pokwitowania przyjęcia jej przez sąd lub datą nadania jej u operatora pocztowego.

3. Wykreślenie spraw wskazanych w ust. 1 pkt 7 następuje z datą pisemnego zarządzenia prokuratora.

Oddział 3

Akta

§ 57. 1. Dokumenty dotyczące tej samej sprawy, w tym również pokwitowanie odbioru po doręczeniu pisma, a także wydrukowany formularz elektroniczny pokwitowania łączy się w akta z uwzględnieniem przepisów art. 148a w zw. z art. 156a k.p.k.

2. Akta sprawy układa się w porządku chronologicznym według kolejności wpływu dokumentów, chyba że prokurator zarządzi inaczej.

3. Załączniki adresowe mogą być prowadzone odrębnie dla dokumentów wytworzonych w toku postępowania, a odrębnie dla dokumentów, których kopie wykonano w celu usunięcia danych o miejscu zamieszkania lub pracy.

4. W sprawach niewymagających gromadzenia protokołów przesłuchań świadków lub danych osobowych świadków i pokrzywdzonych podlegających ochronie, czy też innych danych osobowych zastrzeżonych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów nie wyodrębnia się załącznika adresowego.

§ 58. 1. Tomy akt oznacza się cyframi rzymskimi za wyjątkiem tomów załącznika adresowego, które oznacza się cyframi arabskimi.

2. Akta połączonych postępowań dołącza się jako kolejne tomy sprawy lub jako odrębny wątek.

§ 59. 1. W aktach podręcznych gromadzi się materiały określone w ustawie z dnia 28 stycznia 2016 r. - Prawo o prokuraturze, rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 kwietnia 2016 r. - Regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (Dz. U. z 2017 r. poz. 1206, z późn. zm.¹⁾), a także pisma przewodnie pomiędzy organami prowadzącymi i nadzorującymi postępowanie a także inną ogólną korespondencję.

2. W aktach podręcznych przechowuje się kopie materiałów zawartych w aktach głównych, w szczególności postanowień o wszczęciu postępowania przygotowawczego, wniosków o przedłużenie okresu trwania śledztwa lub dochodzenia postanowień o przedstawieniu zarzutów, postanowień w przedmiocie środków zapobiegawczych, decyzji w przedmiocie dowodów rzeczowych, powołania biegłego lub instytucji specjalistycznej, wezwania tłumacza, notatki prowadzącego i przełożonych oraz wydruki i kopie danych z urządzeń ewidencyjnych.

3. W aktach podręcznych przechowuje się również materiały związane z postępowaniem sądowym, w szczególności w zakresie czynności wykonywanych przez sąd.

4. Tomy akt podręcznych układa się w porządku chronologicznym według kolejności wpływu dokumentów, chyba że prokurator zarządzi inaczej.

§ 60. 1. Do akt spraw dołącza się wraz z opisem nośniki, na których utrwalono:

1) obraz z przeprowadzonej czynności procesowej zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 242 k.p.k.;

2) obraz lub dźwięk dla celów procesowych, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 147 § 5 k.p.k.

2. Nośniki, o których mowa w ust. 1, przed dołączeniem do akt zabezpiecza się przed ich uszkodzeniem.

§ 61. 1. Wyłączenie materiałów do prowadzenia w odrębnym postępowaniu następuje na podstawie postanowienia prokuratora.

2. W przypadku wyłączenia materiałów, tomy akt głównych i podręcznych należy ponumerować na nowo, zgodnie ze stanem faktycznym zgromadzonego materiału dowodowego w danej sprawie.

§ 62. Wykonanie i uwierzytelnienie kopii dokumentów lub ich części wskazane w art. 148a k.p.k. następuje w zakresie określonym adnotacją lub decyzją prokuratora poprzez poświadczenie, iż "kopię sporządzono w trybie art. 148a k.p.k.".

§ 63. 1. Jeden tom akt sprawy nie powinien zawierać więcej niż 200 kart. Odstąpienie od tej zasady możliwe jest tylko w razie uzasadnionej potrzeby.

2. W przypadku układania akt w porządku chronologicznym według kolejności wpływu dokumentów, kolejne tomy zachowują ciągłość numeracji kart. W przypadku układania akt wątkami ciągłość numeracji kart należy zachować w ramach tego samego wątku.

3. Załączniki adresowe mają odrębną numerację.

4. Jeżeli w materiałach postępowania przygotowawczego znajdują się dokumenty dotyczące działalności podmiotów gospodarczych objętych postępowaniem, a w szczególności faktur, innych dokumentów księgowych, dokumentów celnych, dokumentacji medycznej oraz innej dokumentacji, w tym zawierającej dane wrażliwe, dla dokumentów tych zakłada się odrębne teczki, które stanowią załączniki do akt sprawy.

§ 64. 1. Na obwolutach akt sprawy zarejestrowanej w repertorium "Ds" umieszcza się sygnaturę akt, np. 1001-101.Ds.1.2021, a na aktach głównych dodatkowo datę wszczęcia śledztwa lub dochodzenia.

2. Poza oznaczeniem wskazanym w ust. 1, na obwolutach akt umieszcza się również nazwy lub symbole literowe wskazujące:

1) na zastosowane w sprawie środki przymusu;

2) sposób merytorycznego zakończenia postępowania (np. akt oskarżenia - a.o.);

3) cyfrę rzymską, wskazującą liczbę tomów akt postępowania przygotowawczego.

3. Dopuszcza się umieszczanie na aktach innych zapisów, z zastrzeżeniem ust. 4, usprawniających obieg akt i prowadzenie spraw.

4. Na obwolutach akt nie umieszcza się danych osobowych stron postępowania.

§ 65. 1. Prowadzenie akt zawierających materiały niejawne, gromadzenie dokumentów, miejsce przechowywania akt bądź ich części lub poszczególnych dokumentów zawierających takie informacje, a także sposób udostępniania ich osobom uprawnionym określają przepisy, o których mowa w § 3 ust. 1 niniejszego zarządzenia.

2. Informacje o pozycji wpisu i miejscu przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne wpisuje się w urządzeniach ewidencyjnych w rubryce "uwagi", a także na drugiej stronie obwoluty akt podręcznych i akt nadzoru.

§ 66. 1. Tworzenie elektronicznych obrazów akt lub dokumentów, w tym ich kopiowanie, wymaga zarządzenia prokuratora prowadzącego lub nadzorującego postępowanie. Nie dotyczy to akt prowadzonych w Systemie.

2. W przypadku wykonywania czynności w ramach nadzoru służbowego, jeżeli przekazano postać elektroniczną akt na nośniku, dołącza się go do akt sprawy nadzoru.

§ 67. 1. Przeglądanie przez osoby uprawnione akt sprawy w toku postępowania przygotowawczego i po jego zakończeniu może odbywać się poprzez:

1) udostępnienie akt papierowych;

2) udostępnienie akt zdigitalizowanych w Systemie przez Internet;

3) udostępnienie akt zdigitalizowanych w czytelni jednostki.

2. Sporządzanie z akt odpisów, kopii lub fotokopii przez stronę lub inną osobę uprawnioną odbywa się pod nadzorem wyznaczonego przez prokuratora pracownika sekretariatu, asystenta prokuratora lub upoważnionego funkcjonariusza organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze albo bez takiego nadzoru, jeżeli udostępnienie akt odbywa się w pomieszczeniu wyposażonym w monitoring.

3. Fakt zapoznania się przez stronę lub uprawnioną osobę z aktami sprawy oraz sporządzenia przez nią odpisów, kopii lub fotokopii odnotowuje na drugiej stronie obwoluty akt podręcznych albo sporządza notatkę urzędową w tym przedmiocie pracownik lub asystent, o których mowa w ust. 2, wskazując w szczególności osobę, czas i sposób zapoznania się z aktami.

4. Przed udostępnieniem do wglądu akt sprawy sprawdza się tożsamość osoby uprawnionej.

5. Ujawnienie i udostępnienie danych adresowych w trybie art. 148a i art. 156a k.p.k. następuje w zakresie i w sposób określony w pisemnym zarządzeniu prokuratora prowadzącego lub nadzorującego postępowanie prowadzone przez inne organy.

§ 68. 1. Na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora, po dokonaniu opłat na zasadach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 września 2015 r. w sprawie wysokości opłaty za wydanie kopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy pracownik sekretariatu wydaje uwierzytelnione odpisy, zaświadczenia oraz inne dokumenty sporządzone na podstawie akt sprawy.

2. Za wydanie na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora kopii dokumentów z akt sprawy pobiera się opłaty w wysokości określonej przepisami rozporządzenia, o którym mowa w ust. 1.

3. Opłaty nie pobiera się od osoby, której należy doręczyć odpis postanowienia lub zarządzenia z urzędu (art. 100 § 4 k.p.k. w zw. z art. 16 k.p.k.), bądź na żądanie (art. 157 § 1 k.p.k.).

4. O wydaniu dokumentów, uwierzytelnionych ich odpisów lub kopii z akt sprawy oraz o wysokości pobranych opłat sporządza się adnotację na drugiej stronie okładki akt podręcznych lub notatkę urzędową trwale połączoną z drugą stroną okładki akt podręcznych.

5. Osoba otrzymująca uwierzytelniony odpis lub kopię dokumentu lub innego pisma ich odbiór potwierdza podpisem i datą.

Oddział 5

Dowody rzeczowe

§ 69. 1. Zasady postępowania z dowodami rzeczowymi określają: przepisy k.p.k., innych ustaw wymienionych w § 1 ust. 3 w zakresie postępowania z depozytami, przepisy niniejszego oddziału oraz inne przepisy szczególne.

2. Dowody rzeczowe rejestruje się w sprawie "Ds" na podstawie zarządzenia prokuratora.

§ 70. Dowody rzeczowe wartościowe przekazuje się przez uprawnionego pracownika jednostki i przy zapewnieniu niezbędnych środków bezpieczeństwa. Inne dowody rzeczowe przekazuje się za pośrednictwem pracownika jednostki, upoważnionego funkcjonariusza organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze lub operatora pocztowego, za zwrotnym pokwitowaniem odbioru.

§ 71. W śledztwach dotyczących funkcjonariuszy Policji lub innych organów uprawnionych do prowadzenia postępowań, miejscem przechowywania dowodów rzeczowych są jednostki, o ile ze względu na właściwości tych dowodów przepisy szczególne nie przewidują innego sposobu postępowania.

§ 72. 1. Przedmioty zaliczone przez prokuratora do wartościowych oraz pieniądze obiegowe polskie i zagraniczne, które powinny być zachowane w konkretnych egzemplarzach rejestruje się jako dowód rzeczowy w sprawie "Ds" i przechowuje w banku jako depozyt wartościowy (zamknięty).

2. Sposób opakowania i zabezpieczenia depozytu należy dostosować do wymagań banku, w którym będzie on przechowywany.

3. Opakowanie i otwieranie opakowania przedmiotów wartościowych, składanych i podejmowanych z banku, odbywa się komisyjne z udziałem uprawnionego pracownika sekretariatu oraz prokuratora prowadzącego sprawę lub prokuratora wyznaczonego przez kierownika jednostki.

4. Dowód przyjęcia depozytu wydany przez bank należy przechowywać w szafie żelaznej, a kopię dowodu depozytowego dołączyć do akt głównych oraz do akt podręcznych prokuratora.

§ 73. Wykazy dowodów rzeczowych sporządzone przez prokuratora, Policję lub inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań, załącza się do akt głównych a kopie do akt podręcznych postępowania przygotowawczego.

§ 74. 1. Dowody rzeczowe przechowywane poza aktami sprawy, przejmowane z Policji lub innych organów uprawnionych do prowadzenia postępowań przyjmuje się za pokwitowaniem.

2. Pokwitowanie odbioru zawiera: oznaczenie sprawy, imię i nazwisko osoby, której dotyczą, dokładny opis przedmiotów oraz numer pozycji "Drz", pod jakim zostały wpisane w sprawie "Ds". Pokwitowanie podpisują przekazujący i przyjmujący te przedmioty.

3. Pokwitowanie sporządza się:

1) w trzech egzemplarzach, jeżeli dotyczy przedmiotów wartościowych lub dowodów z dokumentów (w tym - jeden przeznaczony do umieszczenia wewnątrz opakowania przedmiotów, drugi - doręcza się przekazującemu przedmioty, trzeci - dołącza się do akt głównych);

2) w dwóch egzemplarzach, jeżeli dotyczy innych przedmiotów (z przeznaczeniem do dołączenia do akt głównych i doręczenia przekazującemu przedmioty).

4. Pokwitowanie może być dokonane na sporządzonych przez Policję lub inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań wykazach, jeżeli odpowiadają one warunkom określonym w ust. 2.

§ 75. 1. Dowody rzeczowe przekazuje się i wydaje odpowiednim organom lub uprawnionym osobom tylko na podstawie postanowienia prokuratora i we wskazanym przez niego terminie.

2. Przy przekazywaniu sprawy sądowi lub innemu uprawnionemu organowi należy przekazać zarejestrowane w sprawie "Ds" dowody rzeczowe znajdujące się w jednostce oraz będące na przechowaniu poza jednostką, a także przelać sumy depozytowe znajdujące się na koncie sum depozytowych Prokuratury Krajowej, prokuratury regionalnej lub okręgowej.

3. Dowód rzeczowy przekazuje się do dyspozycji sądu także w sprawie umorzonej w jednostce, w której skierowano do sądu wniosek o przepadek dowodu rzeczowego.

§ 76. Po wykorzystaniu w toku czynności procesowych dowodu rzeczowego podjętego z banku, należy go niezwłocznie przekazać pracownikowi prowadzącemu składnicę dowodów rzeczowych, który ponownie składa ten dowód w banku.

§ 77. Na opakowaniu dowodów rzeczowych przechowywanych w jednostce oznacza się nazwę jednostki, sygnaturę akt sprawy oraz pozycję "Drz" pod jaką zostały zarejestrowane w sprawie "Ds".

§ 78. 1. Dowody rzeczowe mogą być przechowywane w aktach sprawy w kopercie, jeżeli ich rodzaj, rozmiar i wartość oraz znaczenie dla sprawy na to pozwalają.

2. Przy przesyłaniu akt sprawy innej jednostce lub innemu organowi, dowody wymienione w ust. 1 mogą być na podstawie zarządzenia prokuratora wyłączone z akt, a następnie załączone do akt po ich zwrocie.

3. Na opakowaniu dowodów rzeczowych, o których mowa w ust. 1, oznacza się nazwę jednostki, sygnaturę akt sprawy oraz pozycję "Drz", pod jaką zostały zarejestrowane w sprawie "Ds".

§ 79. 1. Znajdujące się czasowo w jednostce przedmioty zaliczone decyzją prokuratora do wartościowych oraz pieniądze obiegowe polskie i zagraniczne, a także dokumenty stwierdzające tożsamość osób przechowuje się w szafie metalowej zamykanej na klucz.

2. Pieniądze obiegowe polskie i zagraniczne, jeżeli nie muszą być zachowane w oryginalnych egzemplarzach, a także pieniądze uzyskane ze sprzedaży przedmiotów stanowiących dowody rzeczowe, należy wpłacić na rachunek prowadzony zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 i 1236), bądź wyjątkowo na kontach depozytowych Prokuratury Krajowej, właściwych prokuratur regionalnych lub prokuratur okręgowych.

§ 80. Dowody rzeczowe stanowiące wielokrotność egzemplarza tego samego rodzaju i zawartości rejestruje się pod jedną pozycją, podając liczbę egzemplarzy i cechy identyfikacyjne.

§ 81. Jeżeli na polecenie prokuratora przedmioty wpisane pod jedną pozycją "Drz" ulegają podzieleniu, ich wyłączoną część rejestruje się jako odrębną pozycję "Drz", czyniąc o tym wzmiankę w rubryce "uwagi" pod pozycją pierwotnego wpisu.

§ 82. Wykreślenie dowodu rzeczowego następuje z datą:

1) wydania uprawnionej osobie dowodów rzeczowych przechowywanych w jednostce lub wydania dokumentów upoważniających do odebrania dowodów rzeczowych przechowywanych poza jednostką;

2) przekazania dowodów rzeczowych innej jednostce do sprawy przejętej przez tę jednostkę do dalszego prowadzenia;

3) przekazania innemu organowi dowodów rzeczowych przechowywanych w jednostce;

4) przekazania sądowi dowodów rzeczowych, w tym także kwot pozostających na rachunkach depozytowych;

5) otrzymania zawiadomienia o dokonaniu przelewu na rachunek pomocniczy sum depozytowych sądu kwot pozostających na koncie sum depozytowych Prokuratury Krajowej, prokuratury regionalnej lub prokuratury okręgowej;

6) zarejestrowania rozdzielonego dowodu rzeczowego pod nowymi pozycjami;

7) prawomocnego umorzenia postępowania o fałszowanie pieniędzy lub znaków pieniężnych w przypadku, gdy z ekspertyzy Narodowego Banku Polskiego wynika, iż przekazane do badań banknoty lub monety zostały tam zatrzymane jako fałszywe;

8) zniszczenia dowodu rzeczowego z przyczyn losowych, potwierdzonego stosownym protokołem;

9) przekazania depozytu rzeczowego naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego po orzeczeniu przez sąd jego likwidacji;

10) prawomocnego orzeczenia przez sąd przepadku dowodu rzeczowego;

11) przekazania dowodów rzeczowych organowi państwa obcego;

12) zniszczenia dowodu rzeczowego, po uzyskaniu zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

§ 83. W sprawach przekazanych do prowadzenia innej jednostce dowody rzeczowe przekazuje się po uzyskaniu informacji dotyczącej przejęcia sprawy.

§ 84. O wydaniu dokumentów upoważniających do odebrania dowodów rzeczowych przechowywanych poza jednostką zawiadamia się, za zwrotnym pokwitowaniem odbioru, osobę lub instytucję przechowującą te dowody.

§ 85. Po upływie roku kalendarzowego kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona uzgadnia z właściwym bankiem stan depozytów wartościowych będących w dyspozycji jednostki.

Oddział 6

Koszty i opłaty

§ 86. Koszty postępowań przygotowawczych zarejestrowanych w repertorium "Ds", w sprawach prowadzonych przez jednostki ewidencjonowane są w Systemie.

§ 87. 1. Koszty, o których mowa w § 86 rejestruje się na bieżąco, w oparciu o postanowienie prokuratora.

2. Koszty zryczałtowane rejestruje się na bieżąco stosownie do obowiązujących przepisów określonych w aktach wykonawczych.

3. Dokumenty będące podstawą naliczenia kosztów dołącza się do akt głównych.

§ 88. 1. Zestawienie kosztów sporządza się wyłącznie w sprawach zakończonych skierowaniem do sądu, na formularzu, w dacie podjęcia decyzji przez prokuratora o zakończeniu sprawy i dołącza do akt głównych i podręcznych.

2. Dokumenty dotyczące opłat i wydatków otrzymane po skierowaniu akt sprawy do sądu, po zatwierdzeniu przez prokuratora i przekazaniu do właściwej komórki organizacyjnej w celu uiszczenia należności, przesyła się w ślad za sprawą.

3. W zestawieniu, o którym mowa w ust. 1 dolicza się ponadto wydatki wynikające z dokumentów wpływających do jednostki po zakończeniu postępowania przygotowawczego oraz uwzględnia ewentualne korekty wcześniej wykazanych należności.

§ 89. W zestawieniu kosztów nanosi się odrębnie opłaty i wydatki poniesione przez jednostkę oraz koszty poniesione przez Policję lub inny organ prowadzący postępowanie, wraz z adnotacją o numerach kart w aktach sprawy, na których znajdują się rachunki i inne dokumenty potwierdzające poniesione koszty.

§ 90. W przypadku podjęcia na nowo lub wznowienia postępowania przygotowawczego, które następnie zostało zakończone skierowaniem do sądu, w zestawieniu kosztów uwzględnia się opłaty i wydatki obejmujące całkowity koszt postępowania.

Oddział 7

Inne czynności sekretariatu w sprawach karnych

§ 91. Wykonując zarządzenia prokuratora pracownik sekretariatu zawiadamia o wszczęciu postępowania przygotowawczego podmioty wymienione w art. 305 § 4 k.p.k., z pouczeniem o przysługujących im uprawnieniach, a gdy postępowanie zostało wszczęte przeciwko funkcjonariuszowi publicznemu, o którym mowa w art. 115 § 13 k.k., pracownik sekretariatu zawiadamia także przełożonego tego funkcjonariusza.

§ 92. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania przygotowawczego przeciwko innym osobom, o których mowa w art. 21 § 1 k.p.k., pracownik sekretariatu wysyła na polecenie prokuratora.

§ 93. 1. Na zarządzenie prokuratora pracownik sekretariatu zawiadamia osoby uprawnione do wzięcia udziału w czynnościach procesowych, o terminie i miejscu ich przeprowadzenia.

2. Informacje telefoniczne mogą być udzielane w zakresie wskazanym w ust. 1 wyłącznie osobom uprawnionym, co do których tożsamości pracownik sekretariatu nie ma wątpliwości.

§ 94. 1. Wysyłając do sądu akta sprawy, zakończonej aktem oskarżenia, wnioskiem skierowanym w trybie art. 335 § 1 k.p.k., wnioskiem o warunkowe umorzenie postępowania karnego oraz wnioskiem o umorzenie postępowania i zastosowanie środka zabezpieczającego, pracownik sekretariatu wykonuje czynności polegające na:

1) sporządzaniu odpowiedniej liczby odpisów aktu oskarżenia wraz ze składanymi z nim wnioskami, odpisów wniosku skierowanego w trybie art. 335 § 1 k.p.k. zamiast aktu oskarżenia, wniosku o warunkowe umorzenie postępowania karnego oraz wniosku o umorzenie postępowania i zastosowanie środka zabezpieczającego stosownie do treści art. 334 § 2 i art. 338 § 1b k.p.k.;

2) wysłaniu do oskarżonego i jego obrońcy, pokrzywdzonego i jego pełnomocnika oraz osoby i instytucji, która złożyła zawiadomienie o przestępstwie stosownego zawiadomienia z informacją o treści art. 338a i 387 k.p.k. wraz z pouczeniem, o którym mowa w art. 334 § 3 k.p.k.;

3) sporządzeniu zestawienia opłat i wydatków w postępowaniu przygotowawczym.

2. Przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio w wypadku skierowania do sądu wniosku o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym.

3. Jeżeli warunki techniczne sądu na to pozwalają równolegle z przesłaną korespondencją w postaci tradycyjnej, można przekazać dane z Systemu również w postaci elektronicznej wraz ze zdigitalizowanymi aktami sprawy.

§ 95. W sprawach skierowanych do instytucji lub osoby uprawnionej do przeprowadzenia mediacji w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, pracownik sekretariatu:

1) rejestruje dane w tym zakresie w sprawie "Ds";

2) odnotowuje datę skierowania sprawy do instytucji lub osoby, o których mowa w pkt 1 oraz termin zakreślony przez prokuratora;

3) zgodnie z zarządzeniem prokuratora przekazuje akta sprawy lub materiały wskazanej instytucji lub osobie uprawnionej do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;

4) po zakończeniu postępowania mediacyjnego odnotowuje datę wpływu akt sprawy lub materiałów wraz ze sprawozdaniem z mediacji do jednostki, załącza do akt zestawienie wydatków związanych z jego przeprowadzeniem oraz doręczeniem w jego toku pism i wezwań.

§ 96. 1. W sprawach, w których śledztwo lub dochodzenie zawieszono z uwagi na długotrwałą przeszkodę uniemożliwiającą jego prowadzenie (art. 22 § 1 k.p.k., art. 114a k.k.s.), pracownik sekretariatu sprawdza, nie rzadziej niż raz w ciągu 6 miesięcy, czy przyczyny zawieszenia nadal trwają, w szczególności przekazuje zapytanie do Ministerstwa Sprawiedliwości Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, wniosek o udostępnienie danych ze zbioru PESEL Centralnej Bazy Danych Systemu Informatycznego Prokuratury, a jeżeli zarządzono poszukiwania podejrzanego, ustala aktualny stan tych poszukiwań.

2. W sprawach tego wymagających zapytanie wskazane w ust. 1 kieruje się do innych odpowiednich organów.

3. W sprawach, w których postępowanie zawieszono na podstawie art. 11 § 2 k.p.k., pracownik sekretariatu nie rzadziej niż raz na 3 miesiące ustala czy nie wydano prawomocnego orzeczenia w sprawie o inne przestępstwo, a następnie przedkłada akta zawieszonego postępowania prokuratorowi.

4. W sprawach, w których postępowanie umorzono na podstawie art. 11 § 1 k.p.k., pracownik sekretariatu nie rzadziej niż raz na 3 miesiące ustala czy nie uchylono lub zmieniono treści prawomocnego wyroku, orzeczonego w sprawie o inne przestępstwo, o którym mowa w tym przepisie, a następnie przedkłada akta umorzonego postępowania prokuratorowi.

5. W postępowaniach, które zawieszono na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1997 r. o świadku koronnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 1197), pracownik sekretariatu ustala datę uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie przeciwko pozostałym sprawcom i niezwłocznie przedkłada akta zawieszonego postępowania prokuratorowi.

6. W przypadku zawieszenia postępowania na podstawie art. 72 ust. 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2020 r. poz. 2050), pracownik sekretariatu ustala datę zakończenia leczenia, rehabilitacji lub udziału w programie edukacyjno-profilaktycznym, wykonując następnie czynności wskazane w ust. 5.

7. W przypadku zawieszenia postępowania na podstawie art. 105 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej ustala się datę wygaśnięcia mandatu posła lub senatora.

8. W przypadku zawieszenia postępowania na podstawie art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 26 marca 1982 r. o Trybunale Stanu (Dz. U. z 2019 r. poz. 2122) ustala się datę pociągnięcia do odpowiedzialności osoby, której dotyczyła uchwała Sejmu.

9. Czynności określone w ust. 7-8 pracownik sekretariatu wykonuje na podstawie zarządzenia prokuratora.

§ 97. 1. Kopię materiałów lub informację o powstaniu zobowiązania Skarbu Państwa, pracownik sekretariatu niezwłocznie przekazuje do komórki administracyjno-finansowej.

2. Przekazane dane zawierają oszacowanie kosztów zobowiązania, przypuszczalny termin i formę płatności.

3. W przypadku wydania przez prokuratora postanowienia o nałożeniu kary pieniężnej (art. 285 § 1 k.p.k.), a także obciążenia kosztami postępowania (art. 289 § 1 k.p.k.), po uprawomocnieniu się postanowienia, pracownik sekretariatu przesyła je w celu przeprowadzenia postępowania wykonawczego do sądu rejonowego w okręgu, którego prowadzone jest postępowanie.

§ 98. W każdym przypadku wyroku uniewinniającego, po uprawomocnieniu orzeczenia, pracownik sekretariatu zwraca się do sądu o wypożyczenie akt sprawy i przedkłada prokuratorowi, celem podjęcia decyzji co do dalszego toku postępowania.

§ 99. 1. Zatrzymane prawo jazdy po zarejestrowaniu i uprawomocnieniu się postanowienia o jego zatrzymaniu należy niezwłocznie przekazać do właściwego wydziału komunikacji, nie czekając na decyzję kończącą postępowanie w sprawie.

2. W Systemie rejestruje się informację o elektronicznym zatrzymaniu prawa jazdy.

§ 100. Zatrzymany paszport lub inny dokument upoważniający do przekroczenia granicy przechowuje się w miejscu określonym w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 kwietnia 2016 r. - Regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury.

Rozdział 3

Czynności z zakresu działalności administracyjnej, cywilnej, strzeżenia praworządności, odpowiedzialności służbowej i dyscyplinarnej oraz kontroli

Oddział 1

Urządzenia ewidencyjne

§ 101. 1. Repertoriami z działalności pozakarnej są:

1) "Pa" - dla inicjonowania postępowań administracyjnych, sądowo-administracyjnych i postępowań przed sądem administracyjnym, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami administracyjnymi przez podległe jednostki;

2) "Pc" - dla inicjonowania postępowań cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych oraz spraw o przyznanie lub zwrot kompensaty pieniężnej, roszczeń regresowych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami przez podległe jednostki.

2. Rejestrem samodzielnym w zakresie czynności w sprawach administracyjnych jest rejestr "Ip" - dla spraw o udostępnienie informacji publicznej, a także środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej oraz udziału przed sądami administracyjnymi.

3. Rejestrami samodzielnymi z zakresu strzeżenia praworządności są:

1) "TK" - dla wniosków Prokuratora Generalnego skierowanych do Trybunału Konstytucyjnego i stanowisk zajmowanych w sprawach rozpoznawanych przez Trybunał Konstytucyjny zainicjonowanych przez inne podmioty oraz dla wystąpień osób zainteresowanych skierowaniem wniosku do Trybunału Konstytucyjnego przez Prokuratora Generalnego i wydawanych opinii o konstytucyjności aktów prawnych;

2) "U" - dla próśb o ułaskawienie i dla spraw, w których wszczęto postępowania o ułaskawienie;

3) "Zo" - dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora na sposób prowadzenia czynności przez inne organy;

4) "Zp" - dla zagadnień prawnych rozpoznawanych w Sądzie Najwyższym, Naczelnym Sądzie Administracyjnym oraz wystąpień do Sądu Najwyższego w zakresie spraw administracyjnych, cywilnych i karnych;

5) "Zt" - dla zatrzymań dokonywanych przez Policję i inne uprawnione organy, z wyłączeniem zatrzymań osób podejrzanych w postępowaniach zarejestrowanych w repertorium "Ds".

4. Rejestrami z zakresu odpowiedzialności służbowej i dyscyplinarnej oraz kontroli są:

1) "RD" - dla czynności dyscyplinarnych, postępowań wyjaśniających oraz postępowań dyscyplinarnych prowadzonych przez rzecznika dyscyplinarnego;

2) "SD" - dla spraw rozpoznawanych w pierwszej instancji przez Sąd Dyscyplinarny przy Prokuratorze Generalnym;

3) "Wl" - dla przeprowadzanych własnych wizytacji i lustracji oraz oceny wizytacji i lustracji przeprowadzanych przez podległe jednostki.

Oddział 2

Ewidencjonowanie spraw

§ 102. Zakres danych przetwarzanych w urządzeniach ewidencyjnych, wskazanych w § 101, określa część B załącznika do niniejszego zarządzenia.

§ 103. 1. Sprawy w repertoriach "Pa" i "Pc" jako zakończone wykreśla się, gdy:

1) skierowano wniosek, pozew lub inny środek prawny o rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu sądowym;

2) skierowano wniosek lub inny środek prawny o rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu administracyjnym lub sądowo-administracyjnym;

3) załatwiono sprawę w inny sposób, a w szczególności prokurator odstąpił od dalszego udziału w postępowaniu sądowym w sprawie cywilnej, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych lub administracyjnej, bądź przekazano sprawę innej jednostce lub innemu organowi;

4) postępowanie w sprawie zostało zawieszone przez właściwy organ, a prokurator nie podejmuje w czasie zawieszenia tego postępowania własnych czynności;

5) zakończono czynności będące podstawą wpisu.

2. Wykreślenie spraw wskazanych w ust. 1 pkt 1-2 następuje z datą pokwitowania przez sąd lub datą nadania u operatora pocztowego.

3. Wymienione w ust. 1 pkt 3-5 z datą zarządzenia prokuratora.

4. Wykreślenie jako zakończonych spraw wpisanych do repertorium "Pc" i "Pa" po raz pierwszy w związku z udziałem prokuratora w postępowaniu przed sądem lub innym organem uprawnionym do prowadzenia postępowania następuje z datą wydania orzeczenia kończącego postępowanie lub w przypadku zakończenia z innych przyczyn udziału prokuratora w tym postępowaniu i z datą pisemnego zarządzenia prokuratora.

§ 104. 1. Sprawy w rejestrze "SD" ewidencjonowane są na podstawie dekretacji przewodniczącego Sądu Dyscyplinarnego przy Prokuratorze Generalnym.

2. Sprawy zarejestrowane w rejestrze "SD" wykreśla się po wydaniu uchwały, orzeczenia, postanowienia lub zarządzenia kończącego postępowanie przed Sądem Dyscyplinarnym przy Prokuratorze Generalnym.

§ 105. W rejestrze "Wl" sprawy ewidencjonuje się na podstawie dekretacji kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw wizytacji i lustracji.

§ 106. Sprawę z rejestru "Wl" wykreśla się na podstawie zarządzenia przewodniczącego zespołu przeprowadzającego wizytację lub lustrację.

Oddział 4

Akta

§ 107. 1. Akta w sprawach cywilnych i administracyjnych układa się w sposób wskazany przez prokuratora prowadzącego sprawę.

2. W aktach wskazanych w ust. 1 nie wyodrębnia się akt głównych i podręcznych.

3. Tomy akt oznacza się cyframi rzymskimi.

4. Na obwolutach akt odnotowuje się informacje dotyczące przedmiotu inicjowanych postępowań.

§ 108. Odpisy, kopie i obrazy elektroniczne z akt sądowych lub akt innych organów sporządza się tylko na podstawie pisemnego zarządzenia prokuratora.

§ 109. Odpisy i kopie dokumentów uwierzytelnia się tylko na pisemne zarządzenie prokuratora.

§ 110. 1. Akta w sprawach dyscyplinarnych i służbowych układa się w sposób wskazany przez prokuratora prowadzącego sprawę.

2. W przypadku kierowania sprawy z wnioskiem do sądu dyscyplinarnego lub do Prokuratora Generalnego z wnioskiem o wyznaczenie rzecznika dyscyplinarnego spoza danego okręgu regionalnego zakłada się, oprócz akt sprawy, dodatkowo akta wewnętrzne.

3. W aktach sprawy gromadzi się materiały podlegające przekazaniu do sądu i udostępnieniu stronom.

4. Akta wewnętrzne zawierają kopie dokumentów z akt sprawy niezbędnych do udziału rzecznika w postępowaniu przez sądami dyscyplinarnymi, odpisy składanych środków odwoławczych, analizy, notatki, inne dokumenty niepodlegające przekazaniu do sądu i udostępnieniu stronom, a w przypadku przekazania sprawy wyznaczonemu przez Prokuratora Generalnego rzecznikowi dyscyplinarnemu spoza danego okręgu regionalnego korespondencję w tym zakresie.

5. Do akt sprawy przekazanych przez rzecznika dyscyplinarnego dołącza się materiały wytwarzane przez sąd dyscyplinarny w toku postępowania dyscyplinarnego.

§ 111. 1. Akta Sądu Dyscyplinarnego przy Prokuratorze Generalnym prowadzi się jako akta główne oraz akta wewnętrzne.

2. W aktach wewnętrznych gromadzi się pisma i inne dokumenty nie podlegające ujawnieniu stronom oraz o charakterze organizacyjnym.

3. Tworzenie elektronicznych obrazów akt lub niektórych dokumentów, bądź ich kopiowanie dokonuje się na podstawie pisemnego zarządzenia Przewodniczącego Sądu Dyscyplinarnego przy Prokuraturze Generalnym, bądź przewodniczącego składu orzekającego.

§ 112. Akta spraw z zakresu wizytacji i lustracji prowadzi się w odrębnych zbiorach. Do zbiorów tych zalicza się:

1) materiały zasadnicze, do których dołącza się zarządzenia, sprawozdania częściowe członków zespołu przeprowadzającego wizytację lub lustrację, sprawozdanie końcowe, uwagi do sprawozdania, zalecenia powizytacyjne i informację o ich wykonaniu;

2) materiały pomocnicze dotyczące określenia spraw, które mogą podlegać badaniu i sposobu wyboru z nich spraw objętych badaniem;

3) materiały źródłowe, do których dołącza się odpisy, kopie i obrazy elektroniczne materiałów ze spraw objętych badaniem;

4) materiały wewnętrzne, do których dołącza się inne materiały, w tym w szczególności notatki członków zespołu, kopie dokumentów z innych materiałów.

Rozdział 4

Inne czynności z zakresu ustawowych zadań

Oddział 1

Urządzenia ewidencyjne

§ 113. 1. Pozostałymi rejestrami są:

1) "Ko" - dla korespondencji ogólnej, w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych;

2) "Pp" - dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw karnych, administracyjnych i cywilnych;

3) "W" - dla wokand spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem, Sądem Najwyższym, Wojewódzkim Sądem Administracyjnym, Naczelnym Sądem Administracyjnym i Trybunałem Konstytucyjnym.

2. Rejestrami dla ewidencjonowania przesyłek są:

1) "D" - dla rejestrowania przesyłek przychodzących do jednostki na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych przesyłek;

2) "E" - dla rejestrowania przesyłek wychodzących z jednostki na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych przesyłek.

Oddział 2

Ewidencjonowanie spraw i korespondencji

§ 114. Zakres danych przetwarzanych w urządzeniach ewidencyjnych, wskazanych w § 113, określa część C załącznika do niniejszego zarządzenia.

§ 115. Sprawy ewidencjonuje się w rejestrach wskazanych w § 113 ust. 1 pkt 1-2 na podstawie dekretacji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, z uwzględnieniem daty i kolejności wpływu pism.

§ 116. W przypadku, gdy w urządzeniu ewidencyjnym w Systemie nie przewidziano odpowiedniej funkcjonalności dla istotnej czynności w danej sprawie, informację wpisuje się w zakładce "uwagi".

§ 117. W przypadku zarejestrowania w Systemie błędnych danych dokonuje się się ich modyfikacji, zgodnie z funkcjonalnością Systemu.

§ 118. Sprawy w rejestrach wskazanych w § 113 ust. 1 pkt 1-2 wykreśla się na podstawie pisemnego zarządzenia prowadzącego sprawę lub innej upoważnionej osoby, zawierającego wskazanie sposobu jej zakończenia.

§ 119. Ewidencjonowanie korespondencji w rejestrach wskazanych w § 113 ust. 2 reguluje instrukcja kancelaryjna.

Oddział 3

Akta i wokandy

§ 120. 1. Akta spraw zakończonych prowadzonych w rejestrach "Ko" i "Pp" układa się i przechowuje według kolejności numerów.

2. Akta spraw niezakończonych układane są w oparciu o przyjętą w jednostce organizację pracy.

§ 121. Wokandy rozpraw i posiedzeń sądowych gromadzi się jako zbiór, w teczkach zakładanych na każdy rok kalendarzowy.

TYTUŁ III

INNE DZIAŁY ADMINISTRACJI

DZIAŁ I

Organizacja innych działów administracji

§ 122. 1. Zadania z zakresu innych działów administracji wykonywane są przez komórki organizacyjne, zespoły lub samodzielne stanowiska pracy oraz połączone lub wydzielone stanowiska pracy w Prokuraturze Krajowej, prokuraturach regionalnych oraz prokuraturach okręgowych.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach czynności określone w § 5 ust. 1 mogą wykonywać także pracownicy sekretariatu.

3. Czynności z zakresu ochrony informacji niejawnych mogą wykonywać również pracownicy sekretariatu.

4. Pracownicy sekretariatu wykonujący zadania określone w ust. 2 podlegają kierownikowi sekretariatu, a określone w ust. 3 pełnomocnikowi ochrony informacji niejawnych.

5. Zakres zadań pracowników sekretariatu wykonujących zadania z zakresu ochrony informacji niejawnych, kierownik jednostki określa na zgodny wniosek pełnomocnika ochrony informacji niejawnych i kierownika sekretariatu.

§ 123. W prokuraturze rejonowej czynności z zakresu zadań innych działów administracji wykonują właściwe komórki prokuratury okręgowej.

§ 124. Strukturę organizacyjną i zadania innych działów administracji określa zarządzenie kierownika jednostki.

DZIAŁ II

Zakres działania innych działów

§ 125. Czynności urzędników i innych pracowników wykonujących zadania w zakresie administrowania prokuraturą określa kierownik jednostki w zarządzeniu o podziale zadań i zakresie czynności.

§ 126. 1. Do czynności kancelaryjnych wykonywanych w zakresie innych działów, a prowadzonych w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej.

2. Zasady ewidencjonowania dowodów księgowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości nieuregulowane w niniejszym zarządzeniu określają odrębne przepisy.

3. Zadania dotyczące sprawozdawczości i statystyki, wykonywane przez inne działy administracji, wykonują wyznaczeni pracownicy tych działów.

Rozdział 1

Komórki organizacyjne

§ 127. Czynności z zakresu spraw kadrowych, budżetowych, finansowych i administracyjnych, informatycznych, analitycznych, ochrony informacji niejawnych i danych osobowych, a także spraw obronnych wykonywane są w komórkach organizacyjnych Prokuratury Krajowej, prokuratury regionalnej i prokuratury okręgowej.

§ 128. W prokuraturze regionalnej i prokuraturze okręgowej sprawy obronne mogą być prowadzone w ramach samodzielnego stanowiska pracy.

§ 129. 1. Zakres działania komórek wykonujących czynności informatyczne i analityczne, oprócz zadań informatycznych i z zakresu analizy kryminalnej obejmuje także wykonywanie zapytań i wniosków oraz inne czynności w zakresie dostępu i obsługi zewnętrznych elektronicznych baz danych, a także analizę materiałów procesowych i pozaprocesowych, zabezpieczonych w postępowaniu przygotowawczym oraz w ramach wykonywania innych ustawowych zadań.

2. Zadania wskazane w ust. 1, zgodnie z podziałem czynności określonym zarządzeniem kierownika jednostki, wykonują odpowiednio informatycy i analitycy kryminalni, a w zakresie obsługi zewnętrznych elektronicznych baz danych także pracownicy sekretariatu.

3. W prokuraturach rejonowych czynności w zakresie dostępu i obsługi zewnętrznych elektronicznych baz danych wykonują pracownicy sekretariatu.

§ 130. 1. Analiza kryminalna jest wykonywana na wniosek prokuratora prowadzącego lub nadzorującego postępowanie, po jego uwzględnieniu przez kierownika komórki właściwej do spraw analizy kryminalnej.

2. Wniosek o wykonanie analizy kryminalnej powinien zawierać dane określone zgodnie z wzorem wniosku o wykonanie analizy kryminalnej, wprowadzonym odrębnymi przepisami.

3. Wniosek, który nie może zostać wykonany z uwagi na brak uwarunkowań techniczno-organizacyjnych, lub nie spełnia wymogów formalnych, bądź nie dotyczy analizy kryminalnej, lub przekazany materiał nie pozwala na wykonanie analizy kryminalnej, nie podlega uwzględnieniu.

4. Nieuwzględnienie wniosku wymaga pisemnego uzasadnienia oraz zatwierdzenia przez kierownika komórki właściwej do spraw analizy kryminalnej.

5. W przypadku nieuwzględnienia wniosku w oparciu o przesłanki zawarte w ust. 3 przekazane do analizy materiały wraz z uzasadnieniem zwracane są do wnioskodawcy w celu podjęcia decyzji w przedmiocie wystąpienia do kierownika jednostki, w której wniosek został złożony o zajęcie stanowiska.

§ 131. 1. Wyniki analizy i materiały z nią związane przekazuje się prokuratorowi prowadzącemu lub nadzorującemu postępowanie i przechowuje się w aktach sprawy, a kopie w aktach sprawy zaewidencjonowanej w rejestrze "Ak", prowadzonym w komórce kierownika komórki właściwej do spraw analizy kryminalnej w Prokuraturze Krajowej lub kierownika do spraw informatyzacji i analiz w prokuraturze regionalnej lub okręgowej.

2. W jednostkach mogą być tworzone bazy analiz kryminalnych w oparciu o materiały zaewidencjonowane w rejestrze "Ak".

3. Okres przechowywania w bazach danych, o których mowa w ust. 2, wyników analizy i materiałów z nią związanych, jeżeli zawierają dane osobowe, nie może być dłuższy od okresu przechowywania akt sprawy, w ramach której zostały przetworzone.

4. Zakres i sposób prowadzenia baz analiz kryminalnych, a także zasady dostępu do danych i informacji w nich zawartych, określa zarządzenie kierownika jednostki. Projekt zarządzenia wymaga zaopiniowania przez inspektora ochrony danych.

§ 132. 1. Zatrudnieni w jednostkach informatycy, analitycy i eksperci w zakresie posiadanych kwalifikacji lub specjalności mogą wykonywać czynności specjalisty w toku postępowania karnego i innych w przypadku, gdy możliwość taka została przewidziana zarządzeniem kierownika jednostki.

2. Zarządzenie, o którym mowa w ust. 1 określa sposób zlecania czynności, ich zakres, niezbędny do wykorzystania, sprzęt i oprogramowanie, minimalne wymagania formalne i metodyczne wykonywania czynności, rolę informatyka, analityka lub eksperta w dalszym toku dokonywanych czynności oraz zakres niezbędnej do sporządzenia dokumentacji.

Rozdział 2

Samodzielne stanowiska i zespoły

§ 133. 1. Zadania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony danych osobowych oraz audytu, a w prokuraturach regionalnych i okręgowych także zadania z zakresu spraw obronnych wykonywane są w ramach samodzielnych stanowisk.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki do wykonywania zadań, o których mowa w ust. 1, może utworzyć zespół.

Rozdział 3

Kancelaria

§ 134. Zadaniem kancelarii jest przyjmowanie i ekspediowanie przesyłek oraz ich ewidencjonowanie w Systemie.