§ 1. 1. Zasady postępowania w procesie uznawania wzorców jednostek miar za państwowe wzorce jednostek miar, zwanych dalej "wzorcami państwowymi", dotyczą wzorców pomiarowych przechowywanych i stosowanych w Głównym Urzędzie Miar, zwanym dalej "GUM", oraz wzorców pomiarowych przechowywanych i stosowanych w jednostkach organizacyjnych i laboratoriach spoza administracji miar.

2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) wzorzec pomiarowy - realizację definicji danej wielkości o zadeklarowanej wartości wielkości, której towarzyszy związana z tą wartością niepewność pomiaru; realizacja ta służy jako odniesienie. Wzorcem pomiarowym jest wzorzec jednostki miary, wzorzec miary, materiał odniesienia;

2) rozporządzenie - rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie uznawania wzorców jednostek miar za państwowe wzorce jednostek miar (Dz. U. poz. 257 oraz z 2007 r. poz. 280);

3) komórka wnioskująca - komórkę organizacyjną GUM właściwą do realizacji zadań w zakresie wzorców państwowych;

4) zewnętrzny wnioskodawca - jednostkę organizacyjną i laboratorium spoza administracji miar wnioskującą o uznanie przechowywanych i stosowanych u niej wzorców pomiarowych za wzorce państwowe;

5) komórka koordynująca - komórkę organizacyjną GUM właściwą do prowadzenia prac z zakresu metrologii ogólnej;

6) osoba odpowiedzialna za wzorzec państwowy w GUM - kierownika komórki wnioskującej albo jego zastępcę;

7) opiekun wzorca państwowego w GUM - osobę z wyższym wykształceniem z dziedzin nauk ścisłych i przyrodniczych lub inżynieryjno-technicznych, posiadającą wiedzę w zakresie dziedziny pomiarowej, z którą związany jest wzorzec państwowy;

8) lista sprawdzająca - wykaz zagadnień wynikających z wymagań rozporządzenia, które podlegają weryfikacji podczas oceny dokumentacji wzorca państwowego.

§ 2. 1. W przypadku wzorców pomiarowych przechowywanych i stosowanych w GUM stosuje się następujące zasady postępowania:

1) komórka wnioskująca, od momentu utworzenia wzorca pomiarowego przewidzianego do uznania za wzorzec państwowy, przygotowuje: księgę wzorca państwowego, której wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia, dokumentację techniczną wzorca państwowego, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia oraz instrukcję obsługi wzorca państwowego, której wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia, i rozpoczyna ich systematyczne wypełnianie;

2) komórka wnioskująca, po stwierdzeniu, że wzorzec pomiarowy spełnia warunki niezbędne do uznania go za wzorzec państwowy, wypełnia w wersji elektronicznej wniosek o uznanie wzorca państwowego, zgodnie z zamieszczonym w załączniku nr 4 do zarządzenia wzorem wniosku o uznanie albo o zmianę decyzji o uznaniu wzorca państwowego, oraz przygotowuje w wersji elektronicznej projekt świadectwa wzorca państwowego zgodnie ze wzorem tego świadectwa, który określa załącznik nr 5 do zarządzenia, wraz z załącznikami. Komórka wnioskująca zakłada sprawę zgodnie z katalogiem klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zwanym dalej "EZD" i przekazuje do komórki koordynującej;

3) komórka wnioskująca po weryfikacji dokumentacji wzorca państwowego przygotowuje projekt decyzji o uznaniu wzorca państwowego w zakresie treści dotyczących charakterystyki metrologicznej oraz dokumentacji państwowego wzorca zgodnie ze wzorem decyzji, który określa załącznik nr 6 do zarządzenia, zakłada sprawę w EZD zgodnie z katalogiem klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt i przekazuje do komórki koordynującej;

4) komórka wnioskująca po weryfikacji dokumentacji wzorca państwowego przygotowuje projekt obwieszczenia o uznaniu wzorca państwowego zgodnie ze wzorem obwieszczenia, który określa załącznik nr 7 do zarządzenia, zakłada sprawę w EZD zgodnie z katalogiem klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt i przekazuje do komórki koordynującej;

5) kierownik komórki koordynującej wyznacza pracowników dokonujących weryfikacji dokumentacji. Jeśli zaistnieje potrzeba zaproszenia do oceny eksperta spoza GUM lub pracownika innej komórki organizacyjnej GUM, kierownik komórki koordynującej wnioskuje do Prezesa GUM o powołanie zespołu o charakterze opiniodawczym;

6) pracownicy komórki koordynującej dokonujący weryfikacji dokumentacji wzorca państwowego pod kątem zgodności z wymaganiami z rozporządzenia, prawidłowości zastosowanej terminologii metrologicznej, jednostek miar i analizy wyników pomiarów, potwierdzają jej wyniki na liście sprawdzającej, której wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia, którą następnie zatwierdza kierownik komórki koordynującej;

7) wszelkie wątpliwości i ewentualne braki w dokumentacji wzorca państwowego są wyjaśniane z komórką wnioskującą i uzupełniane;

8) kierownik komórki koordynującej na wniosku o uznanie wzorca państwowego potwierdza spełnienie wymagań rozporządzenia i poprawność terminologiczną dokumentacji;

9) komórka koordynująca nadaje numer wzorca państwowego i numer świadectwa wzorca państwowego, przy czym:

a) numer wzorca państwowego jest to kolejny numer z rejestru wzorców państwowych,

b) numer świadectwa wzorca państwowego składa się z akronimu nazwy instytucji utrzymującej wzorzec państwowy, numeru wzorca państwowego z rejestru wzorców państwowych, numeru porządkowego wydawanego świadectwa wzorca państwowego oraz roku wydania świadectwa;

10) komórka koordynująca przekazuje w EZD sprawy zawierające: projekt decyzji o uznaniu wzorca państwowego oraz projekt obwieszczenia o uznaniu wzorca państwowego, do komórki organizacyjnej GUM właściwej ds. obsługi prawnej, która proceduje je zgodnie z przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w GUM;

11) po podpisaniu przez Prezesa GUM decyzji o uznaniu wzorca państwowego, komórka koordynująca uzupełnia świadectwo wzorca państwowego o numer decyzji i datę jej podpisania. Po uzupełnieniu podpisów przez opiekuna wzorca państwowego i osobę odpowiedzialną za wzorzec państwowy komórka koordynująca przekazuje oryginał świadectwa wzorca państwowego wraz z kopią do podpisu Prezesowi GUM;

12) komórka koordynująca przekazuje podpisane świadectwo wzorca państwowego wraz z załącznikami do komórki wnioskującej;

13) komórka wnioskująca, po uznaniu wzorca państwowego, prowadzi na bieżąco jego dokumentację, uzupełnia i aktualizuje oraz odnotowuje wszelkie zmiany do niej wprowadzone.

2. W przypadku wzorców pomiarowych przechowywanych i stosowanych w jednostce organizacyjnej i laboratorium spoza administracji miar stosuje się następujące zasady postępowania:

1) wniosek o uznanie wzorca państwowego złożony do Prezesa GUM wraz z określonymi w rozporządzeniu dokumentami, jest przekazywany do komórki koordynującej;

2) komórka koordynująca rejestruje sprawę w EZD;

3) komórka koordynująca sprawdza wniosek o uznanie wzorca państwowego pod kątem wymagań rozporządzenia; w przypadku braków formalnych we wniosku przygotowuje wezwanie do jego uzupełnienia do podpisu Prezesa GUM;

4) kierownik komórki koordynującej zwraca się do właściwego członka Kierownictwa GUM o opinię dotyczącą zasadności uznania wzorca pomiarowego za wzorzec państwowy;

5) w przypadku wydania przez członka Kierownictwa GUM opinii:

a) negatywnej - komórka koordynująca przygotowuje projekt odpowiedzi do zewnętrznego wnioskodawcy do podpisu Prezesa GUM,

b) pozytywnej - komórka koordynująca przygotowuje projekt świadectwa wzorca państwowego, projekt decyzji o uznaniu wzorca państwowego oraz projekt obwieszczenia o uznaniu wzorca państwowego i postępuje zgodnie z ust. 1 pkt 5-10;

6) po podpisaniu przez Prezesa GUM decyzji o uznaniu wzorca państwowego, komórka koordynująca uzupełnia świadectwo wzorca państwowego o numer decyzji i datę jej podpisania. Po uzupełnieniu podpisów przez opiekuna wzorca państwowego i osobę odpowiedzialną za wzorzec państwowy komórka koordynująca przekazuje oryginał świadectwa wzorca państwowego wraz z kopią do podpisu Prezesowi GUM;

7) komórka koordynująca przekazuje do zewnętrznego wnioskodawcy podpisane świadectwo wzorca państwowego wraz z załącznikami oraz decyzją Prezesa GUM o uznaniu wzorca państwowego.

3. W przypadku zmiany charakterystyk metrologicznych lub sposobu praktycznej realizacji jednostki miary dla uznanych wcześniej wzorców państwowych stosuje się następujące zasady postępowania:

1) w przypadku zmian charakterystyk metrologicznych lub innych danych zawartych w świadectwie wzorca państwowego, niewymagających zmiany decyzji o uznaniu wzorca państwowego, komórka wnioskująca składa do komórki koordynującej w EZD wniosek o zmianę świadectwa wzorca państwowego, którego wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia, wraz z projektem nowego świadectwa i dokumentami potwierdzającymi zasadność proponowanych zmian;

2) komórka koordynująca ocenia merytorycznie wniosek o zmianę świadectwa wzorca państwowego, nadaje nowy kolejny numer świadectwa wzorca państwowego i przedkłada Prezesowi GUM do podpisu. Następnie postępuje zgodnie z ust. 1 pkt 12;

3) w przypadku zmiany sposobu praktycznej realizacji jednostki miary, komórka wnioskująca składa do komórki koordynującej w EZD wniosek o zmianę decyzji o uznaniu wzorca państwowego, zgodny ze wzorem określonym w załączniku nr 4 do zarządzenia. Dalsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z ust. 1 pkt 5-12;

4) w sytuacji, gdy zewnętrzny wnioskodawca złoży do Prezesa GUM wniosek o zmianę:

a) świadectwa wzorca państwowego, komórka koordynująca zakłada sprawę w EZD, ocenia merytorycznie wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi zasadność proponowanych zmian, nadaje nowy kolejny numer świadectwa wzorca państwowego i przedkłada Prezesowi GUM do podpisu. Podpisane świadectwo komórka koordynująca przekazuje do zewnętrznego wnioskodawcy,

b) decyzji o uznaniu wzorca państwowego, postępowanie jest prowadzone zgodnie z ust. 2.

§ 3. Komórka koordynująca przechowuje kopie: świadectwa wzorca państwowego, decyzji o uznaniu wzorca państwowego, wniosku o uznanie albo o zmianę decyzji o uznaniu wzorca pomiarowego za wzorzec państwowy, wniosku o zmianę świadectwa wzorca państwowego oraz listę sprawdzającą. Komórka koordynująca prowadzi elektroniczny rejestr wzorców państwowych.

§ 4. Przygotowując i prowadząc dokumentację wzorca państwowego przechowywanego i utrzymywanego w GUM należy stosować zasady dotyczące jednostek miar, opisu charakterystyk metrologicznych oraz aktualnie obowiązującej terminologii metrologicznej, wynikające z wiążących Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych.

§ 5. Zarządzenie ma zastosowanie do postępowań dotyczących uznawania wzorców pomiarowych za wzorce państwowe wszczynanych od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu podpisania.