§ 1. Zarządzenie określa tryb realizacji w jednostce organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, zadań w zakresie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w urzędach górniczych, określonych w art. 26-32 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, uwzględniający wymagania określone w art. 11³, art. 18^3a oraz art. 94 pkt 2b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, 1700 i 2140).

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) „BBF” - rozumie się przez to Biuro Budżetowo-Finansowe, Kadr i Szkolenia w WUG;

2) „dyrektorze komórki” - rozumie się przez to dyrektora komórki organizacyjnej, naczelnika Samodzielnego Wydziału Organizacyjnego albo pracownika wykonującego obowiązki służbowe w ramach samodzielnego stanowiska w WUG;

3) „kandydacie” - rozumie się przez to kandydata do korpusu służby cywilnej w urzędzie górniczym, który złożył ofertę;

4) „komisji” - rozumie się przez to komisję przeprowadzającą nabór;

5) „komórce” - rozumie się przez to komórkę organizacyjną, Samodzielny Wydział Organizacyjny albo samodzielne stanowisko w WUG;

6) „naborze” - rozumie się przez to nabór kandydata (kandydatów) do korpusu służby cywilnej na stanowisko (stanowiska) pracy w urzędzie górniczym;

7) „ofercie” - rozumie się przez to zespół dokumentów składanych przez kandydatów w związku z ogłoszeniem;

8) „ogłoszeniu” - rozumie się przez to ogłoszenie o naborze, sporządzone i upowszechnione w sposób określony w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

9) „opisie stanowiska” - rozumie się przez to opis stanowiska pracy, o którym mowa w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

10) „OUG” - rozumie się przez to okręgowy urząd górniczy;

11) „protokole” - rozumie się przez to protokół z przeprowadzonego naboru, o którym mowa w art. 30 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

12) „upowszechnieniu” - rozumie się przez to umieszczenie w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie OUG lub WUG, w Biuletynie Informacji Publicznej OUG lub WUG oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;

13) „wniosku” - rozumie się przez to wniosek o wszczęcie naboru;

14) „WUG” - rozumie się przez to urząd, o którym mowa w art. 166 ust. 2-4 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze.

§ 3. 1. Wszystkie etapy naboru są dokumentowane.

2. Wzory dokumentów dla potrzeb poszczególnych etapów naboru są opracowywane przez BBF.

3. Wzory, o których mowa w ust. 2, są akceptowane przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

§ 4. Wszczęcie naboru może nastąpić:

1) na wniosek:

a) dyrektora komórki - w przypadku naboru na stanowisko pracy w WUG,

b) dyrektora OUG - w przypadku naboru na stanowisko pracy w OUG

- skierowany do Dyrektora Generalnego WUG;

2) z inicjatywy Dyrektora Generalnego WUG.

§ 5. 1. Wniosek zawiera:

1) określenie kodu klasyfikacji zadaniowej, zgodnie z klasyfikacją kosztów działalności jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, w układzie zadaniowym, zwanego dalej „kodem klasyfikacji zadaniowej”;

2) określenie stanowiska pracy;

3) uzasadnienie wszczęcia naboru;

4) symbol opisu stanowiska i jego wartość punktową;

5) propozycję przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

2. Do wniosku załącza się kopię zatwierdzonego i zwartościowanego opisu stanowiska.

§ 6. Wniosek jest opiniowany przez:

1) dyrektora BBF, w zakresie:

a) celowości wszczęcia naboru,

b) propozycji przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego w powiązaniu z wynikami wartościowania opisu stanowiska;

2) Prezesa WUG, w przypadku naboru na stanowisko pracy:

a) niewchodzące w skład komórki, które podlega bezpośrednio Prezesowi WUG,

b) realizujące w WUG zadania, w ramach których podlega bezpośrednio Prezesowi WUG,

c) w komórce, nad którą Prezes WUG sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny;

3) Wiceprezesa WUG, w przypadku naboru na stanowisko pracy:

a) w komórce, nad którą Wiceprezes WUG sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny,

b) w OUG, nad którego dyrektorem Wiceprezes WUG sprawuje bezpośredni nadzór.

§ 7. W przypadku, o którym mowa w § 4 pkt 2:

1) dyrektor BBF, na polecenie Dyrektora Generalnego WUG:

a) określa stanowisko pracy,

b) sporządza uzasadnienie wszczęcia naboru,

c) określa kod klasyfikacji zadaniowej,

d) określa symbol opisu stanowiska i jego wartość punktową, dokumentując to kopią zatwierdzonego i zwartościowanego opisu stanowiska,

e) proponuje przedział wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, w powiązaniu z wynikami wartościowania opisu stanowiska,

f) występuje, załączając kopię zatwierdzonego i zwartościowanego opisu stanowiska, o opinię do Prezesa WUG albo Wiceprezesa WUG, z uwzględnieniem właściwości określonej w § 6 pkt 2 i 3;

2) BBF powiadamia o inicjatywie Dyrektora Generalnego WUG, odpowiednio, dyrektora komórki albo dyrektora OUG.

§ 8. 1. Decyzję w sprawie wszczęcia naboru oraz, w przypadku decyzji pozytywnej, o ustaleniu przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego podejmuje Dyrektor Generalny WUG.

2. Dyrektor BBF powiadamia, odpowiednio, dyrektora komórki albo dyrektora OUG o podjętej decyzji w sprawie wszczęcia naboru, podając w przypadku decyzji pozytywnej informację dotyczącą ustalonego przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

§ 9. Nabór jest przeprowadzany w następujących etapach:

1) powołanie komisji;

2) ustalenie szczegółowych reguł obowiązujących podczas naboru oraz szczegółowego sposobu oceny kandydatów;

3) sporządzenie ogłoszenia i jego upowszechnienie;

4) przyjmowanie ofert;

5) selekcja dokumentów oraz sporządzenie listy kandydatów, których oferty spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu;

6) dokonanie oceny kandydatów i wyłonienie nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, z podaniem ich imion, nazwisk i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych, o ile do przeprowadzanego naboru stosuje się art. 29a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

7) sporządzenie protokołu;

8) podjęcie decyzji o wyborze kandydata albo o nierozstrzygnięciu naboru;

9) upowszechnienie informacji o wyniku naboru.

§ 12. Do zadań komisji należy w szczególności:

1) opracowanie dokumentów dla potrzeb poszczególnych etapów naboru;

2) ustalenie, przed sporządzeniem ogłoszenia, szczegółowych reguł obowiązujących podczas naboru, umożliwiających sprawdzenie spełniania przez kandydatów wszystkich wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych określonych w ogłoszeniu, w tym określenie metod i technik naboru, liczby etapów naboru, mierników i wag dotyczących poszczególnych etapów naboru oraz stosowanych narzędzi naboru;

3) ustalenie, przed sporządzeniem ogłoszenia, szczegółowego sposobu oceny kandydatów, gwarantującego porównywalność otrzymanych wyników, z uwzględnieniem obowiązku stosowania w odniesieniu do wszystkich kandydatów pytań lub zadań umożliwiających ocenę tych samych kompetencji w oparciu o określone przez komisję metody i techniki naboru oraz z uwzględnieniem określonych przez komisję poszczególnych mierników i wag;

4) dokonanie oceny ofert złożonych przez kandydatów według kryterium spełniania wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu;

5) w przypadku zgłoszenia, na etapie składania oferty, szczególnych potrzeb przez kandydata będącego osobą ze szczególnymi potrzebami w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062 oraz z 2022 r. poz. 975 i 1079) - współpraca z koordynatorem do spraw dostępności we właściwym urzędzie górniczym w zakresie organizacji naboru w sposób umożliwiający zrealizowanie zgłoszonych potrzeb;

6) dokonanie oceny kandydatów i wyłonienie nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych, o ile do przeprowadzanego naboru stosuje się art. 29a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

7) sporządzenie protokołu.

§ 13. Przewodniczący komisji:

1) określa terminy posiedzeń komisji;

2) prowadzi posiedzenia komisji;

3) akceptuje szczegółowe propozycje prac komisji;

4) zatwierdza przygotowane przez komisję dokumenty dla potrzeb poszczególnych etapów naboru;

5) odpowiada za realizację zadań określonych w § 12.

§ 14. Sekretarz komisji prowadzi sprawy organizacyjne i dokumentacyjne dotyczące prac komisji, w tym protokołuje prace komisji.

§ 15. 1. Osoba wchodząca w skład komisji ma obowiązek zachowania w tajemnicy, uzyskanych w trakcie naboru, informacji o kandydatach.

2. Oświadczenie dotyczące zachowania tajemnicy składa się w formie pisemnej przewodniczącemu komisji na pierwszym posiedzeniu komisji.

§ 16. Osoba niewchodząca w skład komisji nie może uczestniczyć w pracach komisji.

§ 18. 1. Po upływie terminu do składania ofert komisja:

1) dokonuje ustalenia terminu złożenia poszczególnych ofert;

2) otwiera koperty zawierające oferty, które wpłynęły w terminie;

3) przeprowadza selekcję dokumentów w celu ustalenia listy kandydatów, których oferty spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu.

2. Termin do złożenia oferty uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem oferta została:

1) nadana w placówce przedsiębiorcy uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej albo

2) złożona:

a) w siedzibie urzędu górniczego, do którego jest prowadzony nabór, lub

b) w przypadku naboru na stanowisko pracy, wszczętego w trybie, o którym mowa w § 4 pkt 2, w miejscu wskazanym w ogłoszeniu.

3. W przypadku stwierdzenia braku jednomyślności w ocenie ofert, przewodniczący komisji zarządza dyskusję i głosowanie w celu przyjęcia jednolitej metodologii oceny.

4. O wyniku głosowania rozstrzyga zwykła większość głosów osób wchodzących w skład komisji. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego komisji.

5. Osoba wchodząca w skład komisji niezgadzająca się z wynikiem głosowania zgłasza pisemnie zdanie odrębne z uzasadnieniem.

6. Przebieg dyskusji, wynik głosowania oraz przyjętą w drodze głosowania metodologię oceny odnotowuje się w protokole. Zgłoszone zdania odrębne stanowią załączniki do protokołu.

§ 19. 1. Oferta niezawierająca dokumentu wymaganego w ogłoszeniu, potwierdzającego spełnianie wymagań niezbędnych, jest odrzucana.

2. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą powołującego komisję, przewodniczący komisji wzywa kandydatów do uzupełnienia braków formalnych, o których mowa w ust. 1.

§ 20. 1. Stosuje się następujące metody i techniki naboru:

1) do sprawdzenia wiedzy - test wiedzy;

2) do sprawdzenia doświadczenia zawodowego - rozmowę kwalifikacyjną przeprowadzoną w sposób ustrukturyzowany.

2. Do sprawdzenia wymagań określonych w opisie stanowiska, niewymienionych w ust. 1, w tym kompetencji i umiejętności, dopuszcza się stosowanie metod i technik naboru niewymienionych w ust. 1.

§ 21. 1. Osoby wchodzące w skład komisji dokonują oceny poziomu spełniania przez kandydatów wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych określonych w ogłoszeniu, w sposób umożliwiający obiektywne sprawdzenie spełnienia tych wymagań, zgodnie z ustalonymi szczegółowymi regułami obowiązującymi podczas naboru oraz ustalonym szczegółowym sposobem oceny kandydatów.

2. Przewodniczący komisji powiadamia pisemnie kandydatów, których oferty spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu, o terminach kolejnych etapów naboru. Dopuszcza się możliwość powiadomienia drogą elektroniczną.

3. Przewodniczący komisji powiadamia kandydatów, na równych zasadach, o sposobie oceny kandydatów, o warunkach zakwalifikowania do kolejnego etapu naboru, o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych podczas tego etapu.

§ 22. 1. Protokół jest podpisywany przez osoby wchodzące w skład komisji i przekazywany przez przewodniczącego komisji powołującemu komisję.

2. W protokole dokumentuje się wszystkie czynności i zdarzenia mające wpływ na przebieg naboru oraz jego wynik, w tym ustalone szczegółowe reguły obowiązujące podczas naboru, ustalony szczegółowy sposób oceny kandydatów, treść pytań lub zadań oraz, dokonane w trakcie naboru, oceny poziomu spełniania przez kandydatów wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych określonych w ogłoszeniu.

3. Protokół jest zatwierdzany przez powołującego komisję.

§ 24. 1. W przypadku naboru na stanowisko pracy:

1) w WUG:

a) dyrektor BBF w uzgodnieniu z dyrektorem komórki, do której jest przeprowadzany nabór, składa do Dyrektora Generalnego WUG, za pośrednictwem Wiceprezesa WUG, sprawującego bezpośredni nadzór merytoryczny nad tą komórką, wniosek o zatrudnienie łącznie z protokołem oraz ofertą wybranego kandydata, proponując:

- termin jego zatrudnienia,

- wysokość jego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego,

- w przypadku osoby, która ma zostać zatrudniona na stanowisku inspekcyjno-technicznym, także rodzaj specjalnego wynagrodzenia miesięcznego, jaki może ona otrzymać po spełnieniu wymagań określonych w przepisach prawa,

b) Dyrektor Generalny WUG podejmuje w uzgodnieniu z Prezesem WUG decyzję w sprawie zatrudnienia wybranego kandydata,

c) informacja o wyniku naboru podlega upowszechnieniu,

d) informację o wyniku naboru umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej WUG oraz w siedzibie WUG na okres 3 miesięcy;

2) w OUG:

a) dyrektor OUG przekazuje Dyrektorowi Generalnemu WUG, za pośrednictwem dyrektora BBF oraz Wiceprezesa WUG, sprawującego bezpośredni nadzór na dyrektorem OUG, wniosek o zatrudnienie łącznie z protokołem oraz ofertą wybranego kandydata, proponując:

- termin jego zatrudnienia,

- wysokość jego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego,

- w przypadku osoby, która ma zostać zatrudniona na stanowisku inspekcyjno-technicznym, także rodzaj specjalnego wynagrodzenia miesięcznego, jaki może ona otrzymać po spełnieniu wymagań określonych w przepisach prawa,

b) dyrektor BBF przekazuje Dyrektorowi Generalnemu WUG, za pośrednictwem Wiceprezesa WUG, sprawującego bezpośredni nadzór na dyrektorem OUG, wniosek, o którym mowa w lit. a, proponując:

- termin zatrudnienia wybranego kandydata,

- rodzaj umowy o pracę,

- składniki miesięcznego wynagrodzenia wybranego kandydata,

c) jeżeli powołującym komisję był Dyrektor Generalny WUG, dyrektor BBF przekazuje Dyrektorowi Generalnemu WUG, za pośrednictwem Wiceprezesa WUG, sprawującego bezpośredni nadzór na dyrektorem OUG, wniosek o zatrudnienie łącznie z protokołem oraz ofertą wybranego kandydata, proponując:

- termin jego zatrudnienia,

- rodzaj umowy o pracę,

- składniki jego miesięcznego wynagrodzenia,

- wysokość jego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego,

- w przypadku osoby, która ma zostać zatrudniona na stanowisku inspekcyjno-technicznym, także rodzaj specjalnego wynagrodzenia miesięcznego, jaki może ona otrzymać po spełnieniu wymagań określonych w przepisach prawa,

d) Dyrektor Generalny WUG w uzgodnieniu z Prezesem WUG podejmuje decyzję w sprawie zatrudnienia wybranego kandydata,

e) dyrektor BBF powiadamia dyrektora OUG o decyzji Dyrektora Generalnego WUG w sprawie zatrudnienia wybranego kandydata,

f) powołujący komisję niezwłocznie po zatrudnieniu kandydata upowszechnia informację o wyniku naboru,

g) informację o wyniku naboru umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej OUG oraz w jego siedzibie na okres 3 miesięcy.

2. Terminy, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze oraz pkt 2 lit. a tiret pierwsze, nie mogą być krótsze niż 14 dni od dnia przekazania wniosku i powinny uwzględniać czas niezbędny do załatwienia formalności związanych z podjęciem zatrudnienia.

3. Do upowszechnienia informacji, o której mowa w:

1) w ust. 1 pkt 1 lit. c - stosuje się odpowiednio § 17 ust. 1 pkt 1 lit. c i d;

2) w ust. 1 pkt 2 lit. f - stosuje się odpowiednio § 17 ust. 1 pkt 2 lit. b i ust. 4.

§ 25. 1. W przypadku naboru na stanowisko pracy:

1) w WUG - dyrektor BBF powiadamia pisemnie kandydatów uczestniczących w ostatnim etapie naboru o jego wyniku;

2) w OUG:

a) dyrektor OUG powiadamia pisemnie kandydatów uczestniczących w ostatnim etapie naboru o jego wyniku,

b) wszczętego w trybie, o którym mowa w § 4 pkt 2, powiadomienie, o którym mowa w lit. a, jest dokonywane przez dyrektora OUG albo dyrektora BBF.

2. Dopuszcza się możliwość powiadomienia kandydatów drogą elektroniczną.

§ 26. Kandydatom uczestniczącym w naborze zapewnia się dostęp do uzyskanych przez nich wyników w trakcie poszczególnych etapów naboru.

§ 27. W przypadku naboru na stanowisko pracy:

1) w WUG - BBF jest komórką merytoryczną w rozumieniu załączników do zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG z 2020 r. poz. 18 oraz z 2022 r. poz. 4);

2) w OUG:

a) OUG jest, także w przypadku, o którym mowa w § 4 pkt 2, komórką merytoryczną w rozumieniu załączników do zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, w odniesieniu do dokumentacji związanej z przeprowadzonym naborem, z wyjątkiem dokumentacji przekazanej na podstawie § 24 ust. 1 pkt 2 lit. a i c,

b) BBF, po otrzymaniu, na podstawie § 24 ust. 1 pkt 2 lit. a i c, części dokumentacji związanej z przeprowadzonym naborem, staje się w odniesieniu do tej części komórką merytoryczną w rozumieniu załączników do zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

§ 28. Dyrektor OUG przekazuje do BBF w każdy piątek informacje dotyczące:

1) stanu prowadzonych naborów;

2) terminów przeprowadzania poszczególnych etapów naborów;

3) wyników naborów.

§ 29. Traci moc zarządzenie nr 4 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 17 lutego 2012 r. w sprawie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Wyższym Urzędzie Górniczym (Dz. Urz. WUG z 2018 r. poz. 141, z 2021 r. poz. 76 oraz z 2022 r. poz. 54).

§ 30. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.¹⁾