§ 1. Wprowadza się do stosowania przez archiwa państwowe dokumenty planistyczne określające kierunki działań i zakres prac archiwum państwowego, zwane dalej "Planem", których wzór stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2. 1. Dyrektorzy archiwów państwowych sporządzają Plan na kolejny rok i składają go Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, w zakresie swojej właściwości, w terminie do dnia 20 listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy Plan.

2. Plan jest składany w postaci elektronicznej, podpisany przez dyrektora archiwum państwowego lub osobę przez niego upoważnioną.

3. Przygotowany do złożenia Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych Plan podlega opiniowaniu przez działające w archiwum państwowym kolegium.

4. Przygotowując Plan, archiwum państwowe uwzględnia przyznane mu limity finansowe oraz zgłoszone do budżetu zadaniowego wartości mierników w zakresie w jakim pozostają one tożsame z Planem.

§ 3. 1. Komórka organizacyjna Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej "NDAP", właściwa do spraw planowania i sprawozdawczości zamieszcza przesłane Plany w ogólnodostępnym folderze, a także dokonuje zbiorczego zestawienia danych z tych Planów w terminie do dnia 15 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczą Plany.

2. Zbiorcze zestawienie danych z Planów, niezwłocznie po jego przygotowaniu, jest przekazywane kierującym komórkami organizacyjnymi NDAP odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań i zadań.

3. Kierujący komórkami organizacyjnymi NDAP odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań i zadań, dokonują analizy danych ujętych w Planach i przekazują informację o stwierdzonych zastrzeżeniach lub ich braku w terminie do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczą Plany.

4. W przypadku braku zastrzeżeń do przedstawionych danych ze strony kierujących komórkami organizacyjnymi NDAP odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań i zadań, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych informuje archiwum państwowe o akceptacji Planu.

5. W przypadkach zastrzeżeń do przedstawionych danych ze strony kierujących komórkami organizacyjnymi NDAP odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań i zadań, przedstawiają oni swoje wątpliwości w formie pisemnej, wskazując które dane i dlaczego wymagają wyjaśnień lub korekty.

6. Komórka organizacyjna NDAP, właściwa do spraw planowania i sprawozdawczości, występuje do wskazanych archiwów państwowych o wyjaśnienie wątpliwości lub skorygowanie danych.

7. Przesłane przez archiwum państwowe wyjaśnienia lub dane przekazywane są kierującym komórkami organizacyjnymi NDAP, którzy zgłosili zastrzeżenia w celu ich analizy. W terminie 7 dni od otrzymania wyjaśnień lub danych kierujący komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań i zadań dokonują analizy i przedstawiają swoje stanowisko na temat zaakceptowania Planu.

§ 4. 1. Dyrektorzy archiwów państwowych, w terminie do dnia 1 lipca, przesyłają do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych informację o realizacji Planu za pierwsze półrocze, wskazując czy realizacja zaplanowanych działań nie jest zagrożona.

2. W przypadku, stwierdzenia, że istnieje zagrożenie dla osiągnięcia przyjętych w Planie mierników lub zaplanowane działania nie są prawidłowo realizowane, dyrektor archiwum państwowego dołącza do informacji stosowne wyjaśnienia oraz propozycje działań naprawczych.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dyrektor archiwum państwowego, w terminie do dnia 30 września, sporządza korektę Planu i składa ją Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

4. Na podstawie przesłanych przez archiwa państwowe korekt Planów komórka organizacyjna NDAP, właściwa do spraw planowania i sprawozdawczości, dokonuje niezwłocznie modyfikacji zbiorczego zestawienia danych z przesłanych Planów, a także zamieszcza w folderze ogólnodostępnym skorygowany Plan.

5. Zmodyfikowane zbiorcze zestawienie danych, wraz z informacją o przyczynach korekty, jest przekazywane kierującym komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań i zadań, niezwłocznie po jego przygotowaniu.

6. W przypadku zastrzeżeń do przedstawionych danych ze strony kierujących komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań i zadań, przestawiają oni te zastrzeżenia w formie pisemnej, ze wskazaniem które dane i dlaczego wymagają dodatkowych wyjaśnień.

7. W przypadku braku zastrzeżeń do przedstawionych danych ze strony kierujących komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań i zadań, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych informuje archiwum państwowe o akceptacji skorygowanego Planu.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 maja 2020 r.