Na podstawie art. 5a, art. 18 ust. 1 oraz art. 40 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594). uchwala się,co następuje:

§ 1. Przyjmuje się zasady i tryb konsultacji społecznych z mieszkańcami i innymi klientami Gminy Dębnica Kaszubska określone w załączniku do niniejszej uchwały.

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Wójtowi Gminy Dębnica Kaszubska.

§ 3. Traci moc uchwała Nr XXXIX/232/2005 Rady Gminy Dębnica Kaszubska z dnia 30 grudnia 2005 roku w sprawie określenia zasad i trybu przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami Gminy Dębnica Kaszubska.

§ 4. Uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Pomorskiego.

Przewodniczący Rady Gminy Piotr Paczesny

Załącznik do Uchwały Nr IX/55/2015
Rady Gminy Dębnica Kaszubska
z dnia 23 września 2015 r.

PROCEDURA KONSULTACJI SPOŁECZNYCH
Informacje wstępne:

1. Niniejsza procedura ma na celu usprawnienie organizacji i przebiegu konsultacji społecznych w Gminie Dębnica Kaszubska.

2. Procedura obejmuje swoim zakresem zasady i tryb postępowania przy prowadzeniu konsultacji społecznych oraz formę i sposób informowania o organizowanych konsultacjach i ich wynikach.

3. Właścicielem procedury jest Wójt Gminy Dębnica Kaszubska.

4. Konsultacje przeprowadza się w przypadku przewidzianych ustawami oraz innych ważnych dla Gminy sprawach.

5. Urząd Gminy Dębnica Kaszubska będzie umieszczał na stronie internetowej informacje dotyczące konsultacji społecznych.

Przygotowanie i prowadzenie konsultacji społecznych:

1. Wójt jest uprawniony do podejmowania decyzji o przeprowadzeniu konsultacji na zasadach określonych niniejszą procedurą, o ile nie zostały one zastrzeżone do kompetencji Rady Gminy.

2. Wójt ustala w drodze zarządzenia przed rozpoczęciem konsultacji społecznych:

a) przedmiot konsultacji oraz cele i przewidywane skutki projektowego rozstrzygnięcia,

b) uczestników konsultacji społecznych,

c) czas rozpoczęcia i zakończenia konsultacji (czas nie krótszy niż 21 dnia) wraz ze szczegółowym harmonogramem,

d) terytorialny zasięg konsultacji: gminny, lokalny, środowiskowy

e) formę prowadzonych konsultacji,

f) osoby odpowiedzialne za koordynację i przeprowadzenie konsultacji społecznych wraz z ewentualnym wyznaczeniem osób do pomocy,

g) sposoby i formy informowania klienta o odbywających się konsultacjach społecznych.

3. Konsultacje społeczne mogą być przeprowadzone na wniosek z inicjatywy:

a) Wójta Gminy Dębnica Kaszubska,

b) Rady Gminy Dębnica Kaszubska,

c) grupy co najmniej 100 mieszkańców stale zamieszkujący na terenie gminy,

d) grupy co najmniej 3 organizacji pozarządowych działających na terenie gminy.

4. Wniosek o przeprowadzenie konsultacji powinien określać:

a) przedmiot konsultacji,

b) propozycję terminu konsultacji,

c) propozycje formy konsultacji,

d) uzasadnienie potrzeby przeprowadzenie konsultacji społecznych.

5. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych zgłoszony został z inicjatywy mieszkańców, oprócz wymagań określonych w pkt. 2.4. wniosek powinien zawierać również:

a) wskazanie osób upoważnionych do kontaktów w imieniu składających wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych,

b) listę osób popierających wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych, zawierającą następujące dane:

- imię i nazwisko,

- adres zamieszkania,

- PESEL,

- podpis oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych osób popierających wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu konsultacji społecznych.

6. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych, zgłoszony z inicjatywy mieszkańców, nie spełnia wymogów formalnych, Wójt w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, wzywa osoby upoważnione we wniosku o przeprowadzenie konsultacji społecznych do kontaktów, do uzupełnienia braków formalnych wniosku, w terminie do 7 dni od dnia otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. Wezwanie powinno zawierać wskazanie braków formalnych wniosku uniemożliwiających nadanie mu dalszego biegu.

7. Wniosek, którego braki nie zostały uzupełnione w wyznaczonym terminie, pozostawia się bez rozpoznania.

8. Decyzję w sprawie przeprowadzenia konsultacji społecznych podejmuje Wójt w formie zarządzenia, informując o sposobie rozstrzygnięcia wniosku osoby upoważnione we wniosku o przeprowadzenie konsultacji społecznych do kontaktów. Wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych zgłoszony z inicjatywy mieszkańców powinien zostać rozpatrzony w terminie miesiąca od dnia wpływu poprawnego pod względem formalnym wniosku. Odmowa przeprowadzenia konsultacji wymaga uzasadnienia.

9. W konsultacjach społecznych mogą wziąć udział, w zależności od przedmiotu konsultacji następujący klienci:

a) wszyscy mieszkańcy lub, o ile konsultacja społeczna dotyczy określonej części Gminy, mieszkańcy danej części Gminy,

b) określona grupa społeczna grupa mieszkańców, której dotyczy przedmiot konsultacji społecznych,

c) organizacje pozarządowe obejmujące terenem działania Gminę Dębnica Kaszubska,

d) przedsiębiorstwa lub określony podmioty z regionu,

e) pracodawcy lub związki zawodowe,

f) Rada Działalności Pożytku Publicznego,

g) inni uczestnicy, których interes wiąże się z przedmiotem konsultacji społecznych.

10. Konsultacje powinny być przeprowadzone w miarę możliwości, na etapie tworzenia założeń do konsultowanego projektu lub prac nad wstępną wersją konsultowanego projektu. W przypadku inwestycji, konsultacje powinny być przeprowadzone na etapie przygotowania do inwestycji.

11. Konsultacje społeczne przeprowadza się z wykorzystaniem co najmniej jednej z pośród niżej wymienionych form:

a) bezpośrednich otwartych spotkań z mieszkańcami,

b) bezpośrednich otwartych spotkań z grupami społeczno-zawodowymi,

c) zebrań przedstawicieli organizacji pozarządowych,

d) spotkań w ramach zespołów i komisji reprezentujących organizacje pozarządowe, środowiska przedsiębiorców lub inne środowiska niż organizacje pozarządowe lub przedsiębiorcy,

e) spotkań z organami opiniodawczo-doradczymi,

f) narzędzia komunikacji pisemnej - umożliwiających przedstawienie opinii, uwag, pytań, komentarzy (konsultacje pisemne),

g) badań ankietowych, realizowanych poprzez umożliwienie uczestnictwa w konsultacjach w formie wyrażania swojej opinii z wykorzystaniem specjalnie do tego celu przygotowanych ankiet, kwestionariuszy, itp.

h) narzędzie komunikacji elektronicznej poprzez stronę internetową Urzędu oraz stronę Biuletynu Informacji Publicznej w szczególności:

- udostępnienie dokumentów,

- możliwość zadawania pytań,

- formularze internetowe,

- forma internetowe,

- sondy internetowe.

12. Wójt może podjąć decyzję o wykorzystaniu innych, dodatkowych form konsultacji, jeżeli uzasadnia to przedmiot konsultacji.

13. Wójt może zlecić przeprowadzenie konsultacji podmiotowi wyspecjalizowanemu w realizacji konsultacji społecznych.

14. Zawiadomienia o konsultacjach w trybie badań ankietowych prowadzone będą, co najmniej w dwóch niżej wymienionych formach:

a) opublikowanie formularza ankiety na tablicy ogłoszeń,

b) opublikowanie formularza ankiety na stronie internetowej Urzędu oraz BIP,

c) zaproszenie do składania opinii listowanie na adres Urzędu, bądź na adres e-mail wskazany w zarządzeniu o przeprowadzeniu konsultacji,

d) informację o przeprowadzanych konsultacjach społecznych w lokalnej mediach,

e) udostępnienie formularza ankiety w Punkcie Obsługi Klienta.

15. Ankieta jest ważna jeżeli została prawidłowo wypełniona ze wskazaniem wszystkich danych osobowych wymaganych w ankiecie i podpisaniu. Niepodpisana może być ankieta przesłana e-mailem.

16. Analizy zebranych ankiet dokonuje Referat Do Spraw Obywatelskich w terminie tygodnia po upływie terminu wyznaczonego na ich składanie w formie sprawozdania.

17. Zawiadomienia o konsultacjach w formie bezpośredniego spotkania z mieszkańcami, przedstawicielami grup społeczno-zawodowych, organizacjami pozarządowymi innymi wymienionymi w pkt.2.9. umieszcza się:

a) na stronie internetowej Urzędu Gminy oraz BIP,

b) na tablicy ogłoszeń,

c) przesyła do prasy lokalnej,

d) przesyła się pisemną informację do organizacji pozarządowych drogą pocztową lub e-mailową w terminie nie późniejszymi niż 7 dni przed zaplanowanym spotkaniem.

Dokumentacja wyników:

1. Z przebiegu konsultacji społecznych należy sporządzić protokół. W przypadku ankiet będzie to sprawozdanie z analizą ankiet.

2. W protokole należy zamieścić w szczególności:

a) informację o formie konsultacji i zawiadomienia klientów,

b) informacje o liczbie osób biorących udział w konsultacjach,

c) rozwiązanie jakiego problemu stanowiło cel konsultacji,

d) informacja o obecnych na spotkaniu osobach z ramie Urzędu (w tym: eksperci i konsultanci),

e) przebieg dyskusji,

f) podjęte ustalenia,

g) ustosunkowanie się do zebranych opinii i wniosków wraz z uzasadnieniem.

3. Protokół z konsultacji podaje się do wiadomości publicznej na stronie Urzędu, stronie BIP oraz tablicy ogłoszeń nie później niż w terminie 14 dni od zakończenia konsultacji.

Uwagi końcowe:

1. Wyniki konsultacji nie są wiążące dla Wójta Gminy Dębnica Kaszubska.

2. Władze Gminy zapewniają niezbędne do przeprowadzenia konsultacji warunki organizacyjno-techniczne.

3. Koszty związane z przeprowadzeniem konsultacji społecznych pokrywane są z budżetu Gminy Dębnica Kaszubska.

4. Konsultacje społeczne uznawane są za ważne bez względu na liczbę osób i podmiotów uczestniczących, jeśli zostały przeprowadzone zgodnie z niniejszą procedurą.