§ 1. 1. Zarządzenie określa zasady prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposób prowadzenia akt osobowych.

2. Dokumentację związaną ze stosunkiem służbowym policjanta gromadzi się w aktach osobowych.

§ 3. 1. Akta osobowe policjantów prowadzi się z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.

2. Akta osobowe policjanta składają się z trzech wyodrębnionych części, w których gromadzi się w szczególności następujące dokumenty:

1) w części pierwszej:

a) dokumenty wytworzone w związku z prowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, określone w odrębnych przepisach,

b) potwierdzenie, o którym mowa w § 21 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 maja 2013 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (Dz. U. poz. 644 oraz z 2014 r. poz. 1311, z 2017 r. poz. 1532 oraz z 2018 r. poz. 210),

c) zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,

d) akt ślubowania,

e) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego,

f) dokumenty dotyczące służby wojskowej,

g) akty stanu cywilnego,

h) orzeczenia o rozwiązaniu małżeństwa, ustanowieniu separacji lub przysposobieniu dziecka,

i) decyzje organów administracyjnych o zmianie imienia lub nazwiska,

j) raporty informujące o wydarzeniach zaistniałych w życiu osobistym i rodzinnym policjanta, do złożenia których obligują odrębne przepisy,

k) dyplomy ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, zaświadczenia i świadectwa ukończenia szkół, kursów i aplikacji,

l) dokumenty służące do ustalania wysługi lat dla celów uposażeniowych, emerytalnych i nagród jubileuszowych,

la) dokumenty potwierdzające spełnienie przesłanek do sporządzenia zaświadczenia o okresach służby pełnionej w warunkach uzasadniających podwyższenie emerytury,

m) zaświadczenia lekarskie dotyczące badań profilaktycznych;

2) w części drugiej:

a) opinie polecające (referencje) do służby w Policji,

b) opinie z poprzednich miejsc zatrudnienia,

c) poświadczenia bezpieczeństwa,

d) zaświadczenia stwierdzające odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych,

e) (uchylona)

f) prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo o ukaraniu karą dyscyplinarną oraz prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a także skazujące wyroki sądowe oraz orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego; dokumenty te przechowuje się w odrębnej kopercie;

3) w części trzeciej:

a) wniosek o przyjęcie do służby w Policji i wnioski personalne sporządzone w toku służby,

b) rozkazy personalne o nawiązaniu, zmianach i rozwiązaniu stosunku służbowego,

c) rozkazy personalne o ustaleniu wysługi lat dla celów uposażeniowych i nagród jubileuszowych,

d) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie szkoleń zawodowych oraz inne dokumenty dotyczące tych szkoleń,

e) raporty o skierowanie na egzamin na stopień policyjny, świadectwa złożenia tego egzaminu oraz inne dokumenty dotyczące tych egzaminów,

f) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie kursów lub szkoleń w ramach doskonalenia zawodowego,

g) zakresy czynności na zajmowanym stanowisku,

h) dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,

i) raporty dotyczące przeniesienia do innych komórek i jednostek organizacyjnych Policji,

j) dokumentację dotyczącą adaptacji zawodowej policjanta, ścieżki jego rozwoju zawodowego, a także dokumentację związaną z zaliczeniem do rezerwy kadrowej,

k) opinie służbowe oraz oceny okresowe,

l) dokumentację dotyczącą udzielania policjantowi zezwolenia na podjęcie zajęcia zarobkowego poza służbą,

m) dokumentację dotyczącą kierowania do komisji lekarskich,

n) orzeczenia komisji lekarskich,

o) protokoły powypadkowe i decyzje związane z przyznaniem odszkodowania w związku z wypadkiem w służbie,

p) opinie organów i instytucji w sprawach dotyczących stosunku służbowego policjanta, których uzyskanie przewiduje ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji lub akty wykonawcze do tej ustawy,

r) dokumentację związaną ze zwolnieniem policjanta ze służby.

§ 4. 1. Na pierwszej stronie okładki akt osobowych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię ojca i numer identyfikacyjny policjanta.

2. Na drugiej stronie okładki przykleja się:

1) fotografię policjanta, którą należy uaktualniać co 10 lat;

2) kopertę, w której umieszcza się Kartę zastępczą, której wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

2a. Bezpośrednio za okładką umieszcza się Kartę zapoznania z aktami osobowymi, której wzór określa załącznik nr 1a do zarządzenia.

3. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

4. Każda część akt osobowych musi zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

5. W trzeciej części akt osobowych, bezpośrednio po wykazie znajdujących się w tej części dokumentów, umieszcza się Kartę przebiegu służby, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 5. 1. Dokumenty gromadzone w aktach osobowych mogą być składane w oryginale, a także jako odpisy lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem.

2. Dokumenty, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 2 lit. f, wyłącza się z akt osobowych po zatarciu kary lub upływie okresu próby, a wpisy dokonane w Karcie przebiegu służby czyni się nieczytelnymi. Przepisów § 6 ust. 1 i 2 nie stosuje się.

§ 6. 1. Wyłączenie z akt osobowych policjanta zgromadzonych w nich dokumentów może nastąpić tylko w przypadkach określonych w odrębnych przepisach.

2. W przypadku wyłączenia dokumentu z akt osobowych:

1) w miejsce po wyłączonym dokumencie włącza się notatkę służbową lub protokół, określające podstawę prawną oraz przyczyny wyłączenia dokumentu;

2) dokonuje się odpowiedniej adnotacji w wykazie, o którym mowa w § 4 ust. 4.

3. Sposób postępowania z wyłączonym dokumentem określają odrębne przepisy.

§ 7. Komórka kadrowa udostępnia akta osobowe:

1) policjantom, dla których te akta założono;

2) przełożonym właściwym w sprawach osobowych w odniesieniu do akt wszystkich podległych policjantów, a także policjantów ubiegających się o przeniesienie do podległych im jednostek i komórek organizacyjnych Policji;

3) kierownikom komórek kadrowych oraz policjantom i pracownikom tych komórek w odniesieniu do policjantów pełniących służbę w przydzielonych im do obsługi kadrowej jednostkach lub komórkach organizacyjnych Policji, a także ubiegających się o przeniesienie do tych jednostek lub komórek;

4) kierownikom jednostek lub komórek organizacyjnych Policji w odniesieniu do wszystkich akt osobowych podległych im policjantów, a także policjantów ubiegających się o przeniesienie do tych jednostek lub komórek;

5) bezpośrednim przełożonym policjantów;

6) policjantom lub pracownikom komórek organizacyjnych Policji właściwych w sprawach ochrony informacji niejawnych - w związku z prowadzonymi postępowaniami sprawdzającymi;

7) policjantom lub pracownikom prowadzącym postępowania administracyjne, dyscyplinarne albo skargowe;

8) policjantom lub pracownikom upoważnionym przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych;

9) upoważnionym pracownikom organów nadzoru i kontroli oraz sądów i prokuratur - zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach.

§ 8. 1. Po zwolnieniu policjanta ze służby, akta osobowe przekazuje się do właściwego dla ostatniego miejsca pełnienia służby archiwum Policji, zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach.

2. Do archiwum, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się także dokumenty zgromadzone po zwolnieniu policjanta ze służby, w celu włączenia ich do archiwalnych akt osobowych policjanta.

§ 9. 1. Z akt osobowych podlegających udostępnieniu podmiotom, o których mowa w § 7 pkt 9, można na czas udostępnienia wyłączyć dokumenty, które nie pozostają w związku z celem udostępnienia tych akt. W miejsce wyłączonych dokumentów włącza się notatkę służbową, określającą nazwy dokumentów i przyczyny ich wyłączenia oraz miejsce przechowywania.

2. Przypadki udostępnienia akt osobowych poza komórkę kadrową odnotowuje się w Karcie zastępczej, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2. Karta zastępcza pozostaje w komórce kadrowej, w której akta osobowe są prowadzone i przechowywane.

3. Udostępnienie policjantowi prowadzonych dla niego akt osobowych następuje na jego pisemny wniosek skierowany do kierownika komórki kadrowej, w której prowadzone są akta osobowe. Udostępnienie akt następuje w obecności osoby odpowiedzialnej za prowadzenie tych akt.

§ 9a. 1. Każdorazowe zapoznanie się z aktami osobowymi wymaga potwierdzenia przez osobę zapoznającą się w Karcie zapoznania, o której mowa w § 4 ust. 2a.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy:

1) przełożonych policjanta;

2) policjantów i pracowników komórek kadrowych wykonujących czynności w ramach realizacji zadań komórki kadrowej określonych odrębnymi przepisami.

§ 10. Akta osobowe założone przed dniem wejścia w życie zarządzenia prowadzi się zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.