Na podstawie art. 5a ust. 2 w zw. z art. 40 ust. 1, art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U z 2013r., poz. 594 ze zm.) uchwala się, co następuje:

§ 1. Przyjmuje się Regulamin Konsultacji Społecznych z Mieszkańcami Gorzowa Wlkp., określający zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych, stanowiący załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Prezydentowi Miasta Gorzowa Wlkp.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego.

Przewodniczący Rady Miasta Robert Surowiec

Załącznik do Uchwały Nr XVII/171/2015
Rady Miasta Gorzowa Wlkp.
z dnia 30 września 2015 r.

Regulamin Konsultacji Społecznych z Mieszkańcami Gorzowa Wlkp.

Cele i zasady ogólne konsultacji społecznych

§ 1. Konsultacje społeczne z mieszkańcami Gorzowa Wlkp. to otwarty proces dialogu władz z mieszkańcami, mający na celu podjęcie przez władze optymalnych decyzji w sprawach publicznych mających wpływ na jakość życia mieszkańców.

§ 2. Celem konsultacji społecznych jest ponadto:

1) kształtowanie poczucia odpowiedzialności za miasto,

2) polepszanie jakości współpracy organów Miasta z mieszkańcami,

3) wzmacnianie i rozwijanie idei wspólnoty samorządowej Gorzowa Wlkp.

§ 3. Konsultacje prowadzone w Gorzowie Wlkp. opierają się na następujących zasadach:

1. Dialogu i partnerstwa: konsultacje prowadzone są w duchu dialogu obywatelskiego. Strony słuchają się nawzajem, rozważając argumenty i wykazując wolę zrozumienia odmiennych racji. Uczestnicy są dla siebie równorzędnymi partnerami dialogu, a wynik konsultacji jest zawsze brany pod uwagę, nie jest jednak wiążący dla organów i jednostek Miasta.

2. Powszechności: każdy zainteresowany tematem powinien móc dowiedzieć się o planowanych i prowadzonych konsultacjach i wyrazić w nich swój pogląd. Udział w konsultacjach społecznych jest dostępny dla wszystkich mieszkańców Gorzowa Wlkp., a wynik konsultacji jest ważny niezależnie od liczby osób w nich uczestniczących. Gospodarz konsultacji, Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp., za pośrednictwem jednostki organizacyjnej Miasta, dokłada wszelkich starań do skutecznego dotarcia do wszystkich potencjalnie zainteresowanych tematem konsultacji poprzez odpowiednie formy informowania i prowadzenia konsultacji oraz przestrzeganie zasad Regulaminu.

3. Przejrzystości i prostoty: informacje o celu, regułach, przebiegu i wyniku konsultacji muszą być rzetelne, kompletne i powszechnie dostępne. Jasne musi być, kto reprezentuje, jaki pogląd. Przejrzystości sprzyja prostota i dopasowanie do sytuacji używanych metod, materiałów i języka komunikacji w czasie konsultacji.

4. Obowiązku przekazania informacji zwrotnej: każdemu, kto zgłosi opinię, należy się merytoryczna odpowiedź w rozsądnym terminie, co nie wyklucza odpowiedzi zbiorczych.

5. Koordynacji: konsultacje mają gospodarza, Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp., odpowiedzialnego za ich organizację i możliwość wdrożenia ich wyników przez Miasto. Konsultacje powinny być odpowiednio umocowane w strukturze administracji urzędu.

6. Przewidywalności: konsultacje powinny być prowadzone na możliwie jak najwcześniejszym etapie tworzenia projektów, polityk publicznych lub planowania inwestycji tak, żeby zapewnić jak najlepsze wykorzystanie opinii mieszkańców. Powinny być prowadzone w zaplanowany sposób i w oparciu o czytelne reguły. Różne procesy konsultacyjne powinny być ze sobą skoordynowane tak, żeby ułatwiać w nich udział mieszkańcom. Prowadzone przez Miasto konsultacje biorą również pod uwagę kalendarz najważniejszych wydarzeń w życiu Gorzowa Wlkp. i inne narzędzia oraz inicjatywy opierające się na aktywności obywatelskiej mieszkańców miasta.

7. Poszanowania interesu publicznego: choć poszczególni uczestnicy konsultacji mają prawo przedstawiać swój partykularny interes, to ostateczne decyzje podejmowane w wyniku przeprowadzonych konsultacji powinny reprezentować interes publiczny i dobro ogólne.

Zakres konsultacji społecznych

§ 4. Konsultacje przeprowadza się:

1) w sprawach określonych ustawami,

2) w sprawach ważnych dla miasta i jego mieszkańców,

3) w sprawie aktualizacji Regulaminu Konsultacji Społecznych raz na cztery lata.

§ 5. W przypadku, w którym konsultacje inicjowane są wymogiem ustawowym, zaleca się stosowanie niniejszego Regulaminu Konsultacji Społecznych w zakresie, w którym jego zapisy nie są sprzeczne z zapisami ustawowymi.

Plan konsultacji społecznych

§ 6. Do końca października każdego roku kalendarzowego Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. tworzy i podaje do wiadomości publicznej propozycję Planu Konsultacji Społecznych na kolejny rok kalendarzowy, tj. listę tematów, które zostaną poddane konsultacjom społecznym w kolejnym roku kalendarzowym z inicjatywy Miasta.

§ 7. Najpóźniej w ciągu dwóch tygodni od podania do wiadomości publicznej propozycji Planu Konsultacji Społecznych Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. przeprowadza konsultacje społeczne w sprawie Planu Konsultacji Społecznych.

§ 8. W ciągu miesiąca od zakończenia konsultacji, o których mowa w § 7, Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. sporządza ostateczną wersję Planu Konsultacji Społecznych, przyjmuje go zarządzeniem i podaje do wiadomości razem z raportem podsumowującym konsultacji społeczne, o których mowa w § 7.

§ 9. Do końca lutego każdego roku kalendarzowego Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. przedkłada Radzie Miasta Gorzowa Wlkp. i podaje do wiadomości publicznej raport z realizacji Planu Konsultacji Społecznych za poprzedni rok kalendarzowy.

§ 10. Procesy konsultacji społecznych, których przeprowadzenie zostało zdecydowane w ciągu roku kalendarzowego, są wprowadzane na bieżąco do Planu Konsultacji Społecznych.

Inicjowanie konsultacji społecznych

§ 11. Konsultacje mogą być prowadzone z inicjatywy własnej Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp., w tym w wyniku wymogu ustawowego, lub na podstawie Wniosku o Przeprowadzenie Konsultacji, zwanego dalej Wnioskiem, skierowanego do Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. przez:

1) grupę co najmniej 50 mieszkańców zamieszkujących na terenie Gorzowa Wlkp.,

2) co najmniej trzy organizacje pozarządowe działające na terenie miasta w zakresie prowadzonej przez nie działalności statutowej,

3) komisję Rady Miasta, której zakres działania obejmuje sprawę będącą przedmiotem wniosku o przeprowadzenie konsultacji.

§ 12. Przed złożeniem Wniosku ich inicjatorzy mają możliwość uzyskania od Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. poprzez wskazaną przez niego jednostkę organizacyjną Miasta bieżącej informacji o planach konsultacyjnych innych niż te objęte Planem Konsultacji Społecznych, a mogących dotyczyć wnoszonej wnioskiem sprawy, informacji o możliwości załatwienia swojej sprawy w inny sposób niż poprzez złożenie wniosku o przeprowadzenie konsultacji społecznych oraz pomocy w uzupełnianiu Wniosku o Przeprowadzenie Konsultacji.

§ 13. Wniosek powinien zawierać:

1) dane kontaktowe do inicjatorów konsultacji,

2) proponowany przedmiot i cel konsultacji,

3) proponowany zasięg konsultacji,

4) proponowany termin przeprowadzenia konsultacji,

5) proponowane formy i metody konsultacji,

6) uzasadnienie przeprowadzenia konsultacji.

§ 14. W przypadku Wniosku składanego przez co najmniej 50 mieszkańców, należy do niego dołączyć czytelnie przygotowaną listę osób popierających inicjatywę zawierającą:

1) imiona i nazwiska,

2) adresy zamieszkania,

3) podpisy osób popierających wniosek.

§ 15. W przypadku Wniosku składanego przez co najmniej trzy organizacje pozarządowe działające na terenie miasta w zakresie prowadzonej przez nie działalności statutowej, do Wniosku należy dołączyć czytelnie przygotowaną listę organizacji popierających inicjatywę zawierającą:

1) nazwy organizacji pozarządowych popierających wniosek,

2) adresy siedzib organizacji pozarządowych popierających wniosek,

3) dane kontaktowe do inicjatorów konsultacji,

4) podpisy osób upoważnionych do reprezentowania organizacji pozarządowych popierających wniosek.

§ 16. W przypadku, gdy Wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych zawiera błędy formalne, Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. pisemnie informuje o tym wnioskodawców i wzywa ich do poprawienia błędów w terminie 21 dni.

§ 17. Jeżeli wnioskodawcy w wyznaczonym terminie, o którym mowa w § 16, nie poprawią błędów lub braków formalnych, Wniosek pozostawia się bez rozpoznania.

§ 18. Wniosek wolny od błędów formalnych, zostaje niezwłocznie, nie później niż 7 dni od daty jego wpływu, podany do wiadomości publicznej poprzez co najmniej oficjalny serwis internetowy Miasta.

§ 19. Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. informuje wnioskodawców o uwzględnieniu lub nieuwzględnieniu Wniosku na piśmie i z podaniem uzasadnienia decyzji w terminie 30 dni od złożenia poprawnego formalnie Wniosku. Decyzja wraz z uzasadnieniem podawana jest również do wiadomości publicznej poprzez co najmniej oficjalny serwis internetowy Miasta.

§ 20. Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. nie uwzględnia Wniosku, jeżeli odbyły się już ważne konsultacje społeczne we wskazanym przedmiocie, chyba że wystąpiły istotne okoliczności uzasadniające rozpatrzenie takiego Wniosku i ponowne przeprowadzenie konsultacji.

Tryb prowadzenia konsultacji społecznych

§ 21. Decyzję o przeprowadzeniu konsultacji podejmuje Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. w drodze zarządzenia, w którym podaje co najmniej informacje o:

1) celu i przedmiocie konsultacji,

2) czasie trwania konsultacji określonym poprzez: datę rozpoczęcia i zakończenia konsultacji, przy czym czas trwania konsultacji nie może być krótszy niż 21 dni,

3) harmonogramie konsultacji z wydzielonym i wskazanym czasem co najmniej 10 dni roboczych od formalnego rozpoczęcia konsultacji na przeprowadzenie przez Urząd Miasta Gorzowa Wlkp. akcji informacyjnej oraz zapoznanie się przez mieszkańców z materiałami informacyjnymi,

4) grupach interesariuszy, których uczestnictwo w konsultacjach jest szczególnie pożądane z punktu widzenia tematyki konsultacji i interesu publicznego,

5) metodach i formach w jakich zostaną przeprowadzone konsultacje,

6) jednostce organizacyjnej Miasta odpowiedzialnej za przeprowadzenie konsultacji oraz kontakcie telefonicznym i e-mailowym do tej jednostki,

7) miejscu i czasie, w których dostępne będą wszystkie informacje merytoryczne dotyczące przedmiotu konsultacji.

§ 22. W przypadku konsultacji społecznych zainicjowanych Wnioskiem, o którym mowa w § 11, Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. określa dobór metod i form konsultacji biorąc pod uwagę metody i formy zaproponowane przez wnioskodawców. Zmiana czasu przeprowadzenia konsultacji wskazana przez wnioskodawców we wniosku o konsultacje (w tym daty ich rozpoczęcia i zakończenia) wymaga pisemnego uzasadnienia przesłanego wnioskodawcom i opublikowanego co najmniej w serwisie internetowym Miasta wraz z zarządzeniem o przeprowadzeniu konsultacji społecznych.

§ 23. Zarządzenie o przeprowadzeniu konsultacji upublicznia się zgodnie z właściwymi przepisami, a dodatkowo podaje się do wiadomości publicznej w terminie 7 dni od dnia podpisania poprzez co najmniej publikację w oficjalnym serwisie internetowym Miasta.

§ 24. Wraz z publikacją zarządzenia o przeprowadzeniu konsultacji społecznych podawane są do wiadomości publicznej wszystkie niezbędne materiały informacyjne dotyczące przedmiotu konsultacji.

§ 25. Prowadząca konsultacje jednostka organizacyjna Miasta dokłada wszelkich starań do zapewnienia jak najszerszego dostępu do informacji o przedmiocie konsultacji poprzez wszelkie dostępne kanały komunikacji ze społecznością lokalną. Akcja informacyjna powinna być prowadzona z wykorzystaniem możliwie wielu kanałów informacyjnych, jednak nie mniej niż czterech spośród niżej wymienionych:

1) Biuletyn Informacji Publicznej,

2) oficjalny serwis internetowy Miasta,

3) na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Gorzowa Wlkp.,

4) ogłoszenia w minimum trzech lokalnych środkach przekazu (prasa, radio, telewizja), w tym poprzez ogłoszenia płatne, a także wysyłkę informacji prasowych,

5) informacyjne spotkania i debaty publiczne z udziałem mieszkańców, ekspertów, przedstawicieli Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. oraz Rady Miasta Gorzowa Wlkp.,

6) przekazanie informacji Radzie Miasta Gorzowa Wlkp.,

7) plakaty i ulotki, pozostałe materiały promocyjne rozmieszczone w dostępnych, uczęszczanych przez mieszkańców i docelowe grupy interesariuszy miejscach w tym miejscach użyteczności publicznej, np. przychodnie zdrowia, szkoły,

8) organizacja wydarzeń w przestrzeni publicznej, w tym informowanie o konsultacjach w trakcie imprez masowych, np. sportowych oraz tych organizowanych przez Miasto,

9) udostępnienie informacji w środkach komunikacji miejskiej,

10) pozostałe formy dostosowane do przedmiotu i przyjętych form konsultacji.

§ 26. Jednostka organizacyjna Miasta odpowiedzialna za organizację konsultacji, zobowiązana jest do zapewnienia właściwych warunków ich prowadzenia, w zależności od formy w jakiej zostały zaplanowane, do zapewnienia m.in. pomieszczeń, pełnego i łatwego dostępu do dokumentów i informacji objętych konsultacjami, opieki merytorycznej i organizacyjnej oraz bezstronnego sposobu prowadzenia spotkań i dyskusji w trakcie konsultacji.

§ 27. Materiały informacyjne wykorzystywane w trakcie konsultacji społecznych powinny być przed rozpowszechnieniem przetestowane pod kątem zrozumiałości i przejrzystości.

§ 28. W konsultacjach, o ile zachodzi taka potrzeba, możliwy jest udział ekspertów zewnętrznych. Mają oni rolę doradczą dla uczestników konsultacji.

§ 29. Konsultacje mogą być prowadzone przez podmioty zewnętrzne w oparciu o przetarg przeprowadzony zgodnie z zasadami prawa o zamówieniach publicznych, jednak zawsze w porozumieniu z wyznaczoną przez Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. jednostką organizacyjną Miasta.

§ 30. Konsultacje prowadzone są w minimum trzech formach, przy czym obowiązkowo w minimum jednej z dwóch pierwszych wymienionych poniżej:

1) co najmniej jednego protokołowanego publicznego spotkania konsultacyjnego z mieszkańcami umożliwiającego wymianę opinii i argumentów pomiędzy samymi mieszkańcami oraz wymianę opinii i argumentów pomiędzy organami Miasta i mieszkańcami,

2) co najmniej jednego warsztatu dla mieszkańców z udziałem przedstawicieli Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. umożliwiającego zdobycie wiedzy na temat konsultowanego przedsięwzięcia i sformułowania przez uczestników rozwiązania poddanego rozważaniu,

3) badania jakościowe i ilościowe, w tym reprezentatywne badania opinii publicznej oraz sondaże i ankiety on-line lub sondy uliczne,

4) dyżury konsultacyjne w miejskich przestrzeniach publicznych,

5) zamieszczanie zagadnień do konsultacji na oficjalnym serwisie miejskim i wyłożenie dokumentów w siedzibie Urzędu Miasta Gorzowa Wlkp. oraz zbieranie opinii lub propozycji na piśmie, w tym drogą elektroniczną,

6) innych form zapewniających możliwość przekazania i wymianę opinii i argumentów.

§ 31. Formy konsultacji są wybierane przez Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. biorąc pod uwagę interesariuszy i adresatów konsultacji, koszty prowadzenia konsultacji i wagę przedmiotu konsultacji w kontekście interesu publicznego.

§ 32. Informacja o terminie i miejscu spotkań publicznych, o których mowa w § 30 pkt 1 i 2, podawana jest do publicznej wiadomości z wyprzedzeniem nie krótszym niż 14 dni poprzez co najmniej publikację na oficjalnym serwisie miejskim oraz przesłanie do co najmniej trzech lokalnych środków przekazu.

§ 33. Spotkania, o których mowa w § 30 pkt 1 i 2 oraz dyżury konsultacyjne, odbywają się w dniach roboczych w godzinach popołudniowych lub wieczornych, a w razie konieczności w dni wolne od pracy. Miejsce spotkań konsultacyjnych powinno być łatwo dostępne dla wszystkich mieszkańców miasta ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb kluczowych interesariuszy.

§ 34. O spotkaniach i warsztatach bezpośrednio informowana jest Rada Miasta Gorzowa Wlkp.

Raport z przeprowadzonych konsultacji

§ 35. Po zakończeniu konsultacji - w terminie nie późniejszym niż 30 dni - jednostka organizacyjna Miasta prowadząca konsultacje zamieszcza w oficjalnym serwisie internetowym Miasta i przesyła do co najmniej trzech lokalnych środków przekazu raport z przebiegu konsultacji.

§ 36. Raport, o którym mowa w § 35, powinien zawierać w szczególności:

1) informację o komórce organizacyjnej Urzędu Miasta Gorzowa Wlkp., odpowiedzialnej za przeprowadzenie konsultacji,

2) relację z przeprowadzonej akcji informacyjnej,

3) informacje o przebiegu konsultacji,

4) informacje o zebranych opiniach i rekomendacjach mieszkańców,

5) informacje o sposobie ustosunkowania się Prezydenta Miasta Gorzowa Wlkp. do zebranych opinii wraz z uzasadnieniem w przypadku uwag odrzuconych, przy czym nie wyklucza się odpowiedzi zbiorczych.

§ 37. Raport, o którym mowa w § 35, zostaje przesłany drogą elektroniczną tym osobom, które wyrażą chęć jego otrzymania w trakcie konsultacji społecznych i pozostawią w tym celu informacje kontaktowe umożliwiające przesłanie raportu.

Postanowienia końcowe

§ 38. Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. zapewnia niezbędne warunki organizacyjno-techniczne do przeprowadzenia konsultacji społecznych.

§ 39. Koszty przeprowadzenia konsultacji społecznych ponosi Miasto.

§ 40. Wynik konsultacji społecznych nie jest wiążący dla organów samorządowych podejmujących rozstrzygnięcie w sprawie objętej konsultacjami, powinien jednak być brany pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.

§ 41. Prezydent Miasta Gorzowa Wlkp. zapewnia warunki i wyznacza zasady ewaluacji prowadzonych konsultacji społecznych w celu dalszego doskonalenia zasad i reguł dialogu z mieszkańcami. Możliwe jest uspołecznienie procesu ewaluacji poprzez włączenie w udział w nim mieszkańców i organizacji pozarządowych.

§ 42. Konsultacje społeczne są ważne bez względu na liczbę uczestniczących w nich osób.

§ 43. Powyższy Regulamin nie dotyczy konsultacji przeprowadzanych na podstawie odrębnych aktów prawnych:

1) uchwały Rady Miasta Gorzowa Wlkp. w sprawie określenia szczegółowego sposobu konsultowania z Gorzowską Radą Działalności Pożytku Publicznego lub z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie projektów aktów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych organizacji,

2) uchwały Rady Miasta Gorzowa Wlkp. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia konsultacji społecznych do Budżetu Obywatelskiego w ramach budżetu Miasta Gorzowa Wlkp. oraz innych uchwał dotyczących Budżetu Obywatelskiego.