§ 1. 1. Kontrolę zarządczą w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej „NDAP”, oraz w archiwach państwowych stanowi ogół działań podejmowanych przez komórki organizacyjne NDAP i archiwów państwowych we wszystkich obszarach ich aktywności, które konieczne są dla zapewnienia realizacji pożądanych celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Kontrola zarządcza w NDAP oraz w archiwach państwowych funkcjonuje w szczególności na podstawie:

1) art. 68 - 71 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej „ustawą”;

2) standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określonych w komunikacie wydanym na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy;

3) niniejszego zarządzenia.

3. Kontrola zarządcza w NDAP oraz w archiwach państwowych jest dokumentowana. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią w szczególności obowiązujące w NDAP oraz w archiwach państwowych wewnętrzne akty prawne, w tym polityki, procedury, regulaminy, wytyczne, a także dokumenty określające zakres obowiązków i odpowiedzialności oraz uprawnień pracowników.

§ 2. 1. Za prawidłowe funkcjonowanie kontroli zarządczej:

1) w NDAP - odpowiedzialny jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

2) w archiwum państwowym - odpowiedzialny jest dyrektor archiwum państwowego.

2. Za zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej odpowiedzialni są:

1) w NDAP - Dyrektor Generalny NDAP;

2) w komórkach organizacyjnych NDAP - kierujący tymi komórkami;

3) w archiwach państwowych - ich dyrektorzy.

3. Podmioty, o których mowa w ust. 2, odpowiednio do posiadanych kompetencji, są obowiązane do monitorowania prawidłowości i skuteczności realizacji poszczególnych celów kontroli zarządczej określonych w art. 68 ust. 2 ustawy, przestrzegania standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych oraz do bieżącego rozwiązywania zidentyfikowanych problemów.

4. Podmioty, o których mowa w ust. 2, realizują zadania w zakresie kontroli zarządczej w ramach posiadanych kompetencji określonych w szczególności w:

1) powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w tym ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

2) wewnętrznych aktach prawnych, w tym Regulaminie organizacyjnym;

3) zakresach obowiązków i odpowiedzialności oraz przyznanych uprawnieniach pracowników.

§ 3. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, Dyrektor Generalny NDAP, kierujący komórkami organizacyjnymi NDAP oraz dyrektorzy archiwów państwowych ponoszą odpowiedzialność za procesy, które służą nadzorowaniu i kontrolowaniu operacji w podległych komórkach i jednostkach, w sposób dający zapewnienie, że:

1) działania komórek i jednostek są zgodne z przepisami prawa, procedurami przyjętymi w danej komórce i jednostce,

2) plany i cele są osiągane,

3) zasoby są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane),

4) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów.

§ 4. Do obowiązków osób kierujących wszystkich szczebli w ramach kontroli funkcjonalnej należy:

1) identyfikowanie i ocena ryzyka związanego z konkretnym obszarem działania;

2) wdrażanie mechanizmów w celu minimalizowania lub usuwania ryzyka związanego ze zidentyfikowanym zagrożeniem

3) wprowadzenie procesów nadzorowania i kontrolowania, które zapewnią wykonywanie obowiązków przez pracowników w sposób zapewniający osiągnięcie celów kontroli zarządczej;

4) zapewnienie skutecznego wykonywania zadań i dbanie o ciągłą poprawę realizowanych procesów.

§ 5. 1. W celu zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, wprowadza się w NDAP oraz archiwach państwowych, obowiązek przeprowadzania corocznej samooceny kontroli zarządczej, zwanej dalej „samooceną”, oraz składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.

2. Dokonywanie czynności, o których mowa w ust. 1, koordynuje Dyrektor Generalny NDAP.

§ 9. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie do dnia 31 marca każdego roku, składa ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w NDAP wraz z oświadczeniami o stanie kontroli zarządczej złożonymi przez dyrektorów archiwów państwowych.

2. Podpisane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oświadczenie o stanie kontroli zarządczej zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej NDAP.

3. Dyrektor archiwum państwowego zamieszcza swoje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, w terminie o którym mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej archiwum państwowego.

§ 10. Traci moc zarządzenie nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zasad i trybu dokonywania samooceny kontroli zarządczej oraz składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.