§ 1. Sprawozdania, o których mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057), zwane dalej „sprawozdaniami”, składane przez podmioty realizujące zadania publiczne określone w art. 43a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, podlegają ocenie i weryfikacji przez komisję konkursową, o której mowa w art. 15 ust. 2a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2025 r. poz. 1338) [1] , a następnie zatwierdzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

§ 2. 1. [2]  Proces oceny i weryfikacji oraz zatwierdzania sprawozdań organizuje komórka organizacyjna Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych właściwa do spraw organizacji i koordynacji zlecania zadań w zakresie ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, udostępniania lub zabezpieczania materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, w szczególności udzielania dotacji, zwana dalej „komórką zarządzającą.

2. Komórka zarządzająca [3] dokonuje oceny sprawozdań, w tym ich zgodności z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, umową o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz regulaminem danego konkursu, w szczególności biorąc pod uwagę terminowość oraz zgodność ponoszonych wydatków z ofertą zleceniobiorcy.

3. Ocenę sprawozdań pod względem rachunkowym przeprowadza Wydział Finansowo–Księgowy, który dokonuje ich weryfikacji w zakresie ewentualnych zwrotów dotacji niewykorzystanych, odsetek za opóźnienie lub odsetek bankowych. Na wniosek komórki zarządzającej [4] , Wydział Finansowo-Księgowy weryfikuje faktury oraz inne dokumenty finansowe, w przypadku gdy zleceniobiorca takie dokumenty dostarczył.

4. [5]  Ocenę merytoryczną sprawozdań przeprowadza komórka zarządzająca, która ocenia realizację zleconego zadania, w tym jej zgodność z opisem w ofercie zleceniobiorcy i przepisami prawa oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi.

5. [6]  Członków komisji konkursowej odpowiedzialnych za wykonanie czynności, o których mowa w ust. 2-4, wyznacza kierownik komórki zarządzającej.

5a. [7] W przypadku nieobecności członka komisji konkursowej wyznaczonego zgodnie z ust. 5, trwającej nieprzerwanie powyżej 10 dni kalendarzowych, kierownik komórki zarządzającej do wykonania czynności, o których mowa w ust. 2-4, może wyznaczyć innego pracownika komórki organizacyjnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub wystąpić do dyrektora jednego z archiwów państwowych o wyznaczenie do komisji pracownika tego archiwum.

5b. [8] Czynności, o którym mowa w ust. 2-4, wykonuje się w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego sprawozdania.

6. [9] Wynik oceny lub weryfikacji, o których mowa w ust. 2 i 4, jest zatwierdzany przed kierownika komórki zarządzającej.

6a. [10] Wynik oceny lub weryfikacji, o których mowa w ust. 3, jest zatwierdzany przez osobę kierującą Wydziałem Finansowo-Księgowym.

6b. [11] Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika komórki zarządzającej, może polecić Zastępcy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub kierownikowi innej komórki organizacyjnej dokonanie zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 6.

7. Przeprowadzenie ostatecznej oceny i weryfikacji sprawozdań po ponownej ocenie, o której mowa w ust. 11, oraz zatwierdzenie wyników tej weryfikacji i oceny przez osoby, o których mowa w ust. 5 – 6b [12] , jest dokumentowane w formie karty obiegowej, zwanej dalej „kartą obiegową”, której wzór stanowi załącznik do zarządzenia.

8. Karta obiegowa, po zatwierdzeniu lub odrzuceniu sprawozdania, jest przekazywana do Wydziału Finansowo-Księgowego wraz z informacją, o której mowa w § 4, celem ujęcia w ewidencji księgowej.

9. Jeżeli w wyniku oceny lub weryfikacji sprawozdań, odpowiednio pod względem formalnym, merytorycznym oraz rachunkowym, zachodzi konieczność wezwania zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień w zakresie złożonego sprawozdania, pracownik dokonujący oceny lub weryfikacji zgłasza ten fakt do komórki zarządzającej [13] , przekazując jednocześnie informację dotyczącą zastrzeżeń wraz z podaniem ich treści, wskazaniem miejsca w sprawozdaniu, którego zastrzeżenie dotyczy oraz nazwy zleceniobiorcy i numeru zawartej umowy.

10. [14] Na podstawie zgłoszonych zastrzeżeń, o których mowa w ust. 9, komórka zarządzająca przygotowuje wezwanie do zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień. W razie potrzeby komórka zarządzająca przedstawia zgłoszone zastrzeżenia do konsultacji prawnej.

11. Wyjaśnienia i uzupełnienia zleceniobiorców dotyczące sprawozdań podlegają ponownej ocenie i weryfikacji przez komórki organizacyjne zgłaszające zastrzeżenia.

§ 4. Na podstawie karty obiegowej komórka zarządzająca [15] przygotowuje informację dla zleceniobiorcy oraz Wydziału Finansowo-Księgowego o zatwierdzeniu lub odrzuceniu sprawozdania.