§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) sojusznicza publikacja dotycząca zapewnienia jakości (Allied Quality Assurance Publication - AQAP);

2) Agencja Zarządzania Kontraktami Obronnymi (Defense Contract Management Agency - DCMA) - agencja rządu federalnego Stanów Zjednoczonych Ameryki odpowiedzialna za zarządzanie kontraktami dla Departamentu Obrony i innych autoryzowanych agencji federalnych;

3) (uchylony)

4) [1] czynności przygotowawcze - prace przygotowawcze wykonawcy realizowane przed podpisaniem umowy, które mogą wymagać monitorowania przez realizującego proces nadzorowania jakości;

5) (uchylony)

6) instytucja narodowa - jednostka organizacyjna lub jej komórka wewnętrzna mająca siedzibę w danym państwie Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego (NATO), wymieniona w AQAP-4107-SRD.1 Lista instytucji narodowych do spraw Rządowego Zapewnienia Jakości (GQA), lub inna wskazana w zawartym memorandum o porozumieniu (MoU) określającym zasady współpracy w zakresie wzajemnego zapewnienia jakości;

7) klauzula jakościowa - dokument zawierający wymagania dotyczące zapewnienia jakości SpW, wprowadzane do umowy zawieranej z wykonawcą lub umowy pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą;

8) odbiorca sprzętu wojskowego (odbiorca SpW) - wskazana w umowie jednostka organizacyjna odpowiedzialna za przyjęcie sprzętu wojskowego lub dokonanie odbioru usługi;

9) [2] plan nadzorowania lub plan GQA - dokument planistyczny procesu nadzorowania jakości lub GQA, który powinien uwzględniać wymagania wynikające z umowy zawartej z wykonawcą i wniosku o nadzorowanie lub GQA;

10) podwykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która pozostaje w stosunku prawnym z wykonawcą (zawarła umowę w formie pisemnej o charakterze odpłatnym, na mocy której zobowiązuje się wykonać część zamówienia); w odniesieniu do sojuszniczych publikacji AQAP, podwykonawcę należy rozumieć jako dostawcę zewnętrznego;

11) proces rządowego zapewnienia jakości (Government Quality Assurance - GQA) - proces realizowany przez właściwą instytucję narodową, którego celem jest zwiększenie pewności, że zawarte w umowie wymagania jakościowe są spełnione - definicja zatwierdzona przez Grupę Zarządzania Cyklem Życia AC/327 (Life Cycle Management Group - LCMG) znajdującą się w strukturze Konferencji Narodowych Dyrektorów ds. Uzbrojenia (Conference of National Armaments Directors - CNAD);

12) [3] proces nadzorowania jakości - proces realizowany w systemie zapewnienia jakości SpW w oparciu o wymagania zawarte w umowie, w obszarach zidentyfikowanego ryzyka, o wysokim prawdopodobieństwie jego wystąpienia, dotyczącym jego realizacji, którego celem jest zwiększenie pewności, że dostarczony SpW spełnia wymagania jakościowe określone w umowie;

13) [4] (uchylony)

14) [5] realizujący proces nadzorowania jakości - Agencja Uzbrojenia, zamawiający lub użytkownik SpW przeprowadzający proces nadzorowania jakości, realizujący proces nadzorowania jakości wewnętrznie ustali zakres uprawnień i odpowiedzialności;

15) [6] raport niezgodności jakościowych (Quality Deficiency Report - QDR) - dokument wskazujący zidentyfikowaną niezgodność z wymaganiem jakościowym określonym w umowie;

16) [7] (uchylony)

17) wniosek o rządowe zapewnienie jakości (Request for Government Quality Assurance - RGQA);

18) [8] Agencja Uzbrojenia - koordynator systemu zapewnienia jakości SpW, polska instytucja narodowa do spraw zapewnienia jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego NATO - STANAG 4107 „Wzajemna akceptacja procesu rządowego zapewnienia jakości oraz stosowanie sojuszniczych publikacji dotyczących zapewnienia jakości (AQAP)”, jednostka organizacyjna podległa Ministrowi Obrony Narodowej właściwa w zakresie nadzorowania jakości dostaw uzbrojenia, sprzętu wojskowego, środków bojowych i technicznych oraz usług remontowych i serwisowych;

19) formularz identyfikacji, oceny i komunikacji ryzyka (Risk Identification, Assessment and Communication - RIAC);

20) ryzyko - niepewne zdarzenie lub stan, którego wystąpienie jest prawdopodobne i jednocześnie może mieć negatywny wpływ na spełnienie określonych w umowie wymagań dotyczących jakości;

21) sprzęt powszechnego użytku - wyposażenie niebędące SpW, dla którego nie są określone specjalne wymagania wojskowe, powodujące konieczność zmian cech produktu;

22) sprzęt wojskowy (SpW) - wyposażenie specjalnie zaprojektowane lub zaadaptowane do potrzeb wojskowych i przeznaczone do użycia jako broń, amunicja lub materiały wojenne;

23) [9] świadectwo zgodności (Certificate of Conformity - CoC) - dokument wystawiony i podpisany przez wykonawcę, w którym w pierwszej jego części wykonawca potwierdza na swoją wyłączną odpowiedzialność, że SpW jest zgodny z wymaganiami zawartymi w umowie;

23a) [10] oświadczenie o realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA - druga część świadectwa zgodności podpisywana przez realizującego proces nadzorowania jakości;

24) usługa - wszelkie świadczenia, których przedmiotem jest SpW, niebędące robotami budowlanymi lub dostawami;

25) użytkownik sprzętu wojskowego (użytkownik SpW) - jednostka wojskowa lub żołnierz (pracownik), wykorzystująca zgodnie z przeznaczeniem SpW, przydzielony na podstawie etatów, tabel należności lub przydzielony dodatkowo do realizacji zadań służbowych, odpowiedzialna za utrzymanie jego właściwego stanu technicznego;

26) wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która oferuje na rynku dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; w odniesieniu do sojuszniczych publikacji AQAP wykonawcę należy rozumieć jako dostawcę;

27) [11] wymagania jakościowe - cechy i charakterystyki, które powinien spełniać SpW, które zostały zdefiniowane, w szczególności w specyfikacji technicznej, opisie przedmiotu zamówienia i umowie;

28) zamawiający - komórka lub jednostka organizacyjna resortu obrony narodowej udzielająca zamówienia na usługę albo dostawę SpW;

29) zapewnienie jakości - działania realizowane na podstawie analizy zagrożeń i oceny ryzyka niespełnienia określonych wymagań jakościowych, realizowane w celu zwiększenia pewności, że przedmiot umowy będzie spełniał zawarte w niej wymagania jakościowe.

§ 3. [12] System zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej tworzą uczestnicy systemu: Agencja Uzbrojenia, zamawiający, instytucje eksperckie właściwe w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, organy logistyczne właściwe w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej oraz użytkownik SpW lub odbiorca SpW wraz z występującymi między nimi powiązaniami organizacyjnymi i funkcjonalnymi.

§ 6. [13] Szef Agencji Uzbrojenia pełni funkcje: koordynatora systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej, polskiej instytucji narodowej do spraw zapewnienia jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego NATO STANAG 4107 „Wzajemna akceptacja procesu rządowego zapewnienia jakości oraz stosowanie sojuszniczych publikacji zapewnienia jakości (AQAP)” oraz szefa jednostki organizacyjnej podległej Ministrowi Obrony Narodowej właściwej w zakresie nadzorowania jakości dostaw uzbrojenia, SpW, środków bojowych i technicznych oraz usług remontowych i serwisowych. Szef Agencji Uzbrojenia sprawuje nadzór nad realizacją zadań przez poszczególnych uczestników systemu zapewnienia jakości SpW w zakresie ich obowiązków, o których mowa w decyzji.

§ 7. [14] Proces nadzorowania jakości realizowany jest w obiektach uzgodnionych z wykonawcą lub podwykonawcą i ujętych w planie nadzorowania.

§ 10. 1. Do obowiązków zamawiającego w systemie zapewnienia jakości SpW należy, w szczególności:

1) przeprowadzenie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka niespełnienia przez SpW wymagań jakościowych oraz opracowanie arkusza analizy ryzyka (zgodnie z załącznikiem nr 1 do procedury P-01, o której mowa w § 14 pkt 1). W przypadku stwierdzenia potrzeby uzyskania arkusza analizy ryzyka od instytucji eksperckich właściwych w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub organów logistycznych właściwych w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, występowanie z wnioskiem o jego opracowanie;

2) opracowywanie klauzuli jakościowej do umowy zawierającej wymagania dotyczące zapewnienia jakości pozyskiwanego SpW na podstawie wyników identyfikacji, analizy i oceny ryzyka, o których mowa w pkt 1;

3) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW, w zakresie określania potencjalnych obszarów niespełnienia wymagań jakościowych umowy (obszarów ryzyka) oraz informacji dotyczących realizowanych umów przez wykonawców, w tym reklamacji;

4) występowanie do Szefa Agencji Uzbrojenia, przed wszczęciem postępowania, z wnioskiem o uzgodnienie zapisów klauzuli jakościowej do umowy z jednoczesnym przekazywaniem arkusza analizy ryzyka. Stosuje się to odpowiednio do korekty klauzuli jakościowej, o ile będzie wymagana, z zastrzeżeniem ust. 2;

5) występowanie według potrzeb do Szefa Agencji Uzbrojenia z wnioskiem o uruchomienie procesu GQA, gdy umowa obejmuje działania realizowane przez zagranicznych wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 2;

6) [15] występowanie do Szefa Agencji Uzbrojenia z wnioskiem o realizację procesu nadzorowania czynności przygotowawczych wykonawcy, z którym prowadzone są negocjacje przed podpisaniem umowy, z zastrzeżeniem ust. 2;

7) wprowadzanie klauzuli jakościowej w formie załącznika do dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia oraz jej zapisów do umowy;

8) [16] występowanie, nie później niż 6 dni roboczych przed podpisaniem umowy, z wnioskiem do Szefa Agencji Uzbrojenia o realizację procesu nadzorowania jakości, z zastrzeżeniem ust. 2;

9) ustalanie z Szefem Agencji Uzbrojenia sposobu pokrycia kosztów zapewnienia jakości SpW, w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę SpW z państwa należącego do NATO, które nie implementowało porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107, państwa spoza NATO lub państwa, z którym nie podpisano MoU o wzajemnej bezkosztowej realizacji zapewnienia jakości, z zastrzeżeniem ust. 2;

10) [17] przekazywanie Agencji Uzbrojenia kopii podpisanej umowy, w terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy;

11) [18] (uchylony)

12) [19] udostępnianie danych Agencji Uzbrojenia niezbędnych do opracowania wniosku o GQA w państwie wykonawcy, w terminie umożliwiającym zakończenie procesu GQA i dostawę SpW zgodnie z wymaganiami umowy, z zastrzeżeniem ust. 2;

13) [20] realizowanie procesu nadzorowania jakości samodzielnie, w przypadku podjęcia takiej decyzji;

14) [21] podejmowanie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosków o zgodę na odstępstwo po uzyskaniu opinii instytucji określonych w umowie.

2. [22] W przypadku gdy zamawiającym jest Agencja Uzbrojenia nie stosuje się ust. 1 pkt 4-6, 8, 9, 12 i 13.

§ 11. [23] Do obowiązków Szefa Agencji Uzbrojenia w systemie zapewnienia jakości SpW należy, w szczególności:

1) w zakresie pełnienia funkcji koordynatora systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej:

a) inicjowanie, aktualizacja i uczestniczenie w opracowywaniu unormowań prawnych dotyczących systemu zapewnienia jakości SpW,

b) uzgadnianie klauzuli jakościowej (oraz jej korekt) w zakresie możliwości prowadzenia procesu nadzorowania jakości, możliwości uruchomienia procesu GQA oraz poprawności zastosowania publikacji AQAP adekwatnych do zidentyfikowanych zagrożeń,

c) organizowanie i prowadzenie szkoleń dotyczących zapewnienia jakości SpW dla uczestników systemu zapewnienia jakości,

d) nadzór nad realizacją obowiązków uczestników systemu zapewnienia jakości SpW, wynikających z decyzji,

e) organizowanie rocznej odprawy rozliczeniowo-koordynacyjnej z uczestnikami systemu zapewnienia jakości,

f) przedstawianie raz w roku (do końca I kwartału) Ministrowi Obrony Narodowej lub osobie przez niego upoważnionej, sprawozdania z funkcjonowania systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej za poprzedni rok,

g) analizowanie i ocenianie wniosku zamawiającego o realizację procesu nadzorowania jakości lub nadzorowanie czynności przygotowawczych wykonawcy, z zastrzeżeniem pkt 2,

h) przekazywanie zamawiającemu, w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w lit. g, informacji o podjęciu decyzji o realizacji procesu nadzorowania jakości oraz wskazaniu danych realizującego proces nadzorowania jakości ze strony Agencji Uzbrojenia albo o odmowie jego realizacji, z zastrzeżeniem pkt 2,

i) wskazanie, w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania RGQA lub wniosku, danych realizującego GQA ze strony Agencji Uzbrojenia dla umów zawartych przez zamawiających z zagranicy z wykonawcami mającymi siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z zastrzeżeniem pkt 2,

j) ustalanie z zamawiającym sposobu pokrycia kosztów zapewnienia jakości SpW, w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę SpW z państwa należącego do NATO, które nie implementowało porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107, państwa spoza NATO lub państwa, z którym nie podpisano MoU o wzajemnej, bezkosztowej realizacji procesu zapewnienia jakości, z zastrzeżeniem pkt 2,

k) monitorowanie procesów nadzorowania jakości dla umów zawieranych na podstawie centralnych i decentralnych planów rzeczowych;

2) w przypadku, gdy zamawiającym jest Agencja Uzbrojenia, nie stosuje się pkt 1 lit. g-i;

3) w zakresie pełnienia funkcji instytucji narodowej do spraw jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107:

a) organizowanie i koordynowanie realizacji procesu GQA zgodnie z porozumieniem standaryzacyjnym STANAG 4107 oraz publikacją AQAP 2070 lub wymaganiami MoU,

b) inicjowanie oraz udział w pracach nad opracowaniem i wdrożeniem porozumień MoU dotyczących wzajemnej realizacji GQA,

c) uczestnictwo w pracach nieetatowych struktur NATO, takich jak grupy robocze będące w strukturze CNAD Allied Committee AC/327 do spraw zarządzania cyklem życia,

d) uczestnictwo w pracach grupy Q4 do spraw jakości funkcjonującej w ramach Grupy Wyszehradzkiej (V4),

e) uczestnictwo w pracach grupy roboczej oddziału Europa DCMA,

f) realizacja przedsięwzięć z obszaru zapewnienia jakości SpW w ramach międzynarodowej współpracy dwustronnej i wielostronnej,

g) organizowanie i prowadzenie szkoleń i warsztatów w zakresie realizacji procesu GQA oraz dokumentów NATO dotyczących jakości, trendów, wypracowanych stanowisk, dobrych praktyk,

h) prowadzenie bazy danych o realizowanych procesach GQA;

4) w zakresie realizacji procesu nadzorowania jakości, w szczególności:

a) realizacja procesu nadzorowania jakości zgodnie z planem nadzorowania opracowanym z uwzględnieniem zapisów umowy, klauzuli jakościowej zawartej w umowie, arkusza analizy ryzyka oraz własną identyfikacją, analizą i oceną ryzyka,

b) współpraca z zamawiającym (delegującym) w zakresie procesu nadzorowania jakości lub GQA,

c) podejmowanie decyzji o odstąpieniu od realizacji procesu nadzorowania jakości w przypadku, gdy występują okoliczności uniemożliwiające realizację tego procesu po uzyskaniu stanowiska zamawiającego, zgodnie z procedurą P-02, o której mowa w § 14 pkt 2,

d) opiniowanie wniosków o odstępstwa od określonych w umowie wymagań jakościowych SpW, jeśli określono takie wymaganie w umowie lub wniosku o GQA,

e) podejmowanie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosków o odstępstwa niewielkie, o których mowa w procedurze P-02, o której mowa w § 14 pkt 2, od określonych w umowie wymagań jakościowych SpW, jeśli w umowie lub wniosku o GQA upoważniono Agencję Uzbrojenia do takich czynności,

f) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW w zakresie prowadzonych procesów nadzorowania jakości, w tym w procesie realizacji i rozpatrywania reklamacji w zależności od postanowień umowy,

g) prowadzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych o realizowanych procesach nadzorowania jakości,

h) informowanie zamawiającego o zagrożeniach terminów realizacji umowy;

5) w przypadku, gdy zamawiającym jest Agencja Uzbrojenia, nie stosuje się pkt 4 lit. c-e i lit. h.

§ 12. [24] (uchylony)

§ 13. Do obowiązków użytkownika SpW lub odbiorcy SpW w systemie zapewnienia jakości SpW należy, w szczególności:

1) [25] nadzorowanie jakości usług dotyczących naprawy (serwisowania) SpW realizowanych w obiektach użytkownika SpW lub odbiorcy SpW oraz ocena jakości przedmiotów umów, które nie podlegają nadzorowaniu jakości przez Agencję Uzbrojenia;

2) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW w zakresie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka, w szczególności w zakresie przekazywania danych z eksploatacji dla instytucji eksperckiej właściwej w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub organu logistycznego właściwego w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej;

3) [26] przesyłanie do wiadomości Szefa Agencji Uzbrojenia protokołów reklamacyjnych oraz wszelkich informacji dotyczących nieprawidłowego działania SpW, który podlegał procesowi nadzorowania jakości realizowanemu przez Agencję Uzbrojenia.

§ 15. [27] Czynności nadzoru nałożone przez zapisy np. w Warunkach Technicznych, Wojskowej Dokumentacji Techniczno-Technologicznej lub innych dokumentach, które dublują działania realizowane i oceniane przez wykonawcę, nie mają charakteru obligatoryjnego, o ile nie wprowadzają istotnych zmian do realizacji umowy, a w przypadku zmian istotnych wymagają oceny możliwości ich wprowadzenia.