Rozdział 1.

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) zasady i cele funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi, w tym obowiązki w zakresie kontroli zarządczej:

a) Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Sekretarzy Stanu i Podsekretarzy Stanu w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi,

b) kierowników jednostek sektora finansów publicznych w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi,

c) dyrektorów departamentów lub biur w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi,

d) Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej kierowanych przez Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi,

e) Zespołu Audytu Wewnętrznego w Departamencie Kontroli i Audytu,

f) koordynatorów kontroli zarządczej w departamentach lub biurach Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

2) szczegółowy tryb sporządzania dokumentów dotyczących kontroli zarządczej;

3) wzory dokumentów, o których mowa w pkt 2.

Rozdział 2

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

2) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

3) członkach kierownictwa Ministerstwa – należy przez to rozumieć Ministra, Sekretarzy Stanu i Podsekretarzy Stanu w Ministerstwie oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

4) dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora departamentu lub biura w Ministerstwie;

5) Dyrektorze Generalnym – należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

6) działach – należy przez to rozumieć działy administracji rządowej kierowane przez Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

7) jednostce w dziale – należy przez to rozumieć jednostkę sektora finansów publicznych podległą Ministrowi lub przez niego nadzorowaną, lub jednostkę sektora finansów publicznych obsługującą organ podległy Ministrowi lub przez niego nadzorowany;

8) Komitecie Audytu – należy przez to rozumieć komitet audytu, o którym mowa w art. 288 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, powołany przez Ministra dla kierowanych przez niego działów;

9) Komitecie Bezpieczeństwa lub Zespole Kryzysowym Bezpieczeństwa Informacji – należy przez to rozumieć organy funkcjonujące w Ministerstwie na podstawie zarządzenia nr 15 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 24 maja 2018 r. w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacji Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

10) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć departament albo biuro w Ministerstwie;

11) planie działalności – należy przez to rozumieć plan działalności na następny rok dla kierowanych przez Ministra działów, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, określający cele do realizacji w danym roku wraz ze wskazaniem zadań lub podzadań budżetowych służących realizacji poszczególnych celów i mierników określających stopień realizacji celu;

12) planie pracy komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć cele i zadania komórki organizacyjnej określone w rocznej perspektywie, powiązane z celami ujętymi w planie działalności lub innymi celami strategicznymi, priorytetami Ministra oraz zadaniami wynikającymi z regulaminu organizacyjnego Ministerstwa;

13) ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej;

14) sprawozdaniu z wykonania planu działalności – należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności za poprzedni rok dla kierowanych przez Ministra działów, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

15) zasobie informacyjnym – należy przez to rozumieć określoną ilość informacji znajdującą się w posiadaniu Ministerstwa i jego pracowników, wykorzystywaną do pracy oraz podejmowania strategicznych decyzji;

16) Zespole Audytu Wewnętrznego – należy przez to rozumieć komórkę audytu wewnętrznego funkcjonującą w strukturze Departamentu Kontroli i Audytu.

§ 3. 1. Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez członków kierownictwa Ministerstwa, dyrektorów oraz pozostałych pracowników Ministerstwa, we wszystkich rodzajach ich aktywności, które są konieczne dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, skuteczny, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. System kontroli zarządczej w Ministerstwie jest tworzony, doskonalony i oceniany z wykorzystaniem standardów kontroli zarządczej w następujących obszarach:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

3. Kontrola zarządcza w Ministerstwie jest wykonywana zgodnie z:

1) ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);

3) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia ostanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);

4) przepisami w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej, wydanymi na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

5) komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 84);

6) komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 11);

7) komunikatem Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 56).

4. Kierownicy jednostek w dziale mogą wydawać zarządzenia, instrukcje i wskazówki oraz ustalać procedury dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w kierowanych jednostkach, z uwzględnieniem ich specyfiki.

5. Dyrektorzy mogą wydawać instrukcje i wskazówki oraz ustalać procedury dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w kierowanych komórkach organizacyjnych.

6. Kontrola zarządcza w Ministerstwie jest dokumentowana.

7. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią w szczególności obowiązujące w Ministerstwie wewnętrzne zarządzenia, procedury, regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

Rozdział 2.

Zakresy odpowiedzialności

§ 4. Członkowie kierownictwa Ministerstwa nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych i jednostkach w działach, zgodnie z podziałem kompetencji w Kierownictwie Ministerstwa, ustalonym przez Ministra w drodze zarządzenia, w szczególności wyznaczają cele do realizacji przez komórki organizacyjne.

§ 5. 1. Ministerstwo realizuje cele strategiczne działając w oparciu o zatwierdzoną przez Ministra misję i wizję Ministerstwa.

2. Biuro Dyrektora Generalnego koordynuje opracowanie i aktualizację misji i wizji Ministerstwa.

3. Biuro Dyrektora Generalnego, współpracując w szczególności z Departamentem Strategii i Rozwoju, koordynuje opracowanie i aktualizację celów strategicznych określonych dla działów.

§ 6. Departament Strategii i Rozwoju koordynuje proces sporządzenia:

1) projektu planu działalności;

2) informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności oraz ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych;

3) sprawozdania z wykonania planu działalności za poprzedni rok.

§ 7. Departament Bezpieczeństwa, wraz z Komitetem Bezpieczeństwa i Zespołem Kryzysowym Bezpieczeństwa Informacji, koordynuje proces zarządzania ryzykiem.

§ 8. 1. Zespół Audytu Wewnętrznego dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie, realizowanej w ramach zadań zapewniających oraz czynności doradczych.

2. Zespół Audytu Wewnętrznego koordynuje procesy:

1) samooceny kontroli zarządczej;

2) przygotowania projektu oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanych przez niego działów, sporządzonego zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 9. Komitet Audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, w szczególności przez sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień.

§ 10. 1. Dyrektor wykonuje zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej, w szczególności:

1) odpowiada za realizację celów i zadań, bieżące ich monitorowanie oraz zarządzanie ryzykiem związane z celami i zadaniami, z uwzględnieniem informacji pozyskiwanych w zakresie kompetencji związanych z realizacją uprawnień Ministra wobec jednostek organizacyjnych mu podległych lub przez niego nadzorowanych;

2) informuje nadzorującego komórkę organizacyjną członka kierownictwa Ministerstwa o kluczowych ryzykach;

3) przeprowadza samoocenę funkcjonowania kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej;

4) składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej;

5) może zgłaszać propozycje tematów audytu, które mogłyby albo powinny być przeprowadzone w ramach rocznego planu audytu;

6) odpowiada za dokumentowanie procesów kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej.

2. Dyrektor wyznacza koordynatora kontroli zarządczej odpowiedzialnego w komórce organizacyjnej za:

1) gromadzenie i analizę informacji dotyczących kontroli zarządczej, w tym informacji dotyczących ryzyk;

2) bieżące raportowanie dyrektorowi o zidentyfikowanych ryzykach;

3) koordynację przygotowania projektów dokumentów dotyczących kontroli zarządczej;

4) przekazywanie pracownikom komórki organizacyjnej niezbędnych informacji z zakresu kontroli zarządczej.

§ 11. Pracownicy Ministerstwa są zaangażowani w procesy kontroli zarządczej w zakresie określonym w niniejszym zarządzeniu, regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz innych wewnętrznych aktach normatywnych, wewnętrznych regulaminach komórek organizacyjnych, opisach stanowisk pracy, w udzielonych im pełnomocnictwach i upoważnieniach, a także odpowiadają za realizację tych procesów w zakresie swoich kompetencji.

Rozdział 3.

Plan działalności

§ 12. 1. Komórki organizacyjne przekazują do Departamentu Strategii i Rozwoju, w terminie do dnia 30 września, informacje niezbędne do sporządzenia części B i C planu działalności na następny rok, w zakresie celów i mierników określających stan ich realizacji.

2. Na podstawie przekazanych informacji oraz biorąc pod uwagę wyniki informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności, o której mowa w § 17 ust. 4, Departament Strategii i Rozwoju sporządza projekt planu działalności na następny rok, i w terminie do dnia 20 października przekazuje go do podpisu Ministra.

3. Podpisany przez Ministra projekt planu działalności na następny rok przekazywany jest Prezesowi Rady Ministrów w terminie do dnia 31 października.

4. Podpisany przez Ministra plan działalności na następny rok, w terminie do dnia 30 listopada, Departament Strategii i Rozwoju przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

Rozdział 5.

Monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań służących ich osiągnięciu oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania planu działalności

§ 17. 1. Stopień realizacji celów i zadań służących ich osiągnięciu monitoruje się co najmniej dwa razy w roku: według stanu na koniec pierwszego półrocza oraz w formie sprawozdania z wykonania planu działalności, według stanu na koniec roku.

2. Dyrektor, w terminie do dnia 10 lipca, przekazuje do zatwierdzenia nadzorującemu daną komórkę organizacyjną członkowi kierownictwa Ministerstwa sprawozdanie z wykonania planu pracy za pierwsze półrocze, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia. W przypadku wystąpienia zagrożenia dla osiągnięcia celów lub gdy zadania nie są prawidłowo realizowane, do informacji dołącza się wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych lub naprawczych.

3. Sprawozdanie z wykonania planu pracy za pierwsze półrocze, zatwierdzone zgodnie z ust. 2, komórka organizacyjna, w terminie do dnia 20 lipca, przekazuje do wiadomości Departamentu Strategii i Rozwoju.

4. Departament Strategii i Rozwoju, w terminie do dnia 31 lipca, sporządza informację o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności oraz ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych, a także przekazuje ją do wiadomości członkom kierownictwa Ministerstwa.

§ 18. 1. Dyrektor, w terminie do dnia 31 stycznia, przekazuje do zatwierdzenia nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa sprawozdanie z wykonania planu pracy za poprzedni rok, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4 do zarządzenia.

2. Sprawozdanie z wykonania planu pracy za poprzedni rok, zatwierdzone zgodnie z ust. 1, komórka organizacyjna, w terminie do końca lutego, przekazuje do wiadomości Departamentu Strategii i Rozwoju.

3. Na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 2, Departament Strategii i Rozwoju, w terminie do dnia 31 marca, sporządza projekt sprawozdania z wykonania planu działalności.

4. Departament Strategii i Rozwoju przedkłada do zatwierdzenia Ministrowi projekt sprawozdania z wykonania planu działalności.

5. Po zatwierdzeniu przez Ministra sprawozdania z wykonania planu działalności, Departament Strategii i Rozwoju przekazuje je do wiadomości członkom kierownictwa Ministerstwa oraz do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej, w terminie do dnia 30 kwietnia.

Rozdział 6.

Samoocena systemu kontroli zarządczej

§ 19. 1. Samoocena systemu kontroli zarządczej jest przeprowadzana co najmniej raz w roku przez kierowników jednostek w działach oraz dyrektorów.

2. Zespół Audytu Wewnętrznego, w terminie do dnia 31 stycznia, przygotowuje i przekazuje:

1) pismo Ministra do kierowników jednostek w działach, zobowiązujące ich do przeprowadzenia samooceny systemu kontroli zarządczej w kierowanych jednostkach z wykorzystaniem wzoru kwestionariusza samooceny określonego w załączniku nr 5 do zarządzenia – za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-PUAP);

2) pismo Dyrektora Generalnego do dyrektorów, zobowiązujące ich do przeprowadzenia samooceny systemu kontroli zarządczej w kierowanych komórkach organizacyjnych z wykorzystaniem wzoru kwestionariusza samooceny określonego w załączniku nr 6 do zarządzenia – poprzez system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

3. Wypełnione kwestionariusze, o których mowa w ust. 2, zawierające wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej, kierownicy jednostek w działach oraz dyrektorzy przekazują do Zespołu Audytu Wewnętrznego w terminie do końca lutego.

4. Zespół Audytu Wewnętrznego sporządza zestawienie wyników samooceny systemu kontroli zarządczej przeprowadzonej przez kierowników jednostek w działach oraz dyrektorów – w terminie do dnia 31 marca.

5. Zestawienie wyników samooceny systemu kontroli zarządczej, o którym mowa w ust. 4, Zespół Audytu Wewnętrznego załącza do projektu oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej w działach.

6. Zestawienie wyników samooceny systemu kontroli zarządczej przeprowadzonej przez kierowników jednostek w działach Zespół Audytu Wewnętrznego zamieszcza w Intranecie Ministerstwa, informując o tym członków kierownictwa Ministerstwa oraz dyrektorów komórek organizacyjnych.

7. Zestawienie wyników samooceny systemu kontroli zarządczej przeprowadzonej przez dyrektorów, Zespół Audytu Wewnętrznego przekazuje członkom kierownictwa Ministerstwa.

Rozdział 7.

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

§ 20. 1. Zespół Audytu Wewnętrznego, w terminie do dnia 31 stycznia, przygotowuje i przekazuje:

1) pismo Ministra do kierowników jednostek w działach, zobowiązujące ich do złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w kierowanych przez nich jednostkach według wzoru określonego w załączniku nr 7 do zarządzenia – za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-PUAP);

2) pismo Dyrektora Generalnego do dyrektorów zobowiązujące ich do złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w kierowanych komórkach organizacyjnych według wzoru określonego w załączniku nr 8 do zarządzenia – poprzez system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

2. Kierownicy jednostek w działach, w terminie do końca lutego, przekazują do Zespołu Audytu Wewnętrznego, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w kierowanej jednostce.

3. Dyrektorzy, w terminie do końca lutego, przekazują do Zespołu Audytu Wewnętrznego, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej.

4. W przypadku złożenia w oświadczeniu zastrzeżeń, co do funkcjonowania kontroli zarządczej w kierowanej jednostce lub komórce organizacyjnej, kierownicy jednostek w działach oraz dyrektorzy, przy składaniu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w następnym roku, zobowiązani są do wskazania działań podjętych w obszarze, którego zastrzeżenia dotyczyły.

5. Zespół Audytu Wewnętrznego sporządza zestawienie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej złożonych przez kierowników jednostek w działach oraz dyrektorów – w terminie do dnia 31 marca.

6. Zestawienie wyników oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, o którym mowa w ust. 5, Zespół Audytu Wewnętrznego załącza do projektu oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej w działach.

7. Zestawienie wyników oświadczeń o stanie kontroli zarządczej złożonych przez kierowników jednostek w działach Zespół Audytu Wewnętrznego zamieszcza w Intranecie Ministerstwa, informując o tym członków kierownictwa Ministerstwa oraz dyrektorów komórek organizacyjnych.

8. Zestawienie wyników oświadczeń o stanie kontroli zarządczej złożonych przez dyrektorów, Zespół Audytu Wewnętrznego przekazuje członkom kierownictwa Ministerstwa.

§ 21. 1. W terminie do dnia 20 kwietnia Przewodniczący Komitetu Audytu przedkłada Ministrowi opinię o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w działach.

2. W terminie do dnia 25 kwietnia, Zespół Audytu Wewnętrznego przygotowuje projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej w działach na podstawie:

1) wyników samooceny systemu kontroli zarządczej przeprowadzonej przez kierowników jednostek w dziale oraz dyrektorów,

2) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej składanych przez kierowników jednostek w dziale oraz dyrektorów,

3) opinii Komitetu Audytu o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w działach

– zgodnie z wzorem określonym w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

3. W terminie do dnia 30 kwietnia, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w działach podpisywane jest przez Ministra kwalifikowanym podpisem elektronicznym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

4. Podpisane przez Ministra oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w działach w poprzednim roku, Zespół Audytu Wewnętrznego niezwłocznie przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

Rozdział 8.

Przepisy końcowe

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.