Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. [1] Zarządzenie określa:

1) zasady organizacji i przeprowadzania egzaminów resortowych oraz egzaminów kwalifikacyjnych z języków obcych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych;

1a) dokumentowanie znajomości języków obcych;

2) zadania, skład i tryb pracy Komisji Egzaminacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanej dalej „Komisją";

3) sposób postępowania z dokumentacją dotyczącą egzaminów resortowych oraz kwalifikacyjnych.

§ 3. 1. Egzaminy resortowe i egzaminy kwalifikacyjne organizuje Szef Służby Zagranicznej.

2. Egzamin resortowy przeprowadza Komisja.

3. Egzamin kwalifikacyjny przeprowadza egzaminator wyznaczony przez Szefa Służby Zagranicznej.

§ 4. 1. W skład Komisji wchodzą:

1) przewodniczący,

2) dwóch egzaminatorów,

3) członek

- wyznaczeni przez Szefa Służby Zagranicznej.

2. Egzaminatorem jest lektor danego języka obcego.

3. W wyjątkowych przypadkach na egzaminatora może zostać wyznaczona inna osoba, posiadająca udokumentowaną znajomość języka obcego na poziomie nie niższym niż C1.

4. Szef Służby Zagranicznej dokonuje zmian w składzie Komisji, w zależności od języka obcego, którego znajomość jest sprawdzana.

§ 6a. W celu udokumentowania znajomości języka obcego na poziomie B2, C1 lub C2 należy przedstawić jeden z dokumentów określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 31 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 21 stycznia 2021 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2023 r. poz. 406).

Rozdział 2

Egzamin resortowy

§ 7. 1. Podczas egzaminu resortowego ocenia się stopień znajomości języka obcego. Konstrukcja egzaminu pozwala na określenie poziomu znajomości języka zdającego, w zależności od liczby uzyskanych punktów, na poziomie B2 lub C1, zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego (CEFR).

2. Materiały egzaminacyjne przygotowuje lektor języka obcego.

§ 8. 1. Egzamin resortowy organizuje się nie rzadziej niż dwa razy w roku w terminach ustalonych przez Szefa Służby Zagranicznej.

2. Termin egzaminu resortowego podaje do wiadomości Szef Służby Zagranicznej z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem, poprzez zamieszczenie informacji w wewnętrznej sieci intranetowej i na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

3. Szef Służby Zagranicznej, z uwagi na potrzeby służby zagranicznej, może zdecydować o skróceniu terminu, o którym mowa w ust. 2.

4. Szef Służby zagranicznej, ze względu na szczególne okoliczności, w szczególności ogłoszenie stanu epidemii, może zdecydować o organizowaniu egzaminu resortowego rzadziej niż dwa razy w roku.

§ 10. 1. Egzamin resortowy składa się z części pisemnej i ustnej. Aby zdać egzamin należy uzyskać z każdej części egzaminu co najmniej 55% możliwych punktów dla poziomu B2 i 75% dla poziomu C1.

2. Do części ustnej egzaminu resortowego jest dopuszczony zdający, który uzyskał co najmniej 55% punktów z części pisemnej.

§ 11. 1. Część pisemna egzaminu resortowego składa się z trzech segmentów.

2. Segment pierwszy polega na przetłumaczeniu na język obcy tekstu pisanego w języku polskim. Tekst może stanowić logiczną całość lub składać się z niepowiązanych ze sobą zdań. Tekst powinien mieć objętość około 2/3 znormalizowanej strony.

3. Segment drugi polega na skonstruowaniu wypowiedzi pisemnej w języku obcym o objętości około jednej znormalizowanej strony na jeden z zadanych tematów. Połowa punktów przyznawana jest za bogate słownictwo i skomplikowane struktury, połowa za poprawność gramatyczną i ortograficzną.

4. Segment trzeci polega na uzupełnieniu 20 luk w tekście o tematyce dowolnej, przy czym tekst źródłowy nie powinien być krótszy niż 1 znormalizowana strona, a zdającemu podaje się do wyboru cztery możliwe warianty elementu do uzupełnienia. Połowa luk ma charakter leksykalny, a połowa gramatyczny.

5. Materiały egzaminacyjne służące przeprowadzeniu części pisemnej egzaminu resortowego powiela i przechowuje w sposób uniemożliwiający dostęp do nich innych osób egzaminator lub członek Komisji wyznaczony przez jej przewodniczącego .

§ 12. 1. Przewodniczący wyznacza co najmniej jedną osobę nadzorującą przebieg części pisemnej egzaminu resortowego, zwaną dalej „osobą nadzorującą".

2. Przed rozpoczęciem części pisemnej egzaminu resortowego:

1) zdający okazuje osobie nadzorującej dokument ze zdjęciem potwierdzający jego tożsamość;

2) osoba nadzorująca informuje zdających o zasadach przebiegu części pisemnej egzaminu.

3. Przed przystąpieniem do części pisemnej zdającemu losowo jest przydzielany indywidualny kod, którym będą oznaczone jego prace.

4. Zdający wypełnia formularz zawierający jego imię, nazwisko oraz przydzielony losowo kod i przekazuje w zaklejonej kopercie nadzorującemu przebieg etapu konkursu. Zaklejona koperta jest przechowywana pod nadzorem Komisji do chwili sprawdzenia prac.

5. W przypadku egzaminów przeprowadzanych z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych dane o przydzielonym zdającemu kodzie są przechowywane w tym systemie i pozostają niedostępne do chwili sprawdzenia prac.

6. Przyporządkowanie kodów i wyników części pisemnej do danych zdających następuje po sprawdzeniu i ocenieniu prac z części pisemnej.

7. Część pisemna egzaminu resortowego trwa 150 minut i rozpoczyna się w chwili rozdania materiałów egzaminacyjnych.

8. Materiały i arkusze odpowiedzi otrzymywane przez zdającego w wersji papierowej są oznakowane symbolem z wykorzystaniem logotypu Ministerstwa. Podczas sprawdzania prac są uwzględniane jedynie odpowiedzi udzielone na tych arkuszach.

9. Od chwili rozpoczęcia aż do zakończenia egzaminu zdający nie mogą porozumiewać się z innymi osobami, poza osobami nadzorującymi przebieg egzaminu oraz posługiwać się materiałami innymi niż dostarczone przez Komisję. Zdający łamiący ten zakaz lub zakłócający przebieg egzaminu są wykluczani z udziału w egzaminie na mocy decyzji członków Komisji.

10. Opuszczenie przez zdającego miejsca nadzorowanego przez Komisję lub utrata przez Komisję możliwości takiego nadzoru z innych powodów jest równoznaczne z zakończeniem udziału w egzaminie przez zdającego.

11. W wyjątkowych przypadkach członek Komisji nadzorujący egzamin może wyrazić zgodę na chwilowe opuszczenie przez zdającego miejsca, w którym się on odbywa. Na ten czas kandydat oddaje otrzymane materiały i arkusze odpowiedzi osobie nadzorującej, która zaznacza na materiałach egzaminacyjnych godzinę wyjścia i godzinę powrotu zdającego.

§ 13. 1. Oceny części pisemnej egzaminu resortowego dokonuje Komisja według kryteriów określonych w załączniku nr 2. W przypadku rozbieżności w ocenie decydujący jest głos przewodniczącego Komisji.

2. Ocenę części pisemnej egzaminu resortowego stanowi suma punktów uzyskanych przez zdającego.

3. Ocena części pisemnej egzaminu resortowego jest ostateczna.

4. Od decyzji Komisji w sprawie oceny części pisemnej egzaminu resortowego nie przysługuje odwołanie.

§ 14. 1. Część ustna egzaminu resortowego polega na:

1) przekazaniu i skomentowaniu w języku obcym treści wysłuchanego dwukrotnie nagrania o tematyce społecznopolitycznej lub ogólnej, trwającego od 1,5 do 2 minut;

2) rozmowie z Komisją na tematy ogólne.

2. Część ustna egzaminu resortowego trwa nie dłużej niż 20 minut.

§ 15. 1. Część ustną egzaminu resortowego przeprowadza Komisja w pełnym składzie.

2. Oceny części ustnej egzaminu resortowego dokonuje Komisja według kryteriów określonych w załączniku nr 2. W przypadku rozbieżności w ocenie decydujący jest głos przewodniczącego Komisji.

3. W wyjątkowych przypadkach, zwłaszcza gdy sprawdzeniu podlega znajomość języka obcego innego niż język angielski, francuski, rosyjski, niemiecki, hiszpański lub włoski, część ustną może przeprowadzić Komisja z udziałem jednego egzaminatora, którym jest lektor języka obcego, z którego przeprowadzany jest egzamin resortowy.

4. Ocena części ustnej egzaminu resortowego jest ostateczna.

5. Od decyzji Komisji w sprawie zaliczenia części ustnej egzaminu resortowego nie przysługuje odwołanie.

§ 16. 1. Po zakończeniu części ustnej Komisja ustala poziom znajomości języka obcego przez zdającego na poziomie B2 lub C1.

2. Decyzja Komisji w sprawie zaliczenia egzaminu resortowego jest ostateczna.

§ 17. 1. Z przebiegu egzaminu sporządza się niezwłocznie protokół, który podpisują członkowie Komisji. Członkowie Komisji mogą zgłaszać uwagi do protokołu.

2. Wzór protokołu z egzaminu resortowego jest określony w załączniku nr 3.

3. Przewodniczący Komisji przekazuje zdającemu informację o wyniku egzaminu po podpisaniu protokołu.

§ 18. 1. Zdanie egzaminu resortowego potwierdza się zaświadczeniem podpisanym przez Szefa Służby Zagranicznej. Wzór zaświadczenia o zdaniu egzaminu resortowego jest określony w załączniku nr 4.

2. Rejestr wydanych zaświadczeń o zdaniu egzaminu resortowego prowadzi komórka organizacyjna właściwa do spraw szkoleń.

3. W rejestrze wpisuje się następujące dane:

1) imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia zdającego;

2) język obcy, którego znajomość sprawdzono;

3) poziom znajomości języka, z którego przeprowadzono egzamin;

4) datę przeprowadzenia ostatniej części egzaminu, po której ustalono jego ostateczny wynik;

5) numer zaświadczenia.

4. W razie potrzeby komórka organizacyjna właściwa do spraw szkoleń wystawia duplikat zaświadczenia na podstawie posiadanej dokumentacji.

§ 19. 1. Dokumentacja egzaminów resortowych przechowywana jest w komórce organizacyjnej właściwej do spraw szkoleń.

2. Zdający ma prawo wglądu do materiałów egzaminacyjnych z części pisemnej dotyczących jego osoby po upływie 7 dni od dnia zakończenia egzaminu resortowego.

3. Zdający nie ma prawa powielania, kopiowania lub fotografowania materiałów egzaminacyjnych. Dopuszcza się sporządzanie odręcznych notatek, bez kopiowania treści pracy pisemnej.

4. Materiały egzaminacyjne z części pisemnej są przechowywane przez okres 6 miesięcy. Po upływie tego okresu są protokolarnie niszczone.

Rozdział 3

Egzamin kwalifikacyjny

§ 20. 1. Egzamin kwalifikacyjny organizowany jest w miarę potrzeb, na wniosek komórki organizacyjnej właściwej do spraw osobowych.

2. Termin egzaminu kwalifikacyjnego ustala Szef Służby Zagranicznej.

3. Termin egzaminu kwalifikacyjnego podawany jest do wiadomości osobie przystępującej do egzaminu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Termin ten może zostać skrócony za zgodą zdającego.

§ 21. 1. Egzamin kwalifikacyjny przeprowadza się w formie pisemnej lub ustnej.

2. Egzamin kwalifikacyjny w formie pisemnej polega na przekładzie na język polski lub na język obcy tekstu źródłowego o objętości ok. 1/3 znormalizowanej strony. Forma ustna egzaminu kwalifikacyjnego polega na rozmowie na tematy związane z czynnościami służbowymi, które zdający ma wykonywać w placówce zagranicznej oraz na tematy życia codziennego.

3. Wyboru formy egzaminu kwalifikacyjnego dokonuje egzaminator, kierując się zakresem obowiązków służbowych, jakie mają zostać powierzone zdającemu w placówce zagranicznej.

4. Czas trwania egzaminu kwalifikacyjnego wynosi:

1) do 60 minut - w przypadku egzaminu przeprowadzanego w formie pisemnej;

2) od 10 do 30 minut - w przypadku egzaminu przeprowadzanego w formie ustnej.

§ 22. Egzamin kwalifikacyjny przeprowadza egzaminator wyznaczony przez Szefa Służby Zagranicznej, któremu asystuje pracownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw szkoleń, nadzorując przebieg egzaminu. Przepisy § 4 ust. 2 i 3 zarządzenia stosuje się odpowiednio.

§ 23. (uchylony)

§ 24. Wymogi dotyczące egzaminu kwalifikacyjnego są określone w załączniku nr 5.

§ 25. 1. Z egzaminu kwalifikacyjnego otrzymuje się ocenę pozytywną albo negatywną.

2. Powtórne przystąpienie do egzaminu kwalifikacyjnego po otrzymaniu oceny negatywnej wymaga zgody Szefa Służby Zagranicznej.

3. Do egzaminu kwalifikacyjnego można przystąpić powtórnie jeden raz.

§ 26. 1. Z egzaminu kwalifikacyjnego sporządza się protokół, w którym odnotowuje się przyznanie oceny pozytywnej w przypadku stwierdzenia posiadania znajomości języka obcego na poziomie wystarczającym do realizacji zadań na określonym stanowisku pracy lub oceny negatywnej w przypadku niewystarczającej znajomości języka obcego.

2. Protokół z egzaminu kwalifikacyjnego przechowuje się w komórce organizacyjnej właściwej do spraw szkoleń.

3. Materiały egzaminacyjne z części pisemnej są przechowywane przez okres 6 miesięcy. Po upływie tego okresu są protokolarnie niszczone.

§ 27. Komórka organizacyjna właściwa do spraw szkoleń przekazuje wynik egzaminu kwalifikacyjnego komórce organizacyjnej do spraw osobowych.

Rozdział 4

Przepisy końcowe

§ 28. 1. Do postępowań dotyczących egzaminu kwalifikacyjnego wszczętych i niezakończonych na podstawie przepisów dotychczasowych stosuje się przepisy niniejszego zarządzenia.

2. Czynności w postępowaniach, o których mowa w ust. 1, dokonane przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia zachowuje się w mocy.

§ 29. Traci moc zarządzenie nr 20 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 9 maja 2019 r. w sprawie egzaminów z języków obcych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 20).

§ 30. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.