§ 1. Zarządzenie określa tryb postępowania przy przyjmowaniu delegacji zagranicznych w ramach bezdewizowej wymiany archiwistów, realizowanej na podstawie dwustronnych porozumień zawartych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o :

1) delegacji zagranicznej - należy przez to rozumieć osobę lub osoby z zagranicy, zaproszone przez Naczelnego Dyrektora w związku z realizacją porozumień, o których mowa w § 1;

2) jednostce przyjmującej - należy przez to rozumieć archiwum państwowe lub Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, zwaną dalej "NDAP".

§ 3. 1. NDAP, niezwłocznie po uzyskaniu informacji o planowanym terminie pobytu delegacji zagranicznej informuje o tym archiwum państwowe, które potwierdza możliwość przyjęcia delegacji zagranicznej we wskazanym terminie.

2. Jeśli przyjęcie delegacji zagranicznej z obiektywnych powodów nie jest możliwe lub nie może odbyć się w terminie, o którym mowa w ust. 1, archiwum państwowe niezwłocznie informuje o tym NDAP, która podejmuje stosowne uzgodnienia ze stroną zagraniczną.

3. Delegacje zagraniczne przyjmowane są na zasadach wzajemności wynikających z porozumień, o których mowa w § 1.

§ 4. 1. Koszty świadczeń związanych z pobytem jednej osoby określa odpowiednio Dyrektor Generalny lub dyrektor jednostki przyjmującej, przy czym:

1) koszty wyżywienia nie mogą przekraczać 100 zł za każdy dzień pobytu;

2) koszty zakwaterowania nie mogą przekraczać 400 zł za dobę.

2. W przypadku braku środków finansowych na pokrycie kosztów przyjęcia delegacji zagranicznej, archiwum państwowe wnioskuje do NDAP o odpowiednie zwiększenie planu finansowego.

3. Jednostka przyjmująca dokumentuje i realizuje wydatki związane z przyjęciem delegacji zagranicznej zgodnie z odrębnymi przepisami.

4. W przypadkach szczególnie uzasadnionych Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, na wniosek jednostki przyjmującej, może podjąć decyzję o podniesieniu limitów, o których mowa w ust. 1.

5. Jednostka przyjmująca przekazuje osobie lub osobom wchodzącym w skład delegacji zagranicznej środki należne z tytułu kosztów wyżywienia na pisemnie wskazany rachunek bankowy.

6. Jednostka przyjmująca zapewnia zakwaterowanie członka delegacji zagranicznej i ponosi koszty z tym związane.

§ 5. Traci moc decyzja nr 52 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 października 2013 r. w sprawie trybu postępowania przy przyjmowaniu delegacji zagranicznych w ramach bezdewizowej wymiany archiwistów.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.