§ 1. Szkolenia pracowników wykonujących obowiązki służbowe w urzędach górniczych, zwanych dalej „pracownikami", odbywane w kraju, podlegają planowaniu w cyklu rocznym.

§ 2. Szkoleniami w rozumieniu zarządzenia nie są:

1) szkolenia obronne w państwie;

2) szkolenia towarzyszące realizacji innych świadczeń, w szczególności dostaw;

3) spotkania o charakterze informacyjnym i pomocniczym.

§ 3. Biuro Budżetowo-Finansowe, Kadr i Szkolenia w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwane dalej „BBF", planuje na następny rok kalendarzowy środki na szkolenia w wysokości od 0,3% do 3% funduszu wynagrodzeń.

§ 4. Okręgowe urzędy górnicze oraz komórki organizacyjne, Samodzielny Wydział Organizacyjny i stanowiska niewchodzące w skład komórek organizacyjnych albo Samodzielnego Wydziału Organizacyjnego w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwane dalej „jednostkami", przekazują BBF do 20 listopada propozycje do planu szkoleń na następny rok kalendarzowy.

§ 5. W planie szkoleń tworzy się rezerwę w wysokości od 5% do 20% planowanych środków na szkolenia.

§ 6. 1. BBF przedkłada do 31 grudnia projekt planu szkoleń na następny rok kalendarzowy do akceptacji Wiceprezesom Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej „WUG", oraz Prezesowi WUG, a następnie do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu WUG.

2. Kopia zatwierdzonego planu szkoleń jest umieszczana w extranecie urzędów górniczych.

§ 7. Plan szkoleń może zostać zmieniony w przypadku uzasadnionej potrzeby, w formie nowego brzmienia tego dokumentu. Przepisy § 6 stosuje się odpowiednio.

§ 8. Środkami na szkolenia, w tym rezerwą, o której mowa w § 5, dysponuje dyrektor BBF w uzgodnieniu z Dyrektorem Generalnym WUG.

§ 9. 1. Na wniosek jednostki Dyrektor Generalny WUG, po zasięgnięciu opinii BBF, a jeżeli wniosek dotyczy dyrektora albo zastępcy dyrektora okręgowego urzędu górniczego, zwanego dalej „OUG" - po zasięgnięciu opinii także Wiceprezesa WUG, sprawującego bezpośredni nadzór nad dyrektorem OUG, może wyrazić zgodę na udział pracownika w szkoleniu nieujętym w planie szkoleń albo w szkoleniu ujętym w tym planie, którego kosztów nie można pokryć ze środków przeznaczonych do wykorzystania przez daną jednostkę.

2. W przypadku wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1, udział pracownika w szkoleniu jest finansowany z rezerwy, o której mowa w § 5, a w przypadku jej wyczerpania - z oszczędności powstałych w trakcie realizacji planu szkoleń.

§ 10. BBF w terminie do 31 sierpnia informuje jednostki o wysokości środków na szkolenia, pozostających do wykorzystania w danym roku kalendarzowym.

§ 11. Jeżeli w terminie do 15 października środki na szkolenia nie zostaną wykorzystane przez poszczególne jednostki, Dyrektor Generalny WUG, na podstawie informacji BBF o pozostałych jeszcze środkach, może przeznaczyć te środki na inne szkolenia lub na inne cele.

§ 12. 1. BBF dokonuje zgłoszenia udziału pracownika w szkoleniu płatnym.

2. Jednostka dokonuje zgłoszenia udziału pracownika w szkoleniu bezpłatnym oraz informuje o tym BBF.

3. Dyrektor Generalny WUG, a w przypadku pracowników wykonujących obowiązki służbowe w OUG - dyrektor tego urzędu, dokonuje zgłoszenia udziału pracownika w szkoleniu centralnym.

4. Informacja o odbyciu szkolenia, o którym mowa w ust. 3, jest przekazywana BBF.

§ 13. 1. Projekt umowy dotyczącej szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny jest opracowywany przez organizatora szkolenia wewnętrznego.

2. W projekcie umowy dotyczącej szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny uwzględnia się, w przypadkach tego wymagających, postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych - opracowane w porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych w WUG.

3. Jeżeli organizatorem szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny jest komórka organizacyjna, Samodzielny Wydział Organizacyjny lub stanowisko niewchodzące w skład komórki organizacyjnej albo Samodzielnego Wydziału Organizacyjnego w WUG, projekt umowy dotyczącej tego szkolenia oraz projekt jej zmiany są parafowane przez:

1) organizatora szkolenia wewnętrznego;

2) BBF - jeżeli jednostka ta nie jest organizatorem szkolenia wewnętrznego.

4. Umowę dotyczącą szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny oraz jej zmianę podpisuje, a w uzasadnionych przypadkach odstępuje od niej albo ją wypowiada:

1) jeżeli jest zawierana albo została zawarta dla potrzeb OUG - dyrektor tego urzędu, wykonujący powierzone, w formie określonej w art. 53 ust. 2 zdanie drugie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm.), obowiązki w zakresie samodzielnego zaciągania zobowiązań finansowych oraz przeznaczania środków finansowych na poszczególne wydatki, zgodnie z klasyfikacją budżetową, przekazanych temu urzędowi na rachunek pomocniczy na nabywanie rzeczy i usług;

2) w przypadkach niewymienionych w pkt 1 - Dyrektor Generalny WUG lub osoba działająca na podstawie udzielonego przez niego pisemnego pełnomocnictwa.

5. Organizator szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny przekazuje do BBF egzemplarz umowy dotyczącej szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny zawartej w formie pisemnej oraz jej zmiany.

6. W przypadku:

1) zawarcia umowy w formie elektronicznej,

2) dokonania w formie elektronicznej zmiany umowy

- organizator szkolenia wewnętrznego przekazuje pliki do BBF.

7. Przekazanie do BBF egzemplarza umowy zawartej w formie pisemnej, o którym mowa w ust. 5, albo pliku umowy zawartej w formie elektronicznej, o którym mowa w ust. 6, następuje w terminie umożliwiającym zarejestrowanie umowy w rejestrze prowadzonym przez BBF najpóźniej w dniu jej zawarcia.

8. Razem z umową przekazuje się do BBF dane dotyczące drugiej strony umowy, niezbędne dla:

1) celów podatkowych;

2) zgłoszenia zleceniobiorcy, w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego albo

3) poinformowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu umowy o dzieło, w przypadkach określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych.

§ 14. Umowa inna niż określona w § 13 jest zawierana przez zgłoszenie udziału pracownika w szkoleniu, dokonane przez osobę kierownictwa BBF, albo drogą elektroniczną, za uprzednią zgodą wyrażoną przez osobę kierownictwa BBF.

§ 15. 1. Płatność z tytułu zobowiązań wynikających z zawarcia umowy następuje przelewem na podstawie:

1) polecenia przelewu sporządzonego przez BBF i podpisanego przez osobę kierownictwa BBF lub

2) faktury opisanej przez BBF i poddanej kontroli merytorycznej przez osobę kierownictwa BBF, lub

3) rachunku wystawionego przez podmiot zewnętrzny prowadzący szkolenie, opatrzonego przez osobę kierownictwa BBF klauzulą potwierdzającą wykonanie przedmiotu umowy, oraz powiązanej z tym rachunkiem listy wypłat, sporządzonej przez BBF i poddanej kontroli merytorycznej przez osobę kierownictwa BBF.

2. Polecenie przelewu, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz opis faktury, o której mowa w ust. 1 pkt 2, zawierają:

1) określenie usługi szkoleniowej;

2) określenie terminu realizacji usługi szkoleniowej;

3) numer umowy - jeżeli została zawarta w formie pisemnej;

4) numer działania w budżecie zadaniowym.

§ 16. Dokumentacja szkolenia wewnętrznego jest przekazywana BBF w terminie 14 dni od dnia jego przeprowadzenia.

§ 17. Kopia zaświadczenia potwierdzającego ukończenie szkolenia jest przekazywana do akt osobowych.

§ 18. 1. BBF opracowuje wzór planu szkoleń oraz wzory formularzy i innych dokumentów, niezbędnych do zapewnienia jednolitości funkcjonowania urzędów górniczych w zakresie szkoleń pracowników.

2. Departament Prawny w WUG, kierując się potrzebą zabezpieczenia interesu jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, opracowuje wzór umowy dotyczącej szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny.

3. Wzory, o których mowa w ust. 1 i 2, są akceptowane przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

4. Wzory formularzy zawierających dane, o których mowa w § 13 ust. 8 pkt 2 i 3, są umieszczane w extranecie urzędów górniczych, na wniosek BBF, i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

§ 19. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.¹⁾